建筑设计公司办公管理制度

建筑设计公司办公管理制度

建筑工程设计公司办公管理制度

第一节考勤制度

一、总体规定

1、考勤是公司规范管理的基础,是计发工资奖金、享受福利待遇的主要依据;

2、公司的考勤管理由行政部指定考勤员负责;

3、公司董事、监事、工作室负责人、独立建筑师可以不参加考勤。

二、打卡

1、公司实行五天工作制,周一至周五,工作时间为:

上午9:00-12:30 下午 14:00-17:30

2、公司实行上、下班打卡制,周一至周五早上、下午所有参加考勤的人员必须按上、下班时间准时打卡两次:

3、卡上不得出现任何未办理手续的空白格子,对未办理请假手续而出现空白格子者按旷工半天或一天处理;

4、任何人不得代人或托人打卡,违者双方当次打卡无效,各以旷工半天论处;

5、有急事外出或工作而忘记打卡者,须由直属部门负责人补签。若补签失实,对补签和被签者各以旷工半天论处。

6、每月允许三次忘打卡补签,从第四次起忘打卡一次按旷工半天处理,以此类推。

7、因考勤系统或停电等特殊原因而不能打卡的,由行政部和各部门核实后统一签字。

三、违反考勤制度的处理

1、迟到、早退

严格按公司规定的上、下班时间工作,以电脑打卡机记录时间为准,否则以迟到、早退论处(事先请假、因公外出、出差除外),每迟到或早退1分钟扣2元,依此类推 。连续迟到或早退五次或全月累计十次的,予以解聘;

2、旷工

① 上班时间半小时后或下班时间半小时前打卡者以旷工半天论处;

② 上班时间1小时后或下班时间1小时前打卡者以旷工1天论处;

③ 未经准假或假期已满未续而不到职者以旷工论处,旷工天数按应到未到岗天数计;

④ 伪造休假证明者以旷工论处,旷工天数按应到未到岗天数计;

⑤ 无正当理由,拒绝直属主管或公司领导安排工作者以旷工一天论处;

⑥ 不服从工作调动,经教育仍不到岗者以旷工论处,旷工天数按应到未到岗天数计;

⑦ 旷工一天扣3倍等时工资总额,以次类推(日工资=月标准工资/22);

⑧ 连续旷工3天,当月累计旷工5天,全年累计旷工15天者按自动离职办理;

第二节 请、休假制度

一、请、休假天数审批权限

请假人员天 数审批者

室主任/主任工程师及以下人员1天(含)以上部门负责人

副总及以上人员假期无论时间长短总经理

假期最小计算单位为1小时,不足1小时的按1小时计。所有请假书面手续必须交于行政部统一管理,作为当月考勤的依据。

二、假期分类

1、法定节假日10天:

元旦节1天 (1月1日);

春节3天(农历正月初一、初二、初三);

劳动节3天(5月1日、2日、3日);

国庆节3天(10月1日、2日、3日);

国际妇女节0.5天(3月8日下午半天,限女员工)。

2、事假

员工凡请与工作无关的事假扣发事假期间内工资(日工资=月标准工资/22);假满上班时应到考勤员处办理核销,否则按旷工处理;

3、病假

员工请病假单由各部门负责人审批后交考勤员,假满上班时凭医院开具的诊断证明或其它医院证明到考勤员处核销,拒不提供医院证明的,按旷工处理;病假期间内的工资按月标准工资的60%发放(日工资=月标准工资/22);其他事宜按国家有关规定执行。

