4s店借款及报销管理制度

4s店借款及报销管理制度

汽车4s店借款及报销管理制度

支付款程序

(一)个人借款(含备用金、因公借款及差旅费借款)

1、借款原则:

(1)各部门根据本部门业务实际情况可以申请备用金。

(2)因处理公司事项需借款

(3)凭分管领导批准的出差单预借差旅费

2、单据填写:

(1)公司员工的所有个人借款(包括差旅费和其他费用预支款等)均须填制借据。

(2)申请人只限1人,申请人须同领款人一致;

(3)单据不得由他人代为填写,也不得代他人借款。单据上所有内容均需清晰准确地填写;

3、借款注意事项:

(1)受公司库存现金限额管理规定限制,各部门现金大额借款(5000元以上)均需提前一天通知财务部,以确保款项的支付。

(2)个人借款必须在当月内核销,25日后借款可以在次月报销,每年年底前所有借款必须核销。

(3)原则上对公采购业务均采用银行结算方式

4、借款程序

(1)各部门需发生各项费用时,由经办人填写借据,本部门经理签字确认;

(2)交至财务部审核、审查费用性质,具体用款额度、付款方式,核对有关协议、合同,签注审核意见;

(3)报总经理批准后,方可到财务部办理领款(或领用支票)手续。

(二)对外支付成本、费用

1、付款原则:对外付款必须有付款依据,实行单位与个人相结合责任制度。

(1)支付供货商配件款必须附采购订单。

(2)广告付款必须附有合同,报样

(3)支付其他采购等款必须有发票,预付款时必须附有合同、协议。

2、单据填写:

(1)公司对外付款必须由经办人填写((付款审批单)),

(2)如实填写付款单位名称,金额,用途、结算方式

(3)广告费首次付款必须附有合同,付尾款时必须在((付款审批单))注明。

3、备注:

(1)对外的预付货款必须在1个月内取得发票,特殊情况需写说明经总经理签字。否则停发次月工资。

(2)财务每月25日结帐付款,遇到节假日顺延,集中支付供应商、代理商款,各业务人经办人员接到财务付款通知后及时通知各债权人。

(3)所有发票的兑奖联不得刮开、不得撕除,否则财务有权拒绝报销。

4、付款程序

(1)各部门需支付供货商、海马总部款、广告以及其他费用时,由经办人填写支付款审批单,本部门经理签字确认;

(2)交至财务部审核、审查费用性质,具体用款额度、付款方式,核对有关协议、合同,签注审核意见;

(3)报总经理批准后,交由财务部集中办理付款手续。

(三)暂支及付款流程图

经办人填写借据或支付款单

部门领导签字

财务审核

总经理批准

出纳付款

财务费用报销程序

一、对报销单据的要求

1.取得发票要正规、记录要真实。费用单据要从合法单位取得,所列的经济业务内容和数字,必须真实可靠,符合实际要求,不得涂改、刮擦、挖补痕迹,如有特殊情况无法取得发票用其他发票抵冲的,需要单独填写支出证明单(无须粘贴)

2.内容要完整。报销单据所要求填制的项目必须逐列填列齐全,不得遗漏和省略,汇总开据的发票一定要取得购买清单,印刷费、制作费、广告费、修缮费等发生前未经总经理同意和财务部门合同审核备案的,财务部有权拒付该笔款项。

3.填写费用报销单据内容、金额与原始单据要相符,金额不得大于原始单据金额。

4.使用公司统一的单据粘贴单粘贴费用单据,粘贴要整齐、平坦、美观。

5.手续要完备。按照借款与费用报销流程的规定签字审批。

6.关于通讯费与电话费等报销票据的要求:通讯费必须是定额的手撕票,电话费发票客户名称必须为公司名称,不得是私人名字,不符合要求的一律办理变更手续。

7.报销的业务招待费,必须在票据后写明用途(不必涉及到人名),招待时间、招待人数,陪同人数,出租车费必须有当事人在票据后写明事由,车辆通行费、停车费应写明何时去何地办事;加油由公司统一办理油卡,出差异地加油需总经理同意,并报综合部备案;拖车费应写明车牌号。

二、费用报销时间的要求:

各部门发生的费用必需在当月发生当月报销,25日以后的费用可以在次月报销,如有特殊情况未能及时报销的,按下列流程办理:

1.当月费用延迟至下月报销情况的发生,必须由报销当事人做出合理的书面说明,并交部门负责人签字同意后方可报销;通讯费补贴过月不报。

2.如果费用报销时与实际发生期,间隔两个月的,则必须由报销当事人做出合理的书面说明,交部门负责人签字同意后,再报总经理签字同意,方可报销。

3、两个月以上的单据财务不再受理报销,特殊费用除外。

4、所有员工借款必须及时办理核销手续,当月借款当月内核销,25日后借款可以在次月核销。逾期不办理,财务部将停发最近一次工资直至核销为止的下一个工资发放日。

三、费用报销流程:

经办填写费用报销单

部门领导签字

财务审核

总经理批准

出纳付款