食品企业供应商管理制度

食品企业供应商管理制度

采购计划提报制度

山东惠发食品有限公司发布

2011-6-26实施

2011-6-26发布

供应商管理制度

受控状态：

发放编号：

编制：采购部

审核：

批准：

Q/SHF-GCG-009-2011

Q/SHF

山东惠发食品有限公司企业标准/供应商管理制度

文件编号：Q/SHF-GCG-009-2011

版本/修订状态：A/0

相关部门

采购部

供应商

研发部

品管部

企管部

所需物料

开始

所需物料单

物料分类

开展调查

通知

送样小批量采购

通知

供应商基本资料表

供应商评定表

供应商成本分析表

比价、议价

含致敏源证明

原料中式

符合要求

质量承诺书

存档

结束

反商业贿赂协议

采购合同

到货

相关信息

样品、公司三证、检验报告

配合

配合

配合

发货配合

配合

配合

不合格

实验结果

合格

配合

不合作

不符合要求

结果

检验

审批

第一章

供应商开发

第一条总则

1.1制定目的

为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。

1.2适用范围

本公司新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

第二条供应商开发程序

2．1供应商开发权责

（1）各请购部门依据《采购计划提报制度》提报计划，采购部经理审核、签字确认后，分发至各采购项目主管。

（2）采购部负责供应商开发主导工作。采购主管根据提供的采购申请单进行分析并对物资生产单位开展调查和信息收集工作。

（3）采购主管对收集到的供应商资料进行分析评估，要求供应商提供三证、官方检验报告、产品执行标准等相关资料。

各类供应商证件标准要求如下：

农产品证件标准

证件名称

要求

营业执照

须在有效期限内，加盖本年度登记主管机关的年度检验专用章，本年新办的证件除外，每年检验一次。

生产许可证

须在有效期内

税务登记证

只需提供证件

检验报告

一年提供两次检验报告

清真证

反商业贿赂协议

所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公章。

质量承诺书

所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。

过敏原调查表

供应商须签字、盖章

成分表/工艺流程图/供应商评定表

参加供应商评审的人员填写

供应商基本资料调查表

新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整

采购标准

1、必须有实物照片

2、感官评定和理化性质必须填写

3、标注提供货品每批的厂检单

4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字

五金证件标准

证件名称

要求

营业执照

须在有效期限内，加盖本年度登记主管机关的年度检验专用章，本年新办的证件除外

生产许可证

须在有效期内

税务登记证

只需提供证件

检验报告/清真证

/反商业贿赂协议

所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公司的公章。

质量承诺书

所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。

成分表

/工艺流程图

需要标明关键点。

供应商评定表

参加供应商评审的人员填写

供应商基本资料调查表

新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整

采购标准

1、必须有照片

2、感官评定和理化性质必须填写

3、标注提供货品每批的厂检单

4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字

肉制品证件标准

证件名称

要求

营业执照

须在有效期限内，加盖本年度主管机关的年度检验专用章，每年检验一次。

生产许可证

须在有效期内

税务登记证

只需提供证件

检验报告

一年提供两次检验报告

动物防疫合格证

禽畜产品提供。

清真证

和利供应商提供

反商业贿赂协议

所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公司的公章。

质量承诺书

所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。

过敏源调查表

供应商须签字、盖章

成分表

/工艺流程图

/供应商评定表

参加供应商评审的人员填写

供应商基本资料调查表

新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整

采购标准

1、必须有照片

2、感官评定和理化性质必须填写

3、标注提供货品每批的厂检单

4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字

添加剂证件标准

证件名称

要求

营业执照

须在有效期限内，加盖本年度登记主管机关的年度检验专用章，本年新办的证件除外，每年检验一次。

生产许可证

须在有效期内

税务登记证

只需提供证件

检验报告

一年提供两次检验报告

清真证

反商业贿赂协议

所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公司的公章。

质量承诺书

所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。

过敏原调查表

供应商须签字、盖章

成分表

单体必须标注是100%的，复合的必须有备注

工艺流程图

需要标明关键点。

供应商评定表

参加供应商评审的人员填写

供应商基本资料调查表

新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整

采购标准

1、必须有照片

2、感官评定和理化性质必须填写

3、标注提供货品每批的厂检单

4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字

（4）采购部通知证件齐全且有合作意向的供应商提供样品，研发、品管部负责供应商样品的确认。

（5）品管部、研发部、采购部组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核。

（6）采购部根据研发部、品管部对样品质量的分析，剔除不合格供应商，进而确定合作供应商名单

（7）采购部组织供应商评定小组对合作供应商进行现场观摩评审，确定其生产规模、供货能力等，确认能否与我公司合作。

2．2供应商资讯来源

新供应商资讯来源一般有下列方式：

（1）各种产品发表会。

（2）各类产品展示（销）会。

（3）同行或供应商介绍。

（4）公开征询。

（5）供应商主动联络。

（6）其他途径。

2．3供应商基本资料表

应由厂商填写《供应商基本资料表》。该表包括下列内容：

（1）公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。

（2）公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。

（3）设备状况。

（4）人力资源状况。

（5）主要产品及原材料。

（6）主要客户。

（7）其他必要事项。

2．4供应商开发流程

（1）寻找供应商。

（2）填写供应商基本资料表。

（3）与供应商洽谈。

（4）必要时作样品鉴定。

（5）提出供应商调查评核之申请。

2．5后续工作

依《供应商调查》规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。