4、试用期员工在试用期间事假累计10天以上,正式员工事假月累计15天或年累计50天以上的,均按自动离职处理。遇特殊情况,报部门负责人或总经理批准可不受此限制。

5、婚假

正式员工可申请婚假,婚假7天,员工申请婚假,在请假或销假时必须提供结婚证书,否则按旷工处理。婚假必须在结婚当年使用。

6、产假、

合同期内的女员工符合计划生育政策生产时,可申请产假。产假90天。

7、看护假

合同期内的男员工,配偶生产时,可申请看护假。看护假5天。

8、丧假

员工的父母、配偶或子女死亡,可申请丧假。丧假5天

9、带薪年假

员工在公司连续工作期满一年,第二年可享受七天的有薪年假,以后每增加一年则有薪年假增加一天,但最长不超过十五天,带薪年假当年有效,不可累计使用。请带薪年假者,须提前一周填写申请表办理相关审批手续,办完工作交接后方能休假,且假满上班时应到考勤员处办理核销,否则按旷工处理;

10、员工按以上5、6、7、8、9项休假时按标准工资带薪,一种假期最多分两次以内休完,假满上班时须到考勤员处核销,否则按旷工处理;

11、所有假期时间连续计算,含公休日,不含法定节假日。

三、假期奖金和福利待遇发放标准:

月累计休假7天及以上(国家法定节假日除外)取消当月奖金及津贴;

四、请、休假办理流程:

填写申请表-→按假期长短办理审批手续-→办理工作交接-→考勤员备案、归档-→假满核销

第三节 出差制度

一、办理出差手续:

1、员工出差,应由派遣出差部门的负责人填写出差派遣表一式两份,一份交行政部以便考勤,一份由出差人凭以预借或报支旅费交通费报销:

2、员工出差结束后应及时到考勤员处办理核销,否则按旷工处理;

3、员工出差销差后三日内应填具'出差旅费报销单',送请各部门负责人审批,总经理审定后,交财务部凭票报销。

二、交通费报销:

1、公司员工乘坐火车、轮船、飞机等交通工具按实际购票证明单报销交通费;

2、搭乘公司的交通工具者,不得再报支交通费。

3、市内及短程(一日内)办公事人员,按公司要求乘坐交通工具,并凭实际产生的交通票报销。

三、出差福利:

职务级别住宿标准伙食补助标准借支备用金标准

公司董事500.00/天/人0.005000.00-20000.00/人*次

副总以上400.00/天/人60.0

0/天2000.00-5000.00/人*次

副经理以上1、250.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、150.00/天/人

专业负责人和初级主管以上1、180.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、120.00/天/人

员工1、120.00/天/人40.00/天1000.00-2000.00/人*次

2、80.00/天/人

说明:副总以上出差可住单间,副总以下人员出差按两种住宿标准执行:一人出差时按1项住宿标准执行,两人及以上人员同时出差时按2项住宿标准执行。

四、工地补助(长期出差):连续七天及以上天数派驻同地区工地工作者为长期出差,享受工地补助,每天160元(包括:市内交通费、伙食费在内),住宿标准经公司批准,凭工地派出单报销。

第四节 办公环境管理制度

一、环境绿化

1.行政部根据办公实际需要经审批后对外签定花草租/购协议;

2.除花草公司定期维护和保养外,行政部指定专人进行护理;

3.每位员工不得有意伤害花草,违者照价赔偿;

二、环境卫生

1.办公环境的日常管理工作由行政部负责;

2.公司环境卫生由行政部清洁员负责。

3、每位员工要保持个人办公区域的整洁,办公用品摆放整齐,设计图纸等无须带走的重要文本下班后一定要妥善处理,如因个人处理不当造成重要图文丢失,则个人负全责,公司视具体损失情况另行处罚;

4、任何员工不许在办公家具和公共设施上乱涂乱画,违者口头警告,第三次按旷工半天处理;

5、公共办公区域内严禁吸烟和就餐,违者口头警告,第三次按旷工半天处理;

6、办公时间内不许随意喧哗和嬉戏,以免防碍他人的正常工作,违者口头警告,第三次按旷工半天处理;

7、办公区两翼为休息区和吸烟区,员工不能乱扔报纸或烟头,保持环境卫生;

8、厕所卫生规范:严禁在厕所内吸烟、乱扔烟头;严禁乱倒茶叶等物堵塞下水道;节约用水、纸;便后冲水;

三、办公设备

1、办公设备的添置与更换由各部门负责人批准后,统一由行政部办理;

