备品备件机物料仓储管理制度

备品备件机物料仓储管理制度

仓储管理制度

一、目的

为加强仓库管理，保证库房规范、高效、有序运作，保障公司财产物资安全，减少不良、呆滞物料损失，降低库存占用资金，满足生产经营对物料管理的要求，制定本制度。

二、适用范围

适用于公司备品备件、机物料仓库的管理。

三、仓库管理职责

1、仓储科科长：

(1)在装备处处长的领导下，全面负责仓储科各个仓库的管理工作，保证生产物资需求。

(2)制订仓库管理制度及人员分工。

(3)合理协调仓库收发货，确保帐、卡、物一致。

(4)监督各仓管员做好仓库的“5S”及防尘、防锈、防盗工作，物资定置管理工作。

(5)负责各仓库报表的审核并按时上报。

(6)安排各仓库每月月底盘点，每月自盘一次，每季度专人普查一次，每季上报盘点报告。

2、仓库管理员：

(1)负责各类物料料的出、入库管理。

(2)熟悉所保管的各种物资的特点、性能和保护、保管方法。

(3)执行仓管制度，做好物资的收发工作，台账清楚、准确，账、物、卡相符。

(4)做好库存物资的防火、防锈、防蚀、防水工作，按规定进行易燃、易爆、易蚀和有毒物品的领发。

(5)库存物资定期盘存、上报，做到同类物资先进先出。

(6)协助仓库物品的搬运、卸货工作。

四、仓管人员应具备的基本技能

1、熟练掌握出入库作业及库房管理的方法、规范及操作程序;

2、熟悉仓库管理制度及相关管理流程;

3、具备一定的仓储知识，熟悉经管物料储存、分类等;

4、具备一定的质量管理知识和财务知识;

5、懂电脑操作。

五、备件计划上报

1、备品备件上报程序：车间专人负责编制，车间主任审核签字，各车间设备主管审核签字,库管核实库存签字，报装备能源处审核整理后副总经理签字，煤铝公司总经理审批，后送交供应科安排采购。签批后备件计划存档(后附采购计划样表)。

2、备件需求计划的提出，要求提出部门或单位根据合资公司下达的生产任务及成本考核要求，结合现场检修当中备件的实际使用消耗情况，库存盘点剩余情况，以书面和电子形式、统一格式进行分类整理。(有备用设备的，原则上不允许整台备件进行库存，对无法修复的整台备用设备，由各分管领导审批后方可进行上报，对非正常损坏的，要求必须出事故报告)。

3、申请购买计划要求准确提出，认真核实规格型号，使用位置，厂家等计划表要求填写的内容，对漏报，错报，虚报及造成的后果，由提出单位负责。

4、申请采购单位要按照先修旧后领新，先利用库存后申请采购，能够自制的备件不申请的原则提出各类备件的采购计划。

5、对不符合装备能源处下发的备件计划管理要求的，在规定时间内(每月22日前)进行整改完后上交。上述申报时间(包括领导审批时间及审批后修改等时间)，因上报不及时造成停产或检修延时的，由上报单位自行负责。

6、上月已报计划未到货的，本月内不允许重复上报(三个月内的计划)。

7、除每月上报月计划以外，对当月突然产生的备件需求情况，可采用紧急计划进行上报，数量按照各车间3份/月以内执行，各车间负责人应严格把关。

8、为提高月计划上报质量和采购效率，减少急用计划采购项目。包括油品在内的消耗类材料及工具类备品原则上不采用紧急计划。

六、成套设备和主机设备主要备件验收

1、成套设备与主机设备进车间时，由仓储科通知使用单位、装备能源处、经营部并组织相关人员参与验收。以下是验收内容：

(1)外包装有无损伤;

(2)开箱前逐件检查装箱清单中设备的件数、名称是否与合同相符，并做好清点记录;

(3)设备技术资料(说明书、图纸、合格证、易损件清单)、随机备件、专用工具等是否与合同相符;

