某物业公司品质管理制度

某物业公司品质管理制度

物业公司品质管理制度

1.综合管理体系文件增/补发的管理制度

根据综合管理体系的要求,为了保证公司体系工作有序的开展,使管理体系文件得到有效的控制,特制定本办法。

1.1.本办法适用范围:申请新增发文件或原有文件丢失、破损补发的情况

1.2.因工作需要增发文件时,由申领部门填写《文件增/补发登记表》,经部门经理签字,报主管领导审批后,报至公司品质管理部予以增发。

1.3.若文件使用人将文件丢失时,应重新申请补发,由申领部门填写《文件增/补发登记表》,经部门经理签字,报主管领导审批后,由公司品质管理部予以补发。

1.4.若文件发生严重破损而影响正常使用时,应将破损文件交回,申请补发新文件。

1.5.任何人未经批准不得擅自复制文件。

1.6.文件使用人应妥善的保管使用文件。

2.综合管理体系文件编写规定

2.1.编写要求

1).综合管理体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调,各级体系文件之间也要相互协调。

2).综合管理体系文件编写时力求'表达清楚、准确、全面、简单扼要',实现唯一理解,不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。

3).遵循'现场、现实、现物'的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到,一旦发现文件不适用(合),应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。

2.2.文件编写程序和格式

1).文件编写流程图

2).版面:一般采用a4竖版,便于保管和使用。

3).单行本的编制

i.单行本的内容应参照各中心相应的运作手册编写。

ii.单份工作规程一般没有页面,(如需页面,参照1.5.2 3)的格式);单行本应增加一页面、一目录页。

4).页面

i.文件的内页一般按公司统一规定使用纸张,文件的每页均需有该文件的连续页码。

ii.品质管理部根据总经理批准的修订意见,将全部受控的原综合管理体系文件统一上收实施文字处理,并填写综合管理体系文件修改状态表。综合管理体系文件的更改与换版均采用换页形式。对于修订引起的增加页采用后缀法标注页码,例如第5页增为两页,标注为'第5-1页'和'第5-2页';对于减少页,保持该页格式和页码,并在首行注明'此页为空页'。

5).章节编号

i.文件章节编写采用阿拉伯数字编排,如0;0.1;0.1.1;0.1.1.1……依次表示第一章;第一章第一节;第一章第一节第一条……。

ii.章节以下内容是并列关系时,可采用阿拉伯数字加半括号编排如a、b、c……表示。

iii.在a、b、c……中如仍需分段叙述,则用a、b、c……表示。

6).格式要求

i.综合管理体系文件的编写应按品质管理部规定的统一格式。

a.文件中所有文字均按照统一word模板要求。

b.运作手册中流程图中文字均为宋体5号字。

ii.所有综合管理体系文件中所涉及的表格应按统一规定的字体、字号进行制作。

a.表格标题统一为黑体三号字加黑。

b.表格中的文字为宋体小四号字。

c.表格的受控号应位于表格页角的右下方,为宋体五号字。

7).文件架构和内容

i.综合管理手册:按选定的标准描述综合管理体系,章节与所依据的综合管理体系标准的要素一一对应,其结构如下:

--目录--范围

--管理者代表任命书--引用文件

--管理方针批准令--术语及缩略语

--综合管理手册发布令--综合管理体系要求

--前言

ii.程序文件:标题应说明开展活动的内容及其特点,一般由管理对象和业务特性两部分组成。如'不合格品的控制程序',对象是'不合格品',业务特性是'控制程序',具体形式可参照下例:

1.0目的:一般简要地说明为什么要开展这项活动(即描述为什么要制定此程序)。

2.0范围:此程序适用于哪些范围的活动,指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等,必要时应说明禁止事项。

3.0职责:规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限(包括哪个部门协调配合)。

4.0工作程序:按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤,明确规定5w1h:

why:要达到什么效果;

what:做什么;

who:由谁来执行:

when:在什么时候做;

where:在什么地方做;

how:具体怎样做;

应采用的材料、设备、文件等;

如何进行控制(检查):

应保留的记录;

应注意的例外特殊情况。

(必要时辅以流程图)

