n项目管理处部门规章制度控制规范

n项目管理处部门规章制度控制规范

项目管理处部门规章制度控制规范

一、目的

保证管理处部门规章运行,加强部门规章的编制、更改和管理,确保部门规章制度的有效性。

二、适用范围

适用于**物业管理处各类规章制度的管理和控制。

三、职责

3.1所有部门规章制度由相应责任人负责编制,管理处部门经理在3个工作日内审批后执行。

3.2部门规章的编制、更改、审核和审批权限

项 目权限备 注

编制相关责任人

更改管理处任一员工

审核管理处相关业务负责人/部门经理

审批管理处部门经理体系文件有规定则报相关职能部门

四、方法与过程控制

4.1部门规章制度的版本控制

4.1.1未经修改的部门规章制度的版本号为a/0,修改一次版本号升为a/1,当版本号从a/9升级时,则升为b/0,依次类推。当对部门规章制度全面修改时,即使修改次数未达到9次,版本也要全面升级。

4.1.2制度页数超过1页以上时,则文件修改时只更改修订页的版本号;但如制度某一页的版本号升至a/9,则该页再次修改升级时,制度全部页的版本号升为b/0。

4.1.3若制度更改后增加或减少页数,则各页均按照原最高版本号的页统一升级为相同的版本号。

4.1.4为进一步明确部门规章制度的受控状态,管理处公章盖在制度的右上角。

4.2部门规章制度的编制、更改

4.2.1部门规章制度格式

4.2.1.1制度的编制和更改参照职能管理类体系文件gzwy4.2.3-z01《体系文件控制程序》的格式进行编制和更改。

4.2.1.2页面设置。页眉2.5厘米,页脚2厘米,左右边距2.5厘米;正文文字为宋体小四,行距23磅。

4.2.1.3正文格式参照本文件:

一、目的

二、适用范围

三、职责(可省略)

四、方法与过程控制

五、支持性文件(可省略)

六、质量记录表格(可省略)

4.2.2更改部门规章制度,须采用电子文档编辑,并启用电脑'修订'功能标注修改文字,然后按照程序报批,经部门经理或相关职能部门审批后方可执行。

4.2.3部门规章制度经过审批后,最迟自文件标明的生效日期开始生效执行。

4.3部门规章制度的管理

4.3.1新增/更改部门规章制度获部门经理或相关职能部门审批后,部门经理负责将规章制度电子文档定稿发送资料管理员,由资料管理员统一打印,送部门经理签章后存档和下发;同时资料管理员应更换资料室存储资料内的失效文件。

4.3.2管理处各业务块领用部门规章制度,资料管理员须在《文件领用登记表》上登记。相应规章制度更改或失效时,各业务块必须交回领用的失效文件。

4.3.3失效的规章制度按照公司体系文件要求进行处理。

4.4部门规章制度的培训

4.4.1部门规章制度获部门经理/相关职能部门审批后,相关业务负责人必须在规章制度生效三日内组织培训。

4.5新增/更改部门规章制度与《管理处内部品质检查操作细则》不吻合的,由客服负责人及时修改《管理处内部品质检查操作细则》。

五、支持性文件

gzwy4.2.3-z01《体系文件控制程序》

六、质量记录表格

《文件领用登记表》