(4)开箱检查、核对实物与装箱单是否相符，有无因装卸或运输保管等方面的原因而导致设备残损。

(5)根据技术协议和图纸核实设备标牌技术参数和基本安装数据。

2、以下备件由仓储科和使用单位、来验收

(1)备件供货清单中项目、数量、规格型号与采购计划核实;

(2)外表无损伤，标识清晰，有出厂合格证;

(3)通用件、标(轴承、普通电器元件、普通液压元件、普通电机(功率小于5千瓦)皮带水暖管件、螺丝、螺母核对规格型号及合格证。

(4)结构件(齿轮、杠杆、压板、定位块、弹簧、带轮、支座、架、隔套、涡轮蜗杆、螺杆螺母、花键轴等)依据图纸和检验单要求测量，然后安装试用进行检验。

(5)定位、导向及精度要求高(精度等级高于7级)加工件,必须有厂家的检测报告。

(6)在检查验收中凡需要复验，打压，调试的要及时送有关部门进行复验，打压，调试并建立交接手续。

七、验收不合格的处理

1、对于验收检验不合格的不能使用的，按照采购协议要求进行退货或供应商免费更换，并按合同要求处理。

2、对于验收不合格的。(或不符合图纸要求)但是可以上机使用的，可以经过评审让步接收，同时对供应商货款协商扣罚。

3、对于验收不合格的(或不符合图纸要求)但是经过修理加工可以上机使用的。可以经过评审让步接的，修理加工费及其它费用，由供应商承担(属供应商责任的)同时对供应商货款协商扣罚。

4、对于验收不合格的供应商要求其制定整改计划，并对整改效果进行验证，对整改不符合要求的，取消其供货资格。

八、物资入库

1、货物进仓，需核对货物清单单。待进仓物品编码、名称、规格型号、数量与计划单相符合方可办理入仓手续。

①严禁无供货清单和计划单办理入库;因生产紧急、人员外出等特殊情况需请示上并获得授权、同意可变通办理，但各相关单位必须在一个工作日内补下计划单或其他相关手续;

②严禁超订单收货。因合理损耗领料或计量磅差等原因导致的少量超订单收货，应在合理范围内并符合相关管理规范或规定。

2、货物进仓，必须采用合适的方法计量、清点准确。大批量收货可采用一定的比例拆包装抽查，抽查时发现实际数量小于标识数量的，应按最小抽查数计算接收该批货物。

3、货物进仓，需办理质量检验手续，其中：

①外购物料/产品必须填报《报检单》，检验合格后方可办理正式入仓手续，打印电脑入库单;除检验合格后用电脑打印确认的“入库单”，可以加盖代表我仓储科的“收货专用章”(或其他指定公章)外，其他供应商提供的送货凭证或临时填写的暂收凭证均只能由仓管员签名暂收数量，且不得加盖代表公司的任何公章。

②特别地，对抽检不合格而生产部门要求“回用”或“挑选使用”的物料，必须符合相关流程和审批手续，而且仓管员必须在签收时注明“不合格回用”或“挑选使用”字样。对该类业务，仓管员员也应及时进行电脑处理以保证库存数据准确，但打印的电脑“入库单”不能直接交采购员，须待挑选回用完毕后连同相应的电脑“退货单”一起交采购员签收;

③车间在使用或领用后发现不合格产品、物料需进仓或退仓的，需符合相关制度、流程规定并获装备处长批准。进仓后应在专门的不良品区域单独存放并做好明显标识。严禁与正常物料、产品混合堆放。

4、对验收不合格或未按要求办理回用或超出订单的物料、车间生产中发现经质检确认非本公司责任的不合格品，仓库必须及时通知采购部门办理退货/补货事宜。

九、物资出库

1、物资出库，必须有合法的经批准的凭证、指令。

①凭《领料单》和《借条》办理;

