某公司人力档案管理制度

某公司人力档案管理制度

f公司人力档案管理制度

1、档案管理的目的:

1.1真实记录员工各方面情况,作好动态的跟踪把握,为人事运用提供参考;

1.2保证人事信息,以备查阅;

2、档案保管:人力部档案必须专人专管

3、档案范围:人力部档案包括电子版档案和书面原始档案;

3.1书面原始档案包括:各种审批的人事手续、员工劳动合同、担保书、体检表、证件复印件、各种经总经理签名的文件,与员工个人相关的文件要存一份在员工个人的档案中;

3.2电子版档案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人员向总部人力部报如下表单:

表一:人力资源月报,详见招聘录用管理制度

表二:岗位图

表三:培训时间汇总表(要求三日前报总部)(培训其他表详见培训管理制度)

表四:考勤记录表和考勤汇总表,详见考勤管理制度

表五:社会保险缴费明细表

表六:劳动合同签署明细表

表七:工资表,详见薪资管理制度

表八:员工奖惩记录

表九:员工异动记录表

3.2.2分公司人力部人员保管好如下电子版资料:

资料一:公司操作手册电子版

资料二:个人操作手册电子版

资料三:各期**文化

资料四:总部下发通知按下发部门、编号归档

资料五:总部下发的会议纪要、培训资料

资料六:各月员工绩效考核分

以上内容为包括但不限于

5、档案的查询权限:

总经理,副总经理,总部人力部负责人能查询所有员工的档案,各分公司负责人和分公司人力部能查询该分公司员工的档案,其人员要查询员工档案必须经人力部批准;

6、离职员工档案处理:员工离职,档案不得拿回,一般人员档案,人力资源部保存半年以上,部门经理级以上员工,保存一年以上。

7、员工个人档案的管理

7.1如员工的工作进行了跨公司的异动,编制发生了改变,在接到有关通知文件后三个工作日内,由编制所在公司人力部,将该员工的原始档案复印一份在公司存档,将原始档案原件装入文件袋,贴好封条,盖好章,以邮寄的方式给将要调动的公司人力部;

7.2公司人力人员收到其它公司寄来的档案后,必须检查封条是否完好无损,再存档;