化龙物业档案收集保管管理制度

化龙物业档案收集保管管理制度

雅园物业档案收集、保管管理制度

档案管理工作是公司的一种重要基础工作,建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率,实现管理规范化,工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生下列文件均请按有关要求及时交行政办公室归档。

一、各种会议材料(实时上报存档)

1、董事会及公司、管理处各类办公例会的会议记录、纪要;

2、公司、管理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告;

二、各种文件材料(实时上报存档)

1、公司、管理处下发的通知、通报、决定、规定;

2、管理处所有对客通知;

3、管理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告;

4、工作计划、总结;

(1)公司、管理处的年度、月度工作计划、总结;

(2)公司、管理处各部门的年度、月度工作计划、总结及各种专项工作方案及总结;

(3)公司、管理处预算及各阶段预算执行情况总结。

5、公司、管理处各部门的情况汇报、工作报告、批示过的请示报告;

6、公司、管理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度,公司、管理处各部门制定的工作手册及各种工作规范;

7、公司、管理处大事记(行政办公室编写);

8、公司人力资源部及公司、管理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案;

9、各管理处设备台帐及建筑档案(定期变更内容)、各种维修改造的施工图纸和技术文件。

三、外来文件(实时上报存档)

1、各行政管理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的决定、通知、规定、条例等;

2、对工作有参考借鉴价值的各种资料;

四、工作记载性文件(对客资料每周收一次,内部管理资料每月收一次,各种工作记录后延一个月上报)

1、物业部:

记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位管理档案、客户缴费历史记录,客户签署的各种单据(包括入住手续文件等),各种经营性文件;

2、工程部:

所有值班记录、运行记录、维修记录、保养记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录,二次装修工作记录;

3、保卫部

所有值班记录、工作记录(包括外包单位的工作记录)、交接班记录及外管局及有关对口管理单位备案资料,联系资料;

4、保洁部

所有工作记录(包括外包单位的工作记录);

五、其他材料

如其它材料需要收集,按行政办公室通知办理。

注:

1、财务档案、人事档案不在此例,自行存档严格管理。

2、各管理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。