第二章供应商调查

第一条总则

1.1制定目的

为了解供应商的制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。

所谓的制程能力是指工序在一定时间里，处于控制状态(稳定状态)的实际工作能力。在管理状态的制程上，该制程具有达成品质的能力，称为制程能力。

1.2适用范围

对拟开发供应商的调查，及本公司合格供应商的年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

第二条

供应商调查作业规定

2.1供应商调查程序

（1）采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。

（2）由采购、品管、研发人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写《供应商调查表》。

（3）评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。

（4）未经供应商调查认可之厂商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。

2.2供应商调查评核

2.2.1价格评核

对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：

（1）原料价格。

（2）加工费用。

（3）估价方法。

（4）付款方式。

2.2.2技术评核

对供应商的生产技术，由研发部依下列因素作评核：

（1）技术水准。

（2）技术资料管理。

（3）设备状况。

（4）工艺流程与作业标准。

2.2.3品质评核

对供应商的品质，由品管部依下列因素作评核：

（1）品管组织与体系。

（2）品质规范与标准。

（3）检验的方法与记录。

（4）纠正与预防措施。

2.2.4生管评核

对供应商的生产管理，由采购部依下列因素作主核：

（1）生产能力。

（2）最短及最长的交货期限。

2.3供应商复查规定

（1）经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。

（2）复查流程类同首次调查评核。

（3）复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。

第三章供应商考核

第一条总则

1.1制定目的

为规范对合格供应商之日常考核，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。

1.2适用范围

仍在采购之合格供应商的考核，除另有规定外，悉依本规章执行。

1.3权责单位

（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

第二条供应商考核程序

2.1供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）：

（1）品质考核：40分。

（2）交期考核：20分。

（3）价格考核：15分。

（4）服务考核：20分。

（5）其他考核：5分。

2.2考核办法

（1）供应商的考核每月进行一次。

（2）将各项得分汇入《供应商考核表》，并合计总得分。

（3）每半年平均一次厂商得分，计算方式为：

半年平均得分=每月得分总和/考核月数

3.1评分办法

（1）品质考核

由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。

计算：进料批次合格率=（检验合格批数/总交验批数）×100%

评分：得分=40×进料批次合格率

（2）交期考核

由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：

ü如期交货得分20分。

ü延迟1-2日每批次扣2分。

ü延迟3-4日每批次扣5分。

ü延迟5-6日每批次扣10分。

ü延迟7日以上不得分。

本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。

（3）价格考核

由采购部供应高的价格水准评分，方式如下：

ü价格公平合理，报价迅速：15分。

ü价格尚属公平，报价缓慢：8分。

ü价格稍微偏高，报价迅速：6分。

ü价格稍微偏高，报价缓慢：3分。

ü价格甚不合理或报价十分低效：0分。

（4）服务考核

证件资料提供是否及时评分，由采购部对供应商证件资料提供的及时性进行评分，评分如下：

ü按规定时间内提供我公司要求的所有证件资料：8分。

ü与计划时间相比延迟1-2日：6分。

ü与计划时间相比延迟3-4日：4分。

ü与计划时间相比延迟5-6日：2分。

ü延迟7日以上不得分。

抱怨处理评分，由品管部对供应商的抱怨处理态度进行评分，评分如下：

ü诚意改善：6分。

ü尚能诚意改善：4分。

ü改善诚意不足：2分。

ü置之不理：0分。

退货交换行动评分，由采购部对不良退货交换行动评分：

ü按期更换：6分。

ü偶尔拖延：4分。

ü经常拖延：2分。

ü置之不理：0分。

（5）其他考核

由采购部汇总生产、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，

予以评分，满分5分。

第四章供应商的评定

第一条总则

1.1制定目的

为规范对合格供应商之日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。

1.2适用范围

仍在采购之合格供应商的评定，除另有规定外，悉依本规章执行。

1.3权责单位

（3）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。

（4）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

第二条评定项目

评定项目

评定要求

样品检测

必须合格

小批样品

必须合格

质量体系

符合国家法律法规要求

证件

符合国家法律法规要求

相应产品的生产经验

有，优先考虑

专业技术水平

预估能胜任本公司要求

生产及供货能力

能满足本公司需要

产品价格

可接受

原料来源

具备原料质量的控制体系

有无质量高于本公司的客户

有，优先考虑

其它要求

及时配合完成我公司其它要求

其它（资金实力、信誉）

具备索赔条件

货物运输

具备防范运输过程中的风险

供应商变化

如有涉及质量和交货的重大便化，需安排变化影响项目审核

第三条评定分等

依据考核结果及供应商评定表，供应商评定等级划分如下：

（1）平均得分90.1-100分者为A等。

（2）平均得分80.1-90分者为B等。

（3）平均得分70.1-80分者为C等。

（4）平均得分70分以下者为D等。

第三条评定处理

据等级进行处理：

（1）A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验的优惠奖励。

（2）B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。

（3）C等厂商为辅导厂商，由品管、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到B等以上予以淘汰。

（4）D等厂商为不合格厂商，予以淘汰。

（5）被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。

第四条供应商满意度调查

每年12月份，根据生产的实际情况，针对我公司体现的问题，进行一次供应商满意度调查，调查在一年中我公司协助部门出现的问题及不满意的地方。监督提高我公司的服务水平，更好的为供应商朋友提供良好的合作氛围。此项调查以问卷的形式开展，邀请供应商通过填写问卷回传。更多详情见供应商满意度调