2、行政部负责办公设备的日常维护、保养工作。

3、每位员工的办公设备都需登记存档,未经许可不得私自调换;

4、不得损坏办公场所的设备设施,若有遗失或损坏,将予以赔偿;

5、各部门要保证办公区域的设备设施的完成,做到下班时关停所的设备电源;

四、员工仪表

1、员工进入办公区需佩带员工证,由行政部负责监督;对于拒不佩带者,行政部予以口头警告,当天口头警告达3次者,按旷工1天处理;

2、员工仪容仪表整洁、大方,不许披头散发、穿拖鞋上班;在工作区域内,不大声喧哗、不高声谈笑、聊天、工作时间不谈论与工作无关的事宜;不得在工作时间躺卧、打瞌睡;工作时间不得浏览与工作业务无关的书籍、杂志、报纸;不准在办公区域上网聊天或打游戏;工作时间不得吃早点、零食。

3、修饰仪容应在卫生间或其它相对隐闭的地方进行;

第五节 固定资产管理制度

一、固定资产的购置和变更:

固定资产的购置和变更统一由行政部负责办理,不允许各部门或员工私自购置与摆放,以保持办公环境的统一与协调,特殊需购置的需先由部门负责人审批再由行政部上报总经理审定,最后在行政部备案;

二、登记:

所有固定资产均需登记造册,要清楚记载使用人和使用地点;

三、领用:

固定资产的领用需先由部门负责人审批,再由行政部领用,并登记备案;

四、维护:

行政部负责固定资产的日常维护,每位员工应小心和爱惜地使用自己支配的固定资产资源,对于由于员工明显的过错而造成的固定资产损坏,应视情况予以赔偿;

五、管理:

行政部每月应对公司的所有固定资产进行定期盘点,及时掌握固定资产的动态情况,对帐物不符的,要彻查;行政部每月底制作固定资产月报表由部门负责人审批,总经理审定。

六、报废固定资产的处理:

对于不能使用的固定资产,经部门负责人审批由行政部上报总经理批准后予以变卖或报废,并及时报送财务室;

第六节 低值易耗品管理制度

一、申购:

1、每周各部门拟定所需的低值易耗品的计划,交行政部商务人员统一对外采购。

2、行政部商务人员根据各部门的采购计划,进行货比三家,在指定的供应商处进行采购。

二、领用:

1、低值易耗品的领用采取登记制,各部门指派专人根据采购计划在商务文员处领取。

2、新入职人员的低值易耗品,商务文员负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;

三、管理:

1、负责购发低值易耗品的商务人员要做到货品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;

2、负责购发低值易耗品的商务人员要建立帐本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。

3、每月5日由商务文员制作低值易耗品月报表,以此作为月底结算的依据。

4、员工个人购买的由个人妥善保管与摆放。

5、员工应本着节约的原则妥善使用与保管。

第七节 证照年审与变更管理制度

一、证照类别:

1、公司经营运作所需的各类证、照,包括工商、税务、劳动、人事等政府部门颁发的证、照、下发的批文和行业协会、社会团体、银行等颁发的证、照。

2、公司获得的各种荣誉、文件、证书、牌匾等。

一、证照保管部门:

税务证由财务部负责管理和保存;

其他证照如:企业营业执照(正、付本)、企业代码卡、职称证、注册师证、劳动、人事证照等由行政部负责管理和保存;

二、管理方法:

1、管理部门必须建立登记台账,记录证照的出入情况,保证其使用及安全;

2、因业务需使用复印件、影印件的,必须在管理部门登记备案;

3、证照原本原则上不予借用,特殊情况因工作需要借用的,必须办理书面借用审批手续,需公司总经理或其授权人审批同意借用。

三、年审日期:

税务证:长期有效,不必年审;

营业执照:每年1月1日至4月30日;

企业代码卡:每年5月份;

职称证:按规定时间办理;

注册师证:按规定时间办理;

暂住证:按规定时间办理;

其他证照:按规定时间办理;

