集团公文管理制度

集团公文管理制度

A集团集团公文管理办法

1.目的

为加强集团公司的公文管理工作，使之制度化和规范化，同时加快公文流转，防止公文积压，提高办事效率。

3.适用范围

本制度适用于在集团及各子公司内部流转的公文。

4.公文定义

本制度所指公文是指集团公司在行使管理职权、处理日常工作时所使用的具有直接效用和规范体式的公务文书，具有规范性、政策性、实用性、定向性、时效性的特点。

5.公文作用

公文是保证集团经营管理工作正常进行的重要手段之一，主要用来颁布规章制度、传达命令指示、指挥工作、请示问题、报告情况、商洽协调、记载活动等。

6.公文种类

公司公文一般有请示、报告、指示、命令（令）、批复、通知、决定决议、通报、通告、意见、函、会议纪要等12种形式。

6.1请示：适用于向上级请求指示批准，申请相关事宜。

6.2报告：适用于向上级汇报工作，反映情况。

6.3指示：对下级布置工作，阐明工作的指导原则。

6.4命令（令）：适用于依照法律法规公布公司规章制度，实施重大强制性行政措施，相关人事任免和奖惩等。

6.5批复：适用于上级向下级答复请示事项。

6.6通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不相隶属单位的公文。

6.7决定决议：

6.7.1对某些重大问题或者重大行动作出安排，用“决定”；

6.7.2经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

6.8通报：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。

6.9通告：适用于向各方面公布应当遵守或者周知的事项。

6.10意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

6.11函：适用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向主管部门询问和答复问题。

6.12会议纪要：传达会议议定事项和主要精舍，要求有关单位和责任人遵守、执行。

7.行文关系

公文按照行文关系有上行文、下行文、平行文。

7.1上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导，如：请示、报告等。

7.2行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导，如：指示、命令、批复、决定决议、通知等。

7.3下平行文是指相互平行（不相隶属）的职能部门之间和子公司之间的发文，体现子公司或部门之间工作上的互相协商的关系，如：函、会议纪要等。

8.管理权限

8.1集团公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文运转的主管部门，承担集团公司及各子公司公文处理方面的职责：

8.1.1制定公司公文处理的具体规章制度和业务规范；

8.1.2负责公司的收文、发文及公文管理、立卷归档等工作；

8.1.3负责公文处理过程中的安全保密工作，开展保密教育和保密检查；

8.1.4负责对集团公司和各子公司公文运转质量的指导和培训，切实提高公司公文运转的质量。

8.2集团外部来文由集团公司及各子公司行政人事部统一收发、传递、管理、用印、立卷、归档和销毁。通其他各类途径收到的外部公文，收文者应及时交行政人事部登记处理。集团内部流转的公文，由各职能条线负责收发、传递、归档和销毁，但需要使用公司公章时，必须经过用印审批流程。

8.3集团各职能部门和各子公司要高度重视公文处理工作。集团各职能部门应将该职能由指定人员负责，各子公司行政人事部也需指定专员负责公文处理。负责公文处理的工作人员应具备良好的政治和业务素质，掌握有关的专业知识和操作技能，自觉保守公司机密。

9、行文规则

9.1行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商就能解决的事项,不要行文。

9.2以集团名义对外正式行文,由集团行政人事部负责审核、印制并呈送集团领导签发。

9.3行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。

9.4请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，9.5不相隶属单位之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。

11.公文处理程序

公文处理程序按照工作步骤，可分为收文处理和发文处理。

11.1收文办理

11.1.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、承办、传阅、催办等程序。

11.1.2集团各级来文均由集团行政人事部统一签收，对文件进行拆封、登记、分发。为规范公文运转程序，加强档案管理，便于今后文件查阅，集团本部各部门收到的各类公文需要以集团名义作出答复或交办的，应及时转送集团行政人事部。

各子公司由本单位行政人事部收文办理，涉及重大事项或与集团公司有直接关系的文件须尽快报送集团行政人事部。

11.1.3行政人事部收到公文后，要根据公文内容和部门职责范围及时提出拟办意见，按程序送公司领导批示或交有关部门办理（见式样7）。

11.1.4公文中需办理的事项，承办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回行政人事部并说明理由。

