办公设施物资管理制度

办公设施物资管理制度

1.为规范管理办公设施与物资,提高工作效率,特制定本制度。

2.对讲机管理

2.1 对讲机的管理由行政部归口管理, 使用由各部门控制。

2.2对讲机使用须知:

2.2.1用语尽量简洁、明确。

2.2.2使用文明用语,注意礼节,长话短说。

2.2.3使用人应经常检查对讲机的工作状况,保持清洁,使之性能良好,运行正常。

2.2.4使用人应保证工作时间内对讲机为开机状态。

2.2.5严格遵守保密守则,不得在对讲机上交谈公司机密。

2.2.6对讲机如发生丢失或损坏,使用人应照价赔偿。

3.办公物资管理办法

3.1 办公物资的分类

根据价值及使用年限不同,办公物资分为低值易耗品与固定资产两类

3.2 低值易耗品的管理

3.2.1 低值易耗品范围

3.2.1.1 本办法管理之低值易耗品范围为公司办公用品、印刷品等;

3.2.1.2 其他物品根据具体情况可列入本办法管理范围;

3.2.2.日常管理

3.2.2.1低值易耗品的采购、管理由公司行政部负责,核算监督由财务部负责;

3.2.2.2行政部设物品入出库单、物品明细帐和库存统计表进行管理。

3.2.3低值易耗品的::申购流程

3.2.4.低值易耗品的领用与管理

3.2.4.1在库物品由行政部负责指定专人管理。

3.2.4.2在库物品,按月盘点,在每月25日前填写该月库存统计表,注明盈亏值,说明原因,报财务检核。

3.2.4.3领用办公用品须填写办公用品领料单。公司对员工领用费用进行内部财务核算,并与成本效益综合评价。

3.2.4.4贵重办公用品(如计算器)等,须经部门负责人批准后才能领用。

3.2.4.5贵重用品报废时应由使用部门填写情况说明,交行政管理、财务部门审核注销;员工调离,须与行政部进行物品交接,否则按规定折价赔偿。

3.2.4.6行政部应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下,使库存资金最小化,压缩行政费用。

4.名片管理办法

4.1名片格式

公司名片格式统一化。

4.2 名片印制程序

4.2.1 公司行政部统一负责对外印制名片的印刷业务。

4.2.2 名片印制主要审查名片的职务、职称是否相符,因工作需要可以使用比实际较高的职务头衔,但须报行政部批准。

4.2.3 名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。

4.2.4 名片增印需提前一周向行政部提出申请.

4.3 名片使用

4.3.1 掌握名片递送礼仪和交换规则。

4.3.2公务、客户名片须在公司共同使用,不得占为己有。

5.员工工作牌管理办法

5.1 工作牌由行政部统一制作,并登记发放。

5.2 员工离职或离任应将工作牌缴回行政部。

5.3 行政部负责处理报废工作牌。

5.4 工作牌一律佩戴于上衣左上方,不得以外衣遮盖,违者以未佩工作牌处理。

5.5 上班时间,员工应于办公场所佩戴工作牌。

5.6 工作牌有遗失或损坏,应通知行政部补发,每枚扣缴费用20元;因公损坏时经部门负责人证明后,由行政部补发。

5.7凡有下列情形之一者,视情节轻重予以适当惩。