食品企业采购结算管理制度

食品企业采购结算管理制度

山东惠发食品有限公司发布采购结算管理制度

受控状态：

发放编号：

编制：采购部

审核：

批准：

Q/SHF-GCG-009-2011

Q/SHF

山东惠发食品有限公司企业标准

采购结算管理制度

1．目的

明确采购付款的过程及节点控制，做好预付帐款、应付账款、现金用款的管理，加强公司现金内部控制和管理，确保现金业务安全、准确运营的制约和监督。

2．适用范围

本流程适用于所有与采购用款管理环节有关的部门和人员。

3．职责

3.1采购部控制好采购付款节点，使付款计划与财务支付能力的平衡。

3.2采购部负责根据采购计划及预算，编制《用款申请单》。

3.3采购部负责协同财务与供应商对账，定期安排付款。做好应付账款的日常管理，保证每笔业务的正确性。

3.4企管部审核款项，使汇款业能顺利开展。核对订单与入库单及发票是否完全一致。

3.5企管部制约并监督现金业务的运营。

3.6总经理负责应付账款的审核和审批。

3.7财务部负责应付账款对账的日常管理和监督事务。

3.8财务部负责付款、支款和做好相关账务记录。

4．工作程序及要求

4.1预付款：

41.1采购部与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商、谈判，双方达成一致意见后，确定采购的付款方式为预付款采购

4.1.2经采购经理及总经理审批后双方签订采购合同

4.1.3合同签订后，采购部根据企业生产、经营的实际需求发出采购订单，详细说明采购货品的数量、质量要求、技术指标要求、价格、交货日期等内容

4.1.4采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款数额，填写《预付款申请书》报采购经理、企管部、总经理审批。

4.1.5.1采购部传真采购订单至供应商，注明货物名称、数量及到货时间。

4.1.5.2供应商接到传真，根据订货内容备货。

4.1.6.1采购部通知供应商发货，供应商安排装车。

4.1.6.2供应商装车完毕，传真装车单至采购部通知汇款。装车单上需注明货物名称、数量、金额。还必须盖上供应商的公司公章，附有物流司机签字。

4.1.6.3采购部接到传真，核对无误。凭装车单传真件及用款申请单通知财务汇款。

4.1.7财务部按照相应程序将货款划入供应商账户，保存好汇款或付款凭证，同时通知供应商查收款项并开具发票

4.1.8.1采购部与供应商沟通，确认款到后通知供应商发货，并安排接货。

4.1.8.2货到后，如有余款未付请，采购部持入库单和检验单报企管部审核，总经理审批，安排付清余款。

4.1.9.1财务部付清余款，通知采购部.

4.1.9.2采购部与供应商沟通，确认余款是否收到。并稽催供应商尽快开具发票并邮递至我司。

4.1.10财务部收到发票后入账，做好记录。

4.2现金：

4.2.1采购部根据各部门需求制订采购计划，报采购经理审核和企管经理审批。

4.2.2采购部根据企业实际生产、经营的需要及库存情况，确定单项采购项目；根据采购项目的当期市场状况、价位等，采购部确定此项采购项目所需费用，编制采购预算。

4.2.3.1采购人员根据采购项目预算，填写《借款单》，报采购经理审核。

4.2.4企管经理对采购项目及借款进行审批，通过后，财务部按照相应程序支付借款。

4.2.5采购人员进行采购活动，根据企业的实际要求，对所要购买的货品进行比较、选择。

4.2.6交易达成后，采购部与之结算货款并索取发票

4.2.7采购人员整理各项单据，详细列明各项费用情况，填写《报销单》，交采购经理、企管部、总经理审批，报销采购费用。

4.2.8财务部做好会计记录，登记各类账目，相应单据存档备查。

4.3应付款：

4.3.1采购人员根据采购合同的付款约定，收集采购订单、入库验收单等相关单据及记录，核对合同的执行情况，汇总应付货款款项。

4.3.2采购部、财务部每月定期与供应商对账.

4.3.2.1本地供应商持入库单客户联来我司对账，月结供应商每月27号对账。采购会计协同财务应付会计与供应商对账无误后，公司财务出纳根据应付金额写欠条交给供应商。

4.3.2.2外地供应商每月27号发上月25好至本月的业务对账单，对账单需盖供应商公司公章。采购会计负责对账单的审核工作，审核无误后签字存档。并复印一份给财务应付会计进行复核。复核中发现账务不一致是及时追查原因，并做相关处理。

4.3.3.1采购会计根据供应商对账结果，协同财务部应付账款会计，编制每月的应付账款表。

4.3.4采购部供应商主管核对应付款表，在应付款表上填写付款金额，报总经理审批。

4.3.5财务部根据审批后的实际付款金额安排付款。

4.3.6财务部将付款回单复印件一份转采购部，通知采购部款已付。采购部通知供应商结款

4.3.6.1本地供应商每月15号凭我司出纳开具的欠条，采购人员通知供应商取款结账。

4.3.6.2外地供应商，采购人员通知供应商自行查收款项是否到账。

4.3.7采购部进行付款记账。

付款目前主要有三种形式

a.现金：随机接到财务结算记账员电话通知，近期付款情况。采购会计根据结算记账员提供的数据，抄写付款客户、付款时间、金额。

b.转帐支票：随机接到财务结算出纳电话通知，近期支票付款情况。采购会计根据出纳提供的数据，抄写付款客户、付款时间、金额。

c.银行汇款：采购会计根据采购员填写的用款申请单绿联记账。

5．参考资料

5.1《山东惠发食品有限公司采购用款申请单》

5.2《山东惠发食品有限公司采购合同》

5.3《借款单》

5.4《货比三家记录表》

5.5《月应付款批款表》