阳光家园信箱报刊管理办法

阳光家园信箱报刊管理办法

阳光家园信箱、报刊管理办法

1信箱管理规定

1.1写字楼信箱设在大堂指定位置,住宅区信箱设在每栋楼房入口处,并按楼层标识出信箱号。

1.2信箱的使用方法:在业主入伙、客户租赁房屋时,由经营部/房管人员口头询问用户是否使用信箱。需要使用权用楼宇内信箱的用户须写出申请到财务部办理交费手续。凭《办理信箱通知单》到信件收发值班处办理登记手续。值班人员根据楼层号、单位名称/姓名,安排信箱号码,并登记在《信箱使用登记表》上。

1.3信箱须更换锁头、值班人员通知服务中心。

1.4服务中心室接到信箱维修通知后,安排工程维修人员进行维修。

1.5工程维修人员接到《委托申请单》后,在3天内修复。

1.6信件收发值班人员通知用户领取信箱钥匙。

1.7在使用信箱期间,信箱、钥匙损坏(不属人为破坏),由用户通知服务中心室安排人员维修及更换,费用由用户交纳。

1.8用户如退还信箱停止使用时,到信件收发值班人员交回信箱钥匙即可,值班员在《信箱使用登记表》上注销。

2用户办理报刊登记规定

2.1在办理信箱手续时,值班人员向用户说明预订报刊手续。

2.2用户需要订购报刊的,到所辖区邮电局自行办理预订报刊手续。

2.3用户需要物业部门提供报刊收发时,凭邮局《订阅收据》到收发室办理登记手续。由值班人员在《报刊订阅登记表》中登陆记报刊名称、代号、起止日期、楼层房号、信箱号码、联系电话等,并且保留收据复印件,以方便今后查询。(注:不包含专业机构直接服务内容。)

3收发规定

3.1投递员把邮件、报刊送到值班室。值班人员对于投递员送来的挂号信、汇票包裹等特殊邮件,需要在签收单上签字验收;对于送来的电报,值班员需在电报单上签收。(注:不包含专业机构直接服务内容。)

3.2对于平信和报刊的发放,值班人员须根据用户提供的资料,及时准确地发放到用户信箱。

3.3对于挂号信、汇票、包裹等特殊邮件,值班人员填写到《邮件收发登记表》上,同时把邮件单位名称或收件人姓名写到告示扳上,以便通知收件人领取。

3.4值班人员应凭收件人或带领人本身份证或有关证明发放,并且在《邮件收发登记表》上签收。(注:除非值班员对带领人熟悉,代领人必须携带收件人的身份证,以便冒领追查)。

3.5由于值班人员一时疏忽收发工作有误或报纸平信有遗失现象时,应急时向用户赔礼道歉,并尽可能协助用户查追损失。如无法追查,照价赔偿。

3.6对于邮挂号信、包裹、汇票、电报等特殊邮件,用各种方式通知不到收件人或带领人,超过规定时间仍无人领取,可退回投递员,并要求投递员在《邮件收发登记表》上签收,对于已迁出所管辖物业或已取销信箱者的普通信件,可直接退回投递员。

4记录标识

4.1 《邮件收发登记表》

4.2《信箱使用登记表》