5.0相关/支持性文件:开展此项活动应形成的报告,必须应用的记录、表格等,可附上表样或只注明其编号和名称。

iii.工作规程及部门运作手册:是对程序文件的补充,编写时应坚持'实际、有效'的原则,使其具有良好的可操作性,内容上应满足5wih原则,可用不同方式组织,实施'唯一理解',表达出:

where:在那里使用这份文件;

who:什么样的人使用该文件;

what:此项工作的名称是什么;

why:此项工作的目的是什么;

when:在什么时候做;

how:如何按步骤完成作业。

iv.运作手册总体结构

组织结构和人员编制

管理范围 岗位职责 操作规程 规章制度/管理制度 质量记录及表格

v.运作手册中'操作规程'部分应包含

目的

范围 职责 操作规程 相关文件 相关记录

2.3.文件编号规定

各部门编写的综合管理体系文件在完成后,由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编号,每一份文件只允许有唯一的一个编号。

1).公司与各中心代号

**局物业管理有限公司--zg

--物业管理中心--hh

国际金融物业管理中心--jr

dd大厦物业管理中心--k*

ff大厦物业管理中心--hs

2).部门名称与部门代号

公司内各部门代号从该部门名称中取两个汉语拼音字母来表示:

3).北京公司

工程事务部--bgs财务部--bcw

质量管理部--bzg行政与人力资源部--b*r

发展策划部--bfz保洁中心--bbj

物配中心--bwp

4).物管中心

物管部--wg行政人事部--*r

工程部--gc安保部--ab

2.4.体系文件编号方法

1).《综合管理手册》的编号表达形式如下图所示:

cmpmc-bj / zh-□

版本号(如a、b)

综合管理手册拼音缩写

北京招商局物管公司英文缩写

2).《程序文件》的编号表达形式如下图所示:

c*4.□□-□-□□

要素内程序文件序号

版本号(如a、b)

目录号(如4.1、4.2)

程序文件拼音缩写

3).《运作手册》的编号表达形式如下图所示:

yz-□/□□-□□

部门拼音缩写(如wg、gc)

各中心拼音缩写(如jr、hh)

版本号(如a、b)

运作手册拼音缩写

4).《应急防护手册》编号表达形式如下图所示:

yj-□/□□

各中心拼音缩写(如jr、hh)

版本号(如a、b)

应急防护手册拼音缩写

5).单行本编号原则

d*-□/□□-□□-□□

序号(必要时使用)

部门拼音缩写(如wg、gc)(必要时使用)

公司/各中心拼音缩写(如jr、hh)

版本号(如a、b)

单行本拼音缩写

2.5.记录表格的编号方法

1).程序文件表格编号方法:

c*4.□□-□-f□□-□

修改状态

该程序的表格顺序号

程序序号

目录号

程序文件拼音缩写

2).运作手册表格编号方法:

yz-□□/□□-f□□-□

修改状态

表格顺序号

部门拼音缩写

各中心拼音缩写

运作手册拼音缩写

3).应急防护手册表格编号方法:

yj-□□/-f□□-□

修改状态

表格顺序号

各中心拼音缩写

应急防护手册拼音缩写

2.6.受控号编号原则

1).文件序号:

用阿拉伯数字表示:1代表综合管理手册;2代表程序文件;3代表运作手册;4代表应急防护手册;5代表单行本。

2).公司及各中心序号

用阿拉伯数字表示:1代表公司;2代表金融;3代表航华;4代表华商;5代表凯旋

3).部门序号

i.公司:1为行政人事部、2为品质管理部、3为工程事务部、4为财务部、5为发展策划部、6为保洁中心、7为物配中心。

ii.中心:1为行政人事部、2为物业管理部、3为工程部、4为安保部、5为财务部。

4).受控号编写方法如图所示:

□□□□0□

受控序号

部门序号

公司/中心序号

版本号

文件序号

3.6.记录表格

yz-zg/bzg-f01-01《文件增/补发登记表》

c*4.2.3-01-f01-01《文件发放(回收)登记表》

c*4.2.3-01-f03-01《文件更改申请表》

c*4.2.3-01-f07-01《文件销毁审批表》

c*7.3-02-f02-02《服务质量检查表》

c*8.2-02-f01-01《审核实施计划》

c*8.2-02-f02-01《内审检查表》

c*8.2-02-f04-01《内部管理体系审核报告》