职工档案管理规定办法（2篇范文）

第1篇 职工档案管理规定办法

职工人事档案管理规定

第一章 总 则

第一条 为加强和规范员工档案管理,根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》,结合公司工作实际,特制定本办法。

第二条 员工档案建立范围 凡被公司招聘并录用的人员,均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

第二章 员工档案种类及运用

第三条 个人社会档案:本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管,并随员工工作关系予以转接。

第四条 员工内部档案:公司员工内部档案作为个人社会档案的补充,统一在公司存档由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求,并按年度视情移交归存到个人社会档案。

第五条 公司员工内部档案收集的内容:

1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

4、参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

第三章 员工档案收集程序和归档标准

第六条 收集办法:

1、个人社会档案:个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工,提出归档申请,由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息,以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章,并在公司员工内部档案中留存备查。

2、员工内部档案:公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料,在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

第七条 归档标准:

1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、 真实,文字清楚,对象明确,有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的,须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

第四章 员工档案的借阅

第八条 员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外,其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案,须填写《档案查阅审批表》,报公司领导审批。

第九条 有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案,应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》,由公司领导签字审批后方予查阅。

第十条 员工档案原则不予外借,如必须借出使用时,须严格履行登记审批手续。

第十一条 查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料,不得泄露或擅自扩散档案内容,违者按有关规定追究当事人责任。

第五章 档案的转接

第十二条 员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理,原则要求社会档案随劳动关系一并转移

第十三条 员工调动或离职,其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。 第六章 员工档案的存档期限及销毁要求

第十四条 对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案,在公司保存5年(一般员工)—10年(中高层管理人员)后酌情销毁。

第十五条 对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案,原则上永久留存,未经公司领导批准不得销毁。

第十六条 员工档案编号管理,档案编号为八位数且具有唯一性,其中档案编号前四位数字为入职员工序号,包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性,以便检索。

第十七条 员工档案的销毁由行政人事部门负责,在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准,任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者,应视情节给予惩处。 第七章 员工档案管理人员的职责

1、忠于职守,严格执行档案法规及企业相关制度,维护员工档案的真实性。

2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料,并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

3、做好员工档案的保管、保密和保护工作,确保员工档案的完整与安全。

4、做好员工档案工作的基础建设,促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

第十八条 本办法自印发之日起执行。

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第2篇 企业职工档案管理规定办法

劳动部、国家档案局关于颁发《企业职工档案管理工作规定》的通知

(劳力字〔1992〕33号)

各省、自治区、直辖市及计划单列市劳动(劳动人事)厅(局)、档案局、国务院有关部门: 为了加强企业职工档案管理工作,按照档案完整、真实、精练、实用的要求,实现档案管理的科学化、规范化、制度化,使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系,更好地为社会主义现代化建设服务,现颁发《企业职工档案管理工作规定》,请遵照执行。

企业中由国家任命的干部,其档案管理,仍按国家有关规定执行。

国家机关、事业单位和人民团体中的工人档案管理,参照本规定执行。

附:一、企业职工档案卷皮、档案袋样式和规格(略)

二、转递企业职工档案材料通知单及存根(略)

劳动部 国家档案局

一九九二年六月九日

企业职工档案管理工作规定

第一章 总则

第一条 为加强企业职工档案管理,有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,为社会

主义现代化建设服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,制定本规定。

第二条 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、

选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。

第三条 企业职工档案工作,在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下,由劳动主

管部门领导与指导,实行分级管理,同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章 机构和职责

第五条 职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。

实行档案综合管理的企

业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者,其档案由原所在单位保管,也可由当

地劳动行政部门代为保管。

第七条 职工死亡后,其档案由原管理部门保存五年后,移交企业综合档案部门保存。

对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

第八条 企业职工档案管理部门的职责:

(一)保管职工档案;

(二)收集、鉴别和整理职工档案材料; (三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续; (四)登记职工工作变动情况; (五)为有关部门提供职工情况;

(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作; (七)定期向企业档案室(馆)移交档案; (八)办理其它有关事项。

第三章 档案的内容

第九条 企业职工档案的内容和分类:

(一)履历材料; (二)自传材料;

(三)鉴定、考核、考察材料;

(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料); (五)政审材料;

(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料; (七)奖励材料; (八)处分材料;

(九)招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;

(十)其他可供组织参考的材料。

第四章 档案的收集、保管和销毁

第十条 职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩

等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。

第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。

第十二条 企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红

色墨水及复写纸书写。

第十三条 按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。

第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准(见附件一)。

第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。

对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。

对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。

第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

第五章 档案的提供利用

第十七条 因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:

(一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。

(二)查阅、使用企业职工档案的单位,应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

(三)档案除特殊情况外一般不借出查阅。

如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准,严格履行登记手续,并按期归还。

(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。

(五)各单位应制定查阅档案的制度。

查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任。

(六)因工作需要从档案中取证的,须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

第六章 档案的转递

第十八条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在

一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。

职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。

第十九条 转递档案应遵守下列规定:

(一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。

(二)对转出的档案,必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”(见附件二)的项目登记,并密封包装。

(三)对转出的材料,不得扣留或分批转出。

(四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。

逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。

第七章 附则

第二十条 本规定由劳动部负责解释。

第二十一条 本规定自下达之日起执行。

各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实

际情况制定实施办法或细则。

发布部门:劳动和社会保障部(含劳动部)/国家档案局 发布日期:1992年06月09日 实施日期:1992年06月09日 (中央法规)