科苑大酒店会计档案管理制度

科苑大酒店会计档案管理制度

科苑大酒店会计档案管理制度

(一)目的

会计档案是记录和反映经济活动重要史料和证据，必须加强管理，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度，切实把会计档案管好。

(二)管理部门

财务部

(三)会计凭证的分类

第一会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证

第二会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。

第三财务报告类：月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。

第四其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

(四)实施细则：

1.财务部应设会计档案室或专用柜，并指定专人负责会计档案管理工作，会计档案管理人员调离必须办理移交手续。

2.每年形成的会计档案应由财务部按照归档要求负责整理立卷或装订成册，每年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部编造清册归案入库。

3.已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，需拆封管理的应由会计档案管理人员处理。会计档案的保管，必须存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

4.酒店保存的会计档案应根据业务需要，积极给予利用酒店内部查阅，会计档案须经有关负责人同意，并按规定进行登记，查阅后及时归档。

5.外单位查阅会计档案需凭查阅单位介绍信，说明查阅范围，查阅人应出示身份证，经酒店财务负责人批准后，才能办理查阅手续。

6.查阅会计档案必须由保管人员陪同，查阅的会计档案需保持原样，不得拆抽涂改，如需复印的，须经酒店财务负责人同意，会计档案原件原则上不得出错。

7.档案销毁时，应指定专人鉴定审查，编造会计档案销毁清册，经酒店总经理同意批准后，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权债务为止，建设单位在建设期间的会计档案不得销毁。

8.对酒店财务管理系统必须每月进行数据备份，在每一财务年结束后必须打印出纸质的会计档案，并利用磁盘、移动硬盘等进行介质备份。

9.在销毁会计档案时，财务部应派员监督，在销毁会计档案前，要认真核对销毁清册，销毁后在清册上签字盖章，财务部进行保存。

10.本规定由酒店财务部负责解释。自2023年11月1日起执行。在执行过程中有与国家法律法规相抵触的地方时，以国家法规为准进行调整。

附表：

企业会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

一会计凭证类

原始凭证15年

记账凭证15年

汇总凭证15年

二会计账簿类

总账15年

包括日记总账。

明细账15年

日记账15年

现金和银行存款日记账保管25年。

固定资产表

固定资产报废清理后保管5年。

8辅助账簿15年

发票、辅助收银报表5年。

三财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告。

9月、季度财务报告3年

包括文字分析

10年度财务报告(决算)永久

包括文字分析

四其他类

11会计移交清册15年

12会计档案保管清册永久

13会计档案销毁清册永久

14银行余额调节表5年

15银行对账单5年