②其他非生产领料凭《出库单》外，必须由总经理签字确认后办理。

2、所有计划外发料和非生产性发料，需经装备处长签字。

3、车间领料必须是车间指定人员，车间主任签字确认，装备处长批准后方可领料;外单位自行提货，必须核对提货人身份及授权委托,并办理出库手续(手续必须由总经理签字确认)。

4、正常生产发料，必须是合格物料。不合格物料发出，必须符合相关规定、流程，有审批手续。

5、严禁用白条出库或擅自从仓库借用物品。确需借用，需经装备处长或其授权人员批准并约定归还日期(一般不超过一个工作日)。

十、货物堆码及库房管理

1、仓库应根据生产经营的需要和库存周转物品的类别、性状、特点等合理规划仓区、库位。按物品类别划分待检区、合格品区、不合格品区并做好明显标识。

2、所有货物均必须按仓区、库位分类别、品种、规格型号摆放整齐，小件物料上架定置摆放。堆码规整、整齐，同一货物仅保留一个包装尾数。收发作业后按上述要求及时整理。

3、物料、产品状态标识和存卡记录清晰、准确且及时更新，摆放于对应货物当眼明显位置。

4、仓库设施、用具、杂物如叉车、地台板、装载容器/铁筐、清洁工具等，在未使用时应整齐地摆放于规定位置，严禁占用通道或随意乱丢乱放。

5、现场(包括办公场所及库房)整洁、干净，如有废纸等废弃物或发现较多灰尘时随时清理、清扫，符合7S(整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养、节约)管理要求。

6、严格按“先进先出”原则发出货品。

十一、安全防护

1、仓库内一律严禁烟火。工程焊接等需事先报批且做好防范措施，专人专责管理。

2、仓库必须按规定设置消防器材并定期检查、修护、补充;严禁堵塞消防通道、设施及器材。

3、保证库房通风、干燥，做好防盗、防锈、防水、防潮、防虫、防尘等工作。

4、严禁将易燃易爆物品带入仓库。对应进仓管理的易燃易爆物品应放置于符合安全管理要求的独立的库区。

5、不得将物料、产品直接放置于地面。

6、定期巡查保管物资的贮存质量，对超保质期物料及时报复检。

7、未经许可，除经管仓库仓管员之外的其他人员不得随意进出仓库。送货/提货人员需在仓管员的陪侍下进出仓库，搬运完毕，不得在仓库逗留。

8、仓管人员于下班离开前，应巡视仓库门窗及电源、水源是否开闭，确保仓库的安全。

十二、单据、存卡及电脑数据处理管理

1、单据管理

①日常进出仓等单据应分单据类别、处理状态分别有序夹放;

②需递送其他部门、人员的单据应按规定时间及时递送，不允许随意押单;

③每月一次将单据分类别按顺序进行装订，在单据封面、脊面做好标识，分类别、按时间有序地存放在相应的箱、柜内，并在箱、柜表面做好目录标识。

2、存卡管理

①存卡记录规范、及时(日清日结)，书写工整清楚，有合法单据;

②用完的存卡应分物品类别按月装订，参照单据管理要求归档保管;

③每年年底，应配合财务扎帐时间统一更换新的存卡。

3、电脑数据处理

①所有进出仓事务必须以电脑入单并打印电脑单据为完结(送货客户的还必须以客户签收并打印收货单证为完结);

②当天的进出仓数据必须当天处理完毕。特殊情况(如下班后)需仓储科长批准并知会计划采购人员。

③暂未实施电脑管理的仓库，也应及时且日清日结地将收发情况登记入手工帐。

十三、仓库定置管理规定

1、仓库设置：根据我公司的生产需要及厂房条件，设置备品备件仓库、电气仪表仓库、五金工具仓库、阀门仓库、材料仓库、油品仓库由装备处直接管理。

(1)备品备件仓库：储存从外部购买的整体设备、设备零部件等;