第五条评定时间及注意事项

（1）时间：每年在年终对供应商进行评定，届时分别对新开发的供应商和老供应商进行评定。

（2）注意事项：评价项目同上，评价要求同上，要注意区分是新老供应商，分别在不同的项目进行评定。

第六条参考资料

《供应商基本资料表》

《供应商评价标准表》

《供应商考核表》

《合格供应商名单》

《出差申请表》

《供应商评定表》

《供应商满意度调查表》

附6.1供应商基本资料表

供应商基本信息

公司名称

成立日期

占地面积（亩）

企业性质

法人代表

联系人

电

话

传

真

公司地址

公司网址

主要生产设备及用途

主要检测仪器及功能

正常生产能力

吨/月

最大生产能力

吨/月

正常交货周期

（天）（包含物流时间）

材

料

来

源

材料名称

供应厂商

材料名称

供应厂商

产

品

信

息

主要产品

产品遵守标准号

产品认证情况

产品销售区域

所提供的产品占生产的比例

%

主要客户

人员信息

公司总体职工

人

管理人员

人

技术人员

人

品质管理部

人

财务信息

固定资产净值

万元

注册资金

万元

调查时间*年*月*日

调查人

附6.2

供应商评价标准表

编号：

评价日期：*年*月*日

供应商名称

地址

产品/服务项目

联系人

电话

评价项

评价标准

得分

技术方面

有自我设计、开发主要产品的能力，有一套完善的产品设计开发控制制度

优

仅能开发较简单的产品或产品中的部分零件，设计控制制度不太规范和严密

良

无产品设计与开发能力，仅能按照本公司提供的图样或样品进行制造

差

生产工艺

主要工序均有相关作业指导手册，现场文件均受到控制，人员均按标准操作

优

工序作业指导文件不够全面，并更新不及时，人员不完全按标准操作

良

无工艺性的文件作为操作依据，全凭口头指挥操作，或凭工人经验操作

差

设备维护与保养

有完整的设备管理办法，采购、操作、维护和保养等均能够有效控制，不同设备进行不同级别的保养，设备经常处于完好状态

优

对重要设备有保养计划，但设备管理办法不够全面，不能经常保证设备处于完好状态，有因设备损坏而停工的现象发生

良

无任何设备管理制度，出了大问题才进行维修，经常影响生产

差

生产现场管理

有完整、正规的现场管理办法，例如，自检、互检、巡检制度

优

有一些规定，但执行力不够导致产能偏差较大，或出现漏检等情况

良

无正规管理办法，仅凭组长、领班口头盲目指挥生产，质量很难得到保证

差

质量管理体系

有成文的质量管理体系，结构较完善，体系能有效运行，质量手册和程序文件的规定能认真执行

优

有文件化的质量管理体系，但不完善，体系基本上能够运行，质量手册和程序文件的规定不够严格

良

无文件化的质量管理体系，只有一些习惯性做法或口头程序

差

检验过程控制

主要检验过程能够严格控制，检验员严格按规定操作，检验结果有专人校核

优

关键检验过程能够控制，但有时不能严格按文件操作，检验结果由检验员一人填写

良

检验过程控制不严格

差

成本与价格

注重市场价格变化，能改善流程、提高效率、降低成本，产品售价能稳中有降

优

对降低成本有认识，但措施或方法不到位，产品售价会有小幅波动

良

采取压低原材料的价格，降低原材料质量，产品质量不稳定，价格随市场波动

差

产品交付

完全按合同要求的期限和交付条件交货

优

基本上能按合同要求的期限和交付条件交货

良

经常拖延交付日期，交付条件经常改变

差

售后服务

有良好的服务，能主动调查客户的服务需求，并尽力实施，能及时纠正改善及预防客户的投诉，能将有关信息及时反馈给客户，客户投诉极少

优

对客户服务较好，但不够主动，客户偶有投诉，会解决，但不够及时

良

对客户的投诉经常推卸责任，或拖很长时间才予以解决，且类似问题经常发生

差

组织管理

