某某山庄档案管理制度（2篇范文）

第1篇 某某山庄档案管理制度

某山庄档案管理制度

1.各部门办理完毕的文件,要及时移交行政办公室,并按'条款类目'分别存放,三个月后,经检查齐全后,整理立卷归档。

2.每天及时将文件归档,以免散失和积压;严格执行档案清理和整理制度,实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

3.准确做好档案索引,以便于查找。

4.归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作,使所有资料和文件可随查随得,避免盲目查找。

5.卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复,页号一律在右下角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份。

6.案卷的厚度一般1.5一2cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或褪色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以辨认的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。

7.根据卷内文件之联系,进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

8.案卷按年代、部门排列,永久与长期、短期案卷分开保管。

9.行政办公室的门窗要坚固,做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

10.每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。

11.对于失效的档案要进行销毁,销毁档案前,要认真鉴定,并且登记造册,并经行政办公室主任审批后方可销毁。

12.秘密级或以上密级档案销毁时,必须派专人监销,防止失密,严禁将档案作为废品直接处理。

第2篇 八达岭山庄业主委员会档案管理制度

北京八达岭山庄业主委员会档案管理制度

(20**年*月*日业委会会议通过)

第一条 所有档案资料,由业主委员会指定专人负责保管。

第二条 各种档案资料应分类进行登记、编号,妥善保管。

第三条 档案室设在物业楼二层。

第四条 档案资料主要包括:

(一)各类会议记录、纪要;

(二)业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;

(三)各届业主委员会产生、备案的材料;

(四)山庄内所有建筑物产权清册及业主联系方式;

(五)订立的物业管理服务合同;

(六)山庄标识,有关法律、法规和业务往来文件;

(七)业主和使用人的书面意见、建议书;

(八)维修资金收支情况清册;

(九)会议录音、录像、照片等;

(十)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;

(十一)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;

(十二)物业工程验收和质量保修文件,物业使用说明文件;

(十三)物业管理所必需的其他资料,包括物业交费统计表、物业经营开支统计表、物业服务人员花名册等;

(十四)其它有关材料。

第五条 委员因工作需要须查阅档案资料,并认真填写档案查阅单,不得将资料带出档案室。

第六条 业主查阅档案资料,须经两名业委会委员签字同意,并办理查阅手续,不得将资料带出档案室。

第七条 查阅档案的委员和业主应尊重业主的隐私权,依法保守秘密,若泄密依法承担全部责任。

第八条 因管理不当,发生档案资料遗失或残缺,档案管理人员的应承担相应责任并赔偿由此产生的损失。

第九条 本制度经业主委员会会议通过,按照《议事规则》第二十六条公示后生效。