(2)电气仪表仓库：储存从外部购买的电气仪表物资;

(3)五金工具仓库：储存从外部购买的工器具、五金类等;

(4)阀门仓库：储存从外部购买的各种型号阀门;

(5)材料仓库：储存从外部购买的各种生产使用材料类物资;

(6)油品仓库：储存从外部购买的各种生产使用油品类物资;

2、料位设定

(1)仓库区域划分以方便物料进出为原则，并将划分区域的仓库定置图绘出，悬挂于仓库醒目位置。

(2)物料定位应符合先进先出的原则。

3、存储方式

(1)立体堆放，尽量利用空间。

(2)按物料体积大小及重量分别存放在货架上或周转箱中。

4、物料标示

(1)建立物料位置标识牌，在标识牌上写清楚位置代码、物料名称、规格型号等。

(2)建立物料台帐，明确标示出物料名称、规格型号、数量、进出库日期等。

(3)物料进、出之后，其标示的数量、日期等内容应及时变更。

(4)应保证不同批次的物料具有可追溯性。

(5)应用颜色管理或区域来区分不同性质的物料，如绿色区存放合格品，黄色区存放待检暂存品，红色区存放不合格品。

5、搬运

(1)成品进仓搬运中要根据产品标识，按订单、按品种进行单独存放，堆放时各天、各班组生产的产品有明显的位置、空间区别，以便追溯。

(2)搬运时要用专用的搬运车辆搬运，要轻拿轻放，禁止野蛮操作。

(3)搬运中要严防对产品型号及级别的混装和丢失，做好防水防潮工作，雨天应用防雨蓬布或塑料布遮盖，以免产品受潮，影响使用寿命。

6、入库

(1)暂收作业：

a.经营部(采购员)交货时凭《送货单》向仓管人员申请办理入库手续，必要时需提供《产品购销合同》。

b.仓管人员将经营部(采购员)提供的《送货单》和《采购计划表》进行核对，确认供应商所送物料的规格型号、名称、数量等是否与《产品购销合同》相符，是否有超交现象。

c.超交的物料以退回为原则，但可以考虑让供应商寄存于我公司仓库，而不作进料验收处理。

d.仓管人员在核对所交物料时，如发现规格型号不符，数量不符，或混有其他物料，以及其他特殊情况时，必须要求供应商的送货人员或经营部(采购员)立即修改《送货单》，或予以拒收并报经营部(采购员)处理。

e.仓管人员核对无误后，与经营部(采购员)双方进行直观验货后，在《送货单》上签名确认。

(2)入库作业：清点核对无误、检验合格的来料方可安排入库，将《送货单》中的一联交供应商，另一联交仓管人员作为开具《入库单》的依据，仓管员根据《送货单》填写的品名、规格、数量、单价等，将实物点检入库，并根据点检结果如实填制《入库单》，《入库单》一式三联，交货人须就货物与《入库单》的项目与仓管员核对，确认无误后在《入库单》上签名，做到货、单相符。同时仓管人员在《物料管理明细表》上注明来料日期、规格型号、实收数量、结余数量等，并将《送货单》、《入库单》整理齐全，核对无误后交采购员，由仓库主管整理汇总后交财务部做帐及安排付款。

(3)大宗原料入库

a.大宗原料进厂后仓库管理员结合计控中心的《过磅单》与技术中心的《质检单》为依据，对大宗物料进行扣除水分及杂质后，办理入库手续，并按照具体类别和实际情况进行储存保管。(钢材另行结算)

b.三期物资入库与备品备件仓库入库一致。

7、贮存保管

(1)仓库必须建立各个仓库的管理台帐(明细表)，做到及时记帐、帐面清楚，帐、物、卡一致，定期核对账、卡、物，发现问题及时查对，凭证要装订成册，妥善保管，账目不准随意涂改，改正必须盖章或签字。