11.1.5送领导批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

11.1.6签报公文如有以下情况，行政人事部可退回呈报单位或部门

（1）内容不符合国家法律、法规，不符合党和政府的方针、政策；

（2）无特殊理由越级上报；

（3）所涉事项属来文单位职权范围应自行解决的；

（4）一文多事，多头呈报，文种乱用、漏盖公章等明显不符合规范的。

行政人事部处理退文时，应向来文单位或部门说明退文理由，对于不符合规范但十分紧急的请示事项，可财务边受理边补办手续的办法。

11.1.7集团行政人事部在接到来文后，应在一个工作日内给予拟办意见。需要会签的单位应在接文后两个工作日内给予意见，需要承办单位应在接文后两个工作日内给予回复。急件应按照行政人事部的要求在规定时间内给予答复。

11.1.8如承办单位在规定的时间内无法完成文件规定的相应任务，应及时向行政人事部说明原因并经协商后共同拟定新的完成时间。

11.1.9公司的对外收文或内部收文的办理均按照上述规定进行。

11.2发文办理

11.2.1发文办理包括拟稿、审核、会签、签发、复核、用印、分发等程序。

11.2.2发文分为对外发文与内部发文。

11.2.3对外发文:对政府机关或相关单位的正式发文,由集团行政人事部或各子公司行政人事部统一印发。

11.2.4集团本部职能部门或各子公司就职责范围内的发文，且行文对象非政府机关，可以对相关单位直接行文；如涉及重要事项如出台规章制度类文件或需要在全集团范围内实施的发文须经集团公司分管领导审核后，由集团行政人事部统一印发，办法和实施细则类发文则不需要经过集团行政人事部。

11.2.5内部发文:

（1）以集团名义对各职能部门、各子公司的行文，应由集团行政人事部拟文，由集团行政人事部负责人审核后，报分管领导、总裁（常务副总裁）、董事长按照分管权限审核会签后，由集团行政人事部用印发文。

（2）集团公司各职能部门对各子公司对口部门行文，部门拟文后需由分管领导审核，然后加盖本部门印章（如有）后发文，同时应抄送集团公司分管领导。

11.2.6起草公文应做到：

（1）符合国家政策、法律、法规，完整准确地体现发文单位的意图，措施和办法具有可操作性；

（2）情况属实，观点明确，表达准确，文字精练规范，篇幅简短；

（3）涉及到单位或机构名称一般先用全称，加以说明后再用规范化简称，使用简称应前后一致。

（4）根据公文内容和行文规则，准确适用公文文种。

（5）公文内容结构层次的次序，第一层为“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

11.2.7审核：公文送分管领导签发前，应由相关责任人进行审核，审核重点是：

（1）是否确应行文；

（2）内容是否合法合情合理,措施与办法是否可行,决定事项事都符合职权范围；

（3）涉及相关部门或公司的事项是否经过协商、会签并取得一致意见；

（4）文种使用是否恰当，公文格式是否规范；

（5）公文层次是否清楚、结构是否合理、文意是否周全、表达是否简洁、语句是否通顺；

（6）报批程序和行文规则是否符合规定。

领导审签公文后，应明确签署意见、日期。若圈阅，则视为同意。若签发，应在文件原件上用手写体签上自己的名字。

11.2.8发文用印：领导签发后的公文，由行政人事部复核无误后用印。发文用印由集团行政人事部统一负责管理。对不符合要求的公文，一律不得用印。

11.2.9公文的分发和发布：审批流程完结后，由集团行政人事部统一分发和发布。分发方式为：传真和发邮件至主送单位相关人员，发文如需挂网，拟稿单位或部门应到集团行政人事部办理“内网信息发布登记”手续（见式样9）后，在集团集团OA系统上挂网。

11.2.10文件发出后，由集团行政人事部档案专员将原文、附件及有关材料整理、归档。

11.2.11各子公司内部发文可参考本办法进行规定。

12．公文立卷、归档和销毁

12.1为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文（包括公文定稿、正本和有关材料）及时收集、整理、分类、立卷。

12.2公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，有利于保管和利用。

12.3案卷应定期向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。

12.4没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

13.附则

13.1本制度由集团行政人事部负责解释。

13.2本制度自发布之日起施行，试行期满未另行变更的，则自动转为正式制度。

13.3本制度附件。

附件1.公文格式规范要求

集团公文格式分为两种，红头公文和一般公文。

1.红头公文（见式样1）

1.1适用情况：

（1）集团本部向上级政府部门、有合同合作关系的单位的正式行文。

（2）集团向各职能部门、各子公司的正式下行文，包括人事任免、奖惩，重要通知、通告、决定、决议等。

1.2组成部分

本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首页红色线以上部分统称眉首；红色线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。

