大厦客服部内部档案管理制度

大厦客服部内部档案管理制度

办公大厦客服部内部档案管理制度

a.文件资料的形成与归档

1]资料的形成:

各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;

b.资料的归档:

1]文件资料的归档范围

①物业管理

●清洁卫生管理

●绿化管理

●值班记录

●楼宇巡检记录

②其他资料

2]归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档

案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

⑥所有文件资料必须及时归档。

3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

c.档案借阅

1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

2]文书档案只阅不借。

3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。

6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

d.档案管理人员职责

1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

4]熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。

6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

e.公司内外档案文件管理:

1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

f.档案销毁

1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。