管理处工作交办单工作联系单使用流程

管理处工作交办单工作联系单使用流程

管理处工作交办单及工作联系单使用流程

为保障整个管理处工作的正常运行,管理处内部各部门的联系与沟通极为重要。只有在各部门寻系保证畅通的前提下,各项工才能顺利进行,具体流程如下:

一.工交办单(详见附表1):

1.包括工程维修、清洁服务及其它服务均需填写工交办单。

2.交办单共分四联:第一联,为住户在服务完成后,由住户签名保留;第二联,交由服务部门存档(如工程,清洁);第三联,由客户服务部保存并存档(一般保留二年以上,以便复查);第四联(记帐联)交由务记帐,便于统计有偿服务之应收费用。

3.填写工交办单时,应详细填写各栏之内容,特别是服务项目一栏内,必须详细记录服务之内容、地点、时间等一系列要素,以便其他部门查询。

4.工交办单需安排专人跟进、存档(详见第七章,工程维修跟进回访流程)。

二.工联系单

1.如遇重要或特别事项,可填写工联系单(详见附表2)。

2.工联系单必须详细注明收发文部门、收发人姓名、联系方式。

3.将所需其他部门配合之事项详细罗列于“请求事项”一栏内。

4.填写完成后,交由部门主管签名,呈送总经办。

5.经总经办审核后,抄送至收文部门。

6.收文部门主管查阅后,交部门工作人员跟进处理。

7.服务完成或需重新回复发文部门时,请将完成情况及最新反馈信息填写于“收文部门答复或完成情况”一栏内,呈送总经办审阅(流程同上)。

8.为保障能及时跟进,在填写工联系单后,应以电话形式通知收文部门,以便能及时为住户提供服务。

9.服务项目完成后,工联系单应由收发文部门同时保存,以备复查。

e.5分钟内致电南门确认是否完成,如完成则在记录本中登记完成时间,如未完成,则需询问原因并致电住户释,告知住户大致等待时间。

5.访客电话确认:

a.详细询问大门致电保安人员,来访者身份、姓名、事由、被访者房号。

b.致电被访者,详细告诉住户来访人员情况、姓名、事由、身份等。

c.确认后,致电大门保安放行。

d.如无人接听也需致电大门保安,说明住户不在家中。

e.如占线应在3分钟内再次确认。

6.前台电话值班记录表需填写日期、当值人员姓名,以及填表人员,并由主任每日查阅签字,每周所有部门经理抽查签字,每月送总经办抽查。

7.所有有关住户的电话均要求详细记录于前台电话值班记录表上,并由当天夜班输入电脑存档。(另:为加强管理,管理处安装了电话录系统,以备日后所需之时复查。)(附表2-前台电话值班记录表)