购物广场商户档案管理制度

购物广场商户档案管理制度

购物中心商户档案管理制度

一、目的:规范商户档案资料的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、职责:

1、营运部经理负责审批档案对内的借阅申请及清单、档案管理的实施工作。

2、营运部指定人员负责档案的日常管理工作。

三、适用范围:包含但不限于项目客户往来信函、装修管理文件,租赁合同、物管合同、转租撤场等相关资料与文件。

四、工作要点:

1、所有商户档案进行编号,一个客户立一个档案袋,分楼层或业态进行存档;

2、所有商户的档案袋应设立目录,并在目录上记载详细的入册内容与时间;

3、任何人借阅商户档案,要办理借阅手续,并通过营运部经理签字方可借阅;

4、负责档案管理的人员在借阅商户档案时,应向借阅者当面清点好档案袋中的详细的资料,并完成双方交接签字手续;

5、商户档案的借阅,当天须归还,如超过一天时间,须经营运部经理审批同意;

6、商户档案归还时,档案管理人员按当时借阅时的详细清单进行清点完整无误后,双方完成交接手续;

7、档案管理人员,应每半年对商户档案进行清查与整理,每年年底应对商户档案进行归类存档。