四、公司及员工的各种证照由行政部负责办理年审;

五、变更:根据相关部门具体要求或公司实际需要另行办理;

六、公司副总以上级的车辆年审(按车牌尾数所对应的月份)及养路费(每年12月份)、车船使用费(按车牌尾数所对应的月份)等的交纳由行政部负责办理;

第八节 印章管理

一、印章的种类及保管部门:

印章种类数量(枚)保管部门/人

分公司公章1行政部

银行印鉴私章(分公司)1 总经理

合同章(总公司、分公司)各1营销部

行政章 1行政部

财务章1 财务部

技术专用章 1 技术委员会

出图章1 技术委员会

注册师章(建筑、结构) 各 1技术委员会

二、 印章使用流程:印章专管人首先应有授权人的书面授权方可保管

公章、印鉴私章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交总经理留存

合同章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交营销部留存

行政章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交行政部留存

财务章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交财务部留存

技术专用章:申请人填表→部门负责人审批→总工程师或其授权人批准→盖章→申请表交总工程师留存

出图章、注册师章:申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交技术委员会留存

第九节文件管理制度

一、文件分类:

1、规定:发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用'规定'。

2、决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用'决定'。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用'决议'。

3、通知:转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用'通知'。

4、通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息,用'通报'。

5、申请、请示、报告:向上级请求批示与批准,用'申请、请示'。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用'报告'。

6、批复:答复请示事项用'批复'。

7、函:商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用'函'。

8、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用'会议纪要'

二、发文格式与编号:

1、根据公司目前的管理架构,文件分为:

红头文件:公司制定的各种规章制度、重大决定、对外公函等;

蓝头文件:公司有关部门签发的一般性、临时性文件;

2、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成。

2、所有文件按行政、人事、财务、技术、董事、营销字样加以区分,文件保管人须按'行政'、'人事'、'财务'、'技术'、'董事'、'营销'分类造册以便查找;

3、文件编号:采用'bfhsy04001xz'方式,其中'bfhsy'为'北方汉沙杨'的拼音缩写,'04'表示年份,'001'表示文件序号,'xz'是'行政'的拼音缩写,类似地,'rs'表示人事、'cw'表示财务、'js'表示技术、'ds'表示董事、'yx'表示营销;

二、文件签发:

部门起草提交行政部编号、打印部门负责人审批

总工程师签发(技术类)

行政部留档各部门归档

三、文件密级管理:

1、公司秘密的密级分为'机密'、'秘密'二级。

①机密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。机密文件仅发给公司董事一级,包括:合伙协议、合作协议、临时聘用及合作协议、不公开的董事会决议或会议纪要、财务报表、统计资料、公司经营情况、公司尚未进入市场或尚未公开的各类信息、重要会议记录、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入;

②秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。秘密文件可发给普通员工,包括公司的各种规章制度;

③公开文件指让所有员工知晓的并可贴于公告栏的临时性、紧急性通知、通告属于公司秘密的文件、资料,应当标明密级,并确定保密期限。保密期限届满,自行解密;

④所有文件都应有对应的电子文档2份,每季度还应有2份光盘备份;

2、保密措施

对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:

①非经总经理批准,不得复制和摘抄;

②收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;

③在设备完善的保险装置中保存。

④在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。

3、责任与处罚

①出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资10元以上500元以下:

a泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;

b已泄露公司秘密但采取补救措施的。

②出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失:

a故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;

b违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;

c利用职权强制他人违反保密规定的。

第十节 档案管理制度

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。

一、档案分类:共分六大类,所有档案均需有纸质文档和电子文档备份

1、行政类:装修合同、办公家私合同、租赁合同、电话及网络、公司各类证照原件及复印件,其它行政文件;

2、人事类:面试人员档案(分部门、分职能):个人简历及其它证明;

员工档案:个人简历及其它证明、聘用人员人事档案表、劳动合同、毕业生接收协议(或有)、考勤记录、奖惩记录、工作变更、晋级记录、合同解除手续等;