1.3眉首

眉首由集团全称、发文字号、签发人组成。

（1）集团全称：即“上海A集团控股（集团）有限公司文件”，套红居中印在公文首页上部，字体为一号黑体字。

（2）发文字号：即“A集团控字+发文年份+发文序号”，发文序号用（）括起，从001号起编。在第二行居中排布，字体为四号黑体字。

（3）签发人平行排列于发文字号右侧，用冒号标注签发人姓名，字体为四号黑体字。

1.4主体

主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位、成文日期、印章、附件等部分组成。除标题用小2号宋体字外，其余内容均用4号宋体字。

（1）标题：在红色线下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行时要保证词意完整，排列对称美观。标题的内容一般由发文单位或规范化建成、公文主题和文种三个要素组成。标题中除法规、规章名称加书名号及并列的几个单位或部门之间加顿号外，一般不用标点符号。

（2）主送单位：是指行文的对象，是要求主板和答复的单位或部门，亦即负有对文件内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文单位或部门。主送单位必须是以单位作为收件人标注，而不得以个人标注。因告知集团全体员工的“人事任免”可以不写主送单位。在标题下空1行，左侧顶格标注，主送单位名称后标全符冒号。

（3）正文用来表述公文的内容，准确反映行文的目的。在主送单位名称之下一行，左空2字开始，回行顶格。以下每起一个自然段均空2字。每行28个汉字，行距1.5倍，页码编在每页末行居中。

（4）附件：公文如有附件，应在正文之后，发文机关之上，注明附件的名称和顺序。最后另起一段标识“附件+附件序号+:+附件名称“，附件名称后不加标点符号。

（5）发文单位或部门署名应用全称，为于正文右下方。联合行文时，各单位名称应平行排列，主办单位排在第一位。

（6）成文日期：也叫发文日期，即发文的年、月、日，在发文单位下面，一般以签发的具体时间为准，会议通过文件，以会议通过时间为准。一般性公文材料，如涉及具体事项的通知、公告、函等的发文日期，常常用它的印发时间。日期需用汉字书写，“0”写为“零”，成文日期位置应靠右边距。

（7）用印：公文原稿必须经过签发领导核签后才可以盖章，集团公司的公章用印核签人为总裁、常务副总裁，子公司公章的核签人为子公司负责人。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。

（8）附件。公文附件应与正文一起装订，并在附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的序号和名称应与“附件说明”中的附件序号、名称保持一致。

1.5版记

版记由主题词、抄报单位、抄报人、拟文单位等部分组成。一般情况下，集团“红头”公文不用版记，除非有特殊情况，才标注“版记”。

2.一般公文

2.1一般公文种类：可以是集团发文、集团行政人事部发文、也可以是子公司发文，包括通知、通告、请示、信函、会议纪要等。一般公文的主要特点是不标注发文字号，属于常规性公文。

2.2通知、通告：集团内部通知、通告公文格式见式样2。

通知、通告由标题、版记、主体三大组成部分。

（1）标题用3号黑体字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告标题为“关于××××的通知”。

（2）版记由拟稿人、拟稿单位、拟稿部门、收件人、发件人、公司、日期、抄送、总页数、咨询电话、附件、保密等级、签发人以及具体要求。其中，收件人、发件人都以单位部门标注，不得标注个人作为收件人、发件人。保密等级分为：“绝密、机密、秘密、一般”四种情况。根据相应项目填写。

（3）主体格式与集团红头公文主体格式同等要求，不再概述。

2.3请示。集团请示分为请示（申请）、报告，见式样3。

请示单位部门根据请示单相应栏目要求填写，请示内容可以另外附页。

2.4工作协调单，见式样4用于集团职能部门之间、子公司之间因工作安排上需要相互协调、相互支持的行文，具体内容根据表单格式填写。

2.5信函格式，见式样5公文标题为集团全称加“函”字，居中排布。信函字体为宋体，标题为小2号，正文内容为4号宋体。

2.6会议纪要格式，见式样6（1）标题由会议名称加“会议纪要”组成，用3号黑体字，居中排布。

（2）标题之后为会议纪要要项，按照要求有以下要项：会议名称、会议时间、会议地点、出席人员（迟到人员、缺席人员）、会议主持、会议记录等。

（3）会议纪要正文每一段发言内容必须写明发言部门、发言人、发言时间，用小4号宋体加粗，会议纪要具体内容用小4号宋体字。

3.公文文字版面从左至右横排，一般采用国际标准A4型。

附件2:A集团集团公文式样

式样1：红头公文格式；

式样2：通知通告格式；

式样3：请示（申请）报告格式；

式样4：工作请示单格式；

式样5：信函格式；

式样6：会议纪要格式；

式样7：文件呈报表格式；

式样8：制度（发文）审批单格式。