管理团队优秀，管理水平高；企业组织结构较合理，岗位职责明确

优

管理团队一般，管理水平一般，组织结构不明确，职责不太清楚

良

管理团队较差，管理水平较差，办事全凭领导口头指示，组织结构不健全，职责不清，工作无章可循，办事效率低下

差

总计

优良差

综合评估结果

□优

□良

□差

填表人：

审核：

附6.3

合格供应商名录*年*月*日

序号

厂商编号

名称

联系方式

供应材料

最后复查时间

备注

附6.4

供应商考核表

半年

厂商名称

厂商编号

地址

采购材料

考核项目

品质考核

交期考核

价格考核

服务考核

其他

合计得分

得分总和

平均得分

考核等级

处理意见：

采购：

品管：

研发：

附6.5

出差申请表

申请日期：*年*月*日

出差人：

部门：

计划出差时间：*年*月*日至*年*月*日

出差期间工作交接人：

主要交通工具：

飞机

火车

汽车

申请费用（元）：

1．出差目的地（公司名称）：

行程安排：

联系人：

联系电话：

2．出差目的地（公司名称）：

行程安排：

联系人：

联系电话：

3．出差地点（公司名称）：

行程安排：

联系人：

联系电话

期间工作安排（待办事项）：

需解决问题：

应携带材料：

部门经理确认：

附6.6

供应商评定表

供应商名称

地址

法人代表

电话

传真

产品

类别

名称

规格

类别

名称

规格

组织部门

时间*年*月*日

评定类别

①新供应商

②老供应商定期复评

评定项目

①

②评价准则

实际情况

判定√/×

样品检测

●必须合格

小批样品

●必须合格

质量体系

●符合国家法律法规要求

证件

●符合国家法律法规要求

相应产品的生产经验

●有，优先考虑

专业技术水平

●预估能胜任本公司要求

生产及供货能力

●能满足本公司需要

产品价格

可接受

原料来源

●具备原料质量的控制体系

有无质量高于本公司的客户

●有，优先考虑

其它要求

●及时配合完成我公司其它要求

其它（

资金实力信誉）

●具备索赔条件

货物运输

●具备防范运输过程中的风险

供应商变化

●如有涉及质量和交货的重大便化，需安排变化影响项目审核

审核项目

结果

评价

评价人员

姓名

部门

姓名部门

评定结论

□优良

□合格，可接受

□不合格，可接受

具体理由：

□不合格，不可接受

备注：

附6.7供应商满意度调查表

编号：HF-D-CG-047

供应商名称：

法人代表：

地址：

时间：

联系方式：

序号

评价项目

评价结果

备注

1.采购人员的工作态度如何

2.采购业务流程是否规范

3.采购计划下发的是否及时

4.样品检测的及时性

5.样品检测方法的合理性

6.样品检测的准确性

7.质量信息反映的真实性

8.质量问题判定的准确性

9.质量索赔标准的准确性

10.物资卸货及时性

11.采购合同执行的有效性

12.投诉处理的及时性

13.供应商技术支持的指导效果

14.是否有吃、拿、卡、要等不正当行为

15.现场查验的认真态度

16.错送货物后被判退货处理的及时性

17.收货人员的积极配合程度

18.收货人员清点数量的认真情况

19.工作人员的业务水平以及工作态度

20.门岗或相关人员的故意刁难程度

其他建议或意见：

填表：

批准（单位公章）：

注：1、评价时间以一个星期为期限，各厂家针对提出条款填写评价意见，如有其他情况可在备注中注明。

2、评价结果按5、3、1的分值进行填写，若同一分值占总项目的80%，则属无效调查表。

3、各供应商逐项填写评价分值。

4、填写完毕后请邮寄或者传真至：0536—6079691。

5、邮寄地址：山东省诸城市舜耕路139号；惠发公司采购部收

版本与更改记录

版本/修改号

日期

修改条款

修改人

审核人

批准人