3、财务类:收入合同;满一年须移交行政部;

4、技术类:设计前期成果(a3/a4纸档 1,电子档 2)、概念方案成果(a3纸档 1,电子档 2)、报建方案成果(a3纸档 1,电子档 2)、扩初设计成果(底图 1,电子档 2)、施工图成果(底图 1,电子档 2)、各阶段甲方往来函件及施工变更文件(纸档 1,电子档 2)

5、董事类:董事会决议或会议纪要等文件;

6、营销类:营销部文件、协议、合同等。

二、档案编号及归档:

按时间先后进行编号;按行政、人事、技术、财务、董事、营销六大类进行归档保存,其中财务档案由财务部专人负责保管,行政、人事、技术、董事档案由行政部专人专夹、专柜保管,同时应做到第三人按标识随时可查,营销档案由营销部专人负责保管。

三、调档、归档流程:

调档人填写调档申请表→部门负责人审批→行政部经理审批→总经理或总工程师批准→档案专管员提档并签名→档案专管员及时归档并签名;

调档人必须对所调档案的完整性、安全性付全责。档案若出现破损,则应及时修补,档案遗失,则行政降级,并视损失严重性另行处罚;

四、档案的销毁: 档案保管员填写'档案销毁审批表及清单'→行政部经理审批→总经理或总工程师批准→行政部经理监督销毁→作销毁登记

第十一节 安全管理制度

一、安全管理:

公司实施节假日值班制度,由行政部负责每月的值班安排和监督工作,值班人员必须按时到岗,并认真履行值班职责,并填写值班记录。

二、消防安全:

1.行政部每天指派专人巡查办公区域的消防控制点,及时发现、报告、排除消防隐患;

2.及时制止违规吸烟者,员工连续三次被发现在公共办公区内吸烟的予以解聘; 二、钥匙管理:

1、每套钥匙需有编号,并登记使用、不得私自配制;丢失钥匙必须追究责任;

2、余匙存放在档案室墙上明列。

场所总数量 使用人/数量 余匙保管人/数量

各办公室门匙3董事、合伙人/1行政主管/2

行政部门匙 3行政主管、档案员、营销主管各 1行政主管/0

档案室门匙 3档案员、周老/1 行政主管/1

财务部门匙 3 会计、出纳共3行政主管/0

会计档案柜2 会计/1总经理/1

出纳档案柜 2出纳/1总经理/1

会议室门匙3商务文员/1 行政主管/2

会议室柜匙 3商务文员/1 行政主管/2

两翼及中间消防门3值班人员/1行政主管/2

电梯铁闸门(2个) 2x2商务文员/1x1行政主管/1x1

员工柜匙 2员工/1 行政主管/1

三、网络信息安全:

1、行政部应指定专人定期对公司的电脑进行必要的杀毒处理,确保资料不受电脑病毒的侵害;

2、行政部只保留各办公室、行政部、各部门负责人的usb接口和网卡,以防病毒入侵和资料外泄;

第十二节 沟通与交流

公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通,保持了我们和谐、相互信任、共同进步的工作氛围,是我们高效协作的基础,而且使我们及时了解自己工作的得失,不断得到改进。

一、内部投诉和合理化建议

当你认为你个人的利益受到不应有的侵犯,或对公司的经营管理措施有不同的意见,或发现有违反公司各项规定的行为时,可以向相关当事人或部门提出投诉。如果被投诉人或被投诉部门无法提供给你满意的解决意见,你的投诉会被逐级提交,保证有明确的反馈。

公司鼓励员工对公司提出合理化建议,如果你对公司的发展,管理等问题有自己的看法和观点,无论是大的问题、小的细节公司都希望得到你的建议。行政部负责收集员工的合理化建议,并负责它们得到准确的传递。

二、公司内部网站

公司的内部网站是我们信息传递与交流的最为丰富和频繁的地方,在这里你可以了解公司的最新动态、项目展示、内部信息,并可在论坛上发表高见,我们可以实现充分的信息资源共享。