(2)所有物品应根据其品种标识，做到分类贮存，标识向外，堆放平稳、库容整齐;物料堆放尽量做到过目点数、检点方便、成行成列、整齐易取。

(3)所有原材料及成品应遵循“先进先出”的原则，经抽样复检被确认为不合格的，不得安排出库。

(4)对长期积压的成品，要经常检查是否超过防锈期，有无锈蚀现象，一经发现，要及时清洗、除油并再次进行油封，以保证产品的防锈质量。

(5)经常检查，掌握记录在库的原辅材料、成品的质量和库存情况，以及零星物料、常用生产辅助材料、工具的管理状态，及时汇报部门领导以便采用相应的处理措施。

(6)备品备件库及大宗物料库保管员有权不收无计划、超计划和不合格产品入库，特殊情况凭总经理指令办理入库手续。

(7)上班后及下班前认真检查，了解仓库门道、窗户及其它设施的异常情况，对发现的不安全隐患及时解决。

(8)做好仓库内的防潮、防火、防盗工作，仓库管理员要做好钢材及机器配件的防锈工作，经常用机油擦拭工装夹具及机器配件，以防止产品在使用或交付前受到损坏或变质。

(9)物料如有损失、报废、盘盈、盘亏，仓管员应如实上报，由部门主管审批后方可处理，未经批准不得擅自更改帐目或处理物料。

(10)物料储存要考虑其特性，注意温度、湿度、通风、照明、防水等条件，保证物料安全和不变质。

(11)仓库面对生产车间发放物资，是供应服务重点，要坚守岗位，改善态度，为生产做好服务。

(12)仓库应防卫严密，慎防盗窃，其他人员未经许可严禁随意进入库内。

8、领发料管理规定：

(1)领料规定：各车间、部室人员领用物料时，依据订单核定的数量，开具《领料单》，《领料单》上应填写领用物料的物品编码、物料名称、规格型号及领用数量，并有负责人签名。

(2)发料规定：按“推陈储新，先进先出，按规供应，节约用料”的原则发料，仓管人员接到领料单位的《领料单》时，仔细核对手续是否齐全，与订单上的物品编码号、名称、规格、数量是否相符，一切出库物资发放必须由库管员验证领料单据是否合法、有效，签字是否齐全，对不符合规定的领料单应拒绝发料。符合时当面清点交付物料，《领料单》一式三联，除《领料单》第一联退领料单位外，其中一联自存并登记入帐，另一联交财务部。

(3)成品出库：成品根据销售部开具的《派车单》发货，经复核无误后予以出库，成品出库必须做到规格、数量准确无误、包装无损，标志清晰。成品出库时由仓管员填写《出库单》，一式三联，除《出库单》第一联仓库自存并登记入帐外，其中一联交收货人(可由销售部代收)，另一联交财务部。

9、退补料管理规定

(1)退料规定：

a.余料退库:车间余料退库应填写《退料单》，在对应的栏目中详细填写品名、规格、数量及退料原因等。

b.质量不良退库：如果是因为质量方面引起的退料，必须经过车间检验员检验，并注明原因(制程损坏、来料本身不良等)，后方可退料。

(2)补料规定：车间损耗超标或异常，导致物料数量不够需要补料时，需由车间主任填写《补料单》，注明品名、规格、数量、补料原因等，经过副总经理批准后方可补料。如果是因为物料本身不良需要补料时，可凭不良物料以次换新，按调换处理，仓管员做好相应的登记。

