药业公司有关记录凭证管理制度

药业公司有关记录凭证管理制度

药业公司有关记录和凭证的管理制度

为保证质量管理工作的规范性、可追溯性及完整性,根据gsp的相关规定,特制定本制度。

一、各种记录和凭证的编制与设计

1、为保证规范性,经营全过程的质量活动记录和与质量活动有关的凭证,由公司质量管理部统一编制与设计。

2、与质量活动无关的记录或凭证,由使用部门提出,经公司分管领导审核后执行。

二、记录和凭证的印制

1、药品经营和质量管理的有关记录、凭证由行政人事部负责联系印制。

2、财务管理相关的凭证由财务部或行政人事部负责联系印制。

3、公司所有记录、凭证,除行政人事部、财会部外,其他部门不得联系印制。

4、记录和凭证的印制应按经审核的样表式样印制,不得任意改变。

三、领取及发放

1、公司下发的质量管理工作文件,由各部门负责人领取,由行政人事部发放。

2、经营过程的质量活动记录,由各部门指定人员统一领取,由行政人事部发放。

3、与财务管理相关的记录、凭证,由各部门指定人员领取,由财务部负责发放。

4、与行政人事管理相关的一些记录,由部门指定人员领取,由行政人事部发放

5、领取及发放应完善领用签字手续,并做好记录。

四、记录、凭证的书写及使用

1、书写

(1)各种记录、凭证不得用铅笔书写,字迹应清楚,内容真实完整。

(2)不得任意涂改,确实需要更改时,应在更改处盖章或签名。

(3)签名必须填写全名,不得只写姓氏,盖章应清晰易于辨认。

(4)按表格内容填写齐全,不得空格、漏页,如无内容填写一律用“─”表示。

(5)财务管理所需的记录、凭证按财务管理要求书写。

2、使用

(1)各种记录、表格、凭证应严格按要求使用,不乱用、不错用。

(2)记录、凭证可以为手写,也可以为电脑打印。

(3)电脑系统中的与质量活动有关的记录、凭证,其格式应与公司设计的样表相一致。

五、记录、凭证的保管

1、各种记录、表格不得任意撕毁,丢失或作它用。

2、各部门根据各记录、表格、凭证的使用情况,可分月、分季或按年度成册保管。成册的记录或凭证,应在封面注明部门、日期等。

3、由公司行政人事部或质量管理部统一管理的记录或表格、凭证,应全部交该两部门存档。

4、电子记录必须完整,实行授权打开、操作、查阅、备份。

六、监督检查

行政人事部和质量管理部应负责对各部门质量活动记录、凭证的使用情况进行检查,如发现有问题或缺陷应及时纠正整改。