文档档案管理制度

文档档案管理制度

一、文档是单位的重要资料,加强文档的管理,是保障和促进各项生产经营活动的有序开展,实现文档管理的程序化、规范化,为使文档管理达到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘),文件管理员必须作好文卷归档,存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作

1、文件收集:坚持随时对收集的文件进行归档,保证文件资料的完整,对已办理完毕的文件应及时收回存档;对会议文件要及时整理,单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集时应按文件收发的单位、性质分类,再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发

文件收文应填写收文的表格,注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格,注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁

1、文件应有一个安全的存放之外,最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次):将文件分类后按时间和来文单位顺序排列,编上页码,做好文件目录后装订,和收发文登记表格放在一起,以便查找。

5、文件销毁:单位年终进行文件销毁工作,对无归档存放价值的文件、材料,上级指定需要销毁的文件,其他无存档价值的文书。对需要销毁的文件应统一填写销文登记表,由站长签字同意后方可销毁,销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅

1、本单位人员借阅文件,文件管理员应制定表格,注意借阅人姓名,注明归还时间,借阅人签名。交待纪律,保证文件不丢失,不得转借他人,爱护文件注意清洁,在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件,须持有介绍信,经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定,不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理

对违反本制度的行为,按照车站《职工奖惩实施细则》处理。