10、呆滞物料处理规定：

对于呆滞物料，由副总经理组织仓库、生产、采购等相关人员进行评审，做出处理，通常有以下几种处理方式：

(1)将呆滞物料再加工后予以利用。

(2)将呆滞物料代用于类似物料，以不影响功能、安全为原则。

(3)将呆滞物料退还供应厂商。

(4)将呆滞物料转售给其他使用厂商。

(5)将呆滞物料售与中间商，如废品回收站。

(6)暂缓处理，继续呆滞，等待时机。

(7)将呆滞物料报废处理。

11、仓库盘点管理规定：

(1)实行缺料盘点法，当某一物料的存量低于一定数量时，(如体积大的物料低于100个，体积小的物料低于400个时)，仓管员应及时盘点，核对数量与帐目是否相符。

(2)实行循环盘点法，每月底由仓管员对库存物料逐一盘点，核对数量与帐目是否相符。

(3)实行定期盘点法，每年一次，在年底进行，盘点完毕后在《物料管理明细表》(台帐)上做好相应的记录，并注明“年底盘点”，经过仓库分管领导审核签字后上交会计部。

12、仓库安全管理规定：

(1)仓库严禁吸烟和使用明火。

(2)物料堆放不得影响照明，不得妨碍机械设备的操作，不得妨碍通道与出入口，不得妨碍消防器具的紧急使用，不得堵塞电气开关及急救设备。

(3)物料储存重量不得超过货架的安全负荷量。

(4)有毒有害、易燃易爆物品隔离存放。

十四、盘点及对帐

1、仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定盘点频度，进行循环盘点。原则上要求所有库存物品每一季度至少循环一次。

2、在财务部门的组织下，每年至少组织一次全面盘点。

3、盘点后及时将实物数与电脑数核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理。如属盘盈或不可避免的亏损情形时，应呈报财务核准后作帐务调整。相关损失报总经理审批后处理。若为保管责任短少时，则由仓库经管人员负责赔偿。

4、仓库应及时对帐工作，包括：

①各仓管员每月进行自己对账，于次月的4日前上交仓储科长处;

②对帐数据应以电脑记录为准(手工管理的仓库暂以手工帐为准)

③发现对帐差异，应及时查证原因并予以更正。如有损失或其他异常情况(如非正常领发料)应及时报告财务部门和相关业务部门。

十五、呆滞、不良品处理

1、仓库应随时关注呆滞、不良物料和产品，至少每月定期填报一次;

2、对重大质量事故或操作失误造成的呆滞、不良产品或物料，应随时填报处理;

3、对已填报的呆滞、不良品应及时连续跟进直至处理完毕。

十六、沟通协调及服务

1、仓库及仓管员必须具备良好的服务意识，保持良好的服务态度，客户优先，生产为重。当服务对象违规操作或提出不合理要求时，应不卑不亢、以理服人。

2、对工作中遇到问题、困难及矛盾应及时采取“沟通三步骤”(1、语言语气;2、方式方法;3、规章制度)进行良好沟通直至问题解决。

十七、人员变动及移交

1、仓管人员变动，必须办理交接手续。移交事项及有关凭证，要列出清单，写明情况，双方签字，领导见证。事后发生纠葛，仍由原移交人负责赔偿。对失职造成的亏损，除照价赔偿外，还要给纪律处分。

2、应移交事项包括但不限于：

①经管的货物;

②单据、存卡、账本(必要时)及经管的文件、档案资料;

③经管的操作设备、设施、工具及文具用品等;

④未了应跟进事宜。

十八、检查、监督与考核

1、会计部负责对仓库的ERP运作实施指导、检查与考核;

2、装备处负责对进仓物料的质量控制实施审计、监督;

3、装备处负责对仓库的安全管理、现场管理实施检查、监督与考核及仓库的整体运作及单据、帐卡、档案管理实施指导、检查、监督与考核。

十九、相关记录表格

《物资入库台帐》

《物资出库台帐》

《物资库存台帐》

《月度计划台帐》

《出库单》

《手工物资库存表》

《仓库月度出库报表》

《仓库月度入库报表》

《盘亏盘盈报表》

19、附则

如有与本制度不符的相关流程、程序文件依下列原则处理：

①本制度公布前发布的，悉依本制度，并按本制度规定修改相关流程、文件;

②本制度由装备处制定并负责解释，自公布之日起生效、实施。