x建筑公司记录管理制度

x建筑公司记录管理制度

建筑公司记录管理制度

1.目的

对公司管理体系记录进行有效控制,客观、真实、准确地反映体系运行的有效性,用来证明符合综合管理标准的要求。

2.范围

适用于公司的综合管理体系运行记录的控制。

3.相关文件

3.1《文件控制管理程序》

4.定义

5.职责

5.1责任领导

本制度的责任领导为总工程师,其职责为:负责本制度实施的监督指导。

5.2责任部门

本制度的责任部门是办公室,其职责为:负责本制度实施的监督检查,负责建立公司质量/环境/职业健康安全记录总清单,实施动态管理。

5.3相关部门

本制度的相关部门是公司各职能部门,其职责为:建立本部门综合管理记录清单,本部门工作记录清单,实施动态管理;负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。

5.4执行层

本制度的执行层是项目部,其职责为:建立本项目综合管理记录清单,本项目各相关工作记录清单,实施动态管理;负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。

6.工作程序

6.1记录的分类和范围

记录分为三类:

环境因素识别评价记录;危险源识别和重大危险源评价记录;法律法规获取识别记录;目标、指标记录;环境/职业健康安全管理方案记录;培训记录;产品实现记录;与产品有关要求记录;采购控制记录;过程确认记录;监视和测量设备控制记录;不合格品控制记录;分部分项工程验收记录;内外信息交流、协商产生的各种记录;文件控制记录;运行控制所需的各种记录;应急准备与响应记录;监视测量记录;事故事件调查处理记录;不符合纠正和预防措施记录;记录管理的记录;内审、管理评审记录等。

6.2记录的媒介形式

记录的媒介形式为纸上表格和文字的形式,也可用其他形式,如采用磁带、磁盘、照片、胶片等。

6.2记录的标识与编目

6.2.1为便于记录的检索和管理,每一种记录应有唯一的编号。

6.2.1.1对于与管理体系运行有关的记录,其编号格式为:

md/jl-***-**

记录顺序号

综合管理标准号

'记录'拼音缩写

明大公司代号

同时为满足记录标识唯一性原则,记录上还应注明:记录编制部门、编制日期、发生同类记录的次数及本记录总页数和当前页号(发生同类记录的次数编号在记录表格no:处填写)。

6.2.1.2对于上级规定的建筑工程施工技术资料有关的记录,仍沿用原统一表式编号。

6.2.2编目

记录保管部门应将记录分类保存,进行编目,以便存取和检索。

6.4记录填写

记录应做到保持清晰、数据真实,并按要求正确填写,且不应涂改,文字表达准确、简练、内容要完整,签证手续要齐全。

6.5记录的收集、贮存、保护、保存期限、移交和归档的控制。

6.5.1综合管理体系运行有关的记录,由相应部门保存,保存期限为三年。

6.5.2工程竣工后,由项目部编制竣工技术资料,交工程部审核后,移交使用单位。,由公司工程部负责归档。竣工技术资料应长期保存。

6.5.3对于记录的保护,项目部应做到装袋或装盒,防污、防潮、防火;档案保管应满足档案管理的环境条件,利于检索和贮存,并注意做好防火、防盗、防虫蛀鼠咬、防潮等工作。

6.5.4采用其他媒介形式的记录,也应有相应的储存条件,如软盘应注意防潮、防压、防光、防磁,以避免储存内容丢失,必要时可复制备份。

6.6记录的查阅、借阅

因工作需要查阅归档后的记录,查阅人员需填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》,经保管部门负责人批准后方可查阅或借阅。

6.7记录处置的控制

6.7.1各部门保管的综合管理体系运行的记录超过保管期时,由本部门填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》,经部门负责人批准后销毁。

6.7.2归档的记录,按照《企业档案管理办法》有关规定进行销毁。

6.8办公室每季度对各部门和项目部的质量/环境/职业健康安全管理记录的控制情况进行一次检查工作