四季花城小区档案管理办法

四季花城小区档案管理办法

花城小区档案管理办法

1建筑物档案的管理:

⑴物业档案:是在工程建设及管理、服务过程中形成的应当归档保存的有关图纸、图表、文字、照片、影像、录音等文件材料的总称。它是工程的重要资产;是历史的原始的真实记录;是物业管理服务的重要依据。建立物业档案,是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段,是提高综合管理能力的基础。物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物档案、业主及住用户档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。

⑵建立档案管理制度:按照社会档案行政管理的要求和质量管理体系文件标准,建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据,物业档案管理制度主要有:对机构部门管理人员职责的规定;对管理工作程序的规定;对档案相关责任部门的规定;对档案材料的移交、分类、着录、保管利用、鉴定的制度和标准;对违反制度的处罚规定等。

⑶确定档案的内容

①建筑物原始档案:建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时,从发展商手中接收的在工程建设施工过程中形成的工程档案,主要指竣工验收资料、房屋单体竣工图,具体内容请见下表:

序号资料名称移交单位移交人接收单位接收人资料编号

一产权资料

1项目批准文件

2用地批准文件

3建筑执照

二技术资料

1竣工图--总平面图

2建筑图--建筑图

3结构图--结构图

4附属工程及隐蔽管的全套图纸

5地质勘察报告

6工程预决算分项单

7图纸会审记录

8工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

9隐蔽工程验收记录

10沉降观察记录及沉降观察点布置图

三竣工验收证明书

1太仓市基建工程竣工验收书

2太仓市建筑消防验收合格证

3电话工程竣工验收证书

4钢材、水泥等主要材料的质量保证书

5新材料、构配件的鉴定合格证书

6水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书

7砂浆、混凝土试块试压报告

8供水、供暖管道的试压报告

9如需物业公司临时代管的设备,开发商还需提供:水泵、配电柜变压器、住户对讲系统、有线电视系统等设备的订购合同、验收证书、产品证书、产品说明书、竣工图纸等

四房屋使用资料

1房屋产权资料

各用户业主名单、地址、电话清单

建筑面积计算书

五供电、供水系统如需物业公司临时代管的,竣工验收后加办以下协议及证书(太仓市各部门颁发的常规证书)

1供用电协议书

2用电许可证

3委托银行代收电费合同书

4变压器报停申请表

5用水申请审批表

6月供水计划报告单

②建筑物维护、改造档案:建筑物维护、改造档案是物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体(或称物业公共设施及公共部分)进行维护、改造的有关资料:

a)维护改造申请表及批准文件

b)维护改造工程施工许可证

c)维护改造方案

d)维护改造工程合同

e)维护改造工程预算书及批准文件

f)维护改造工程施工技术文件(按城建档案管理部门制定的相关规定执行)

g)维护改造工程验收证明书

h)维护改造工程结算(核算)表

i)各设备及工程使用维护说明书

j)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

k)维护改造工程施工设计图及竣工图

③用户装修、改造工程档案: 用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料,一般内容如下。

a)装修、改造申请表及审查意见

b)装修设计图

c)装修、改造过程中的管理、监理资料

d)完工后的验收意见

④档案的产生收集、接收和移交:档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。物业管理档案员应从项目接管开始便收集应归档的各类文件资料并进行验收、整理、组织移交等工作,确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。档案的收集、接收工作应严格按照归档内容的规定进行,对于缺项少件要有明确的记录,并提出追缴和补制的要求。对所收集、接收的档案要严格核实材料的真实性,原始性;对于档案中规定为复印件的材料接受时应严格与原始材料核对,核实后的材料应有明确的注明。根据档案材料来源渠道众多的情况,按以下的职责分工负责收集、接收:

(a)工程技术主管负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料;

(b)安保主管负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等;

(c)办公文员负责收集文书档案资料及社区志史活动档案;

(d)其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能单位负责收集。

收集来的上述档案资料应及时送交档案室(根据不同情况制定各种资料送交的时间,但每周应确定一天为各部门与档案室移交档案的时间)。对于收集、接收上来的档案,档案室应进行验定、签收并进行整理、分类、编目及着录。其用纸(或载体)、用墨、记录书写的字体和符号均应符合国家及太仓市档案行政管理部门制定的规定和标准。

(4)业主与住用户档案的管理

①建立档案管理制度:按照社会档案行政管理的要求和质量体系文件标准,建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据,主要有:对档案管理机构和责任部门的规定,对机构部门管理人员职责的规定;对管理工作程序的规定;对档案相关责任部门的规定;对档案材料的移交、分类、着录、保管利用、鉴定的制度和标准;对违反制度的处罚规定等。

②业主及住用户档案的内容:业主及住用户档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要,收集掌握的有关各业主及住用户的文件材料和信息,主要包括:

(a)业主登记表

(b)业主身份证、暂住证(复印件)

(c)业主家庭成员登记表

(d)买房合同及公证书(复印件

)

(e)房屋使用、管理、维修公约

(f)业主物业产权证明书(复印件)

(g)租赁合同及公证书(复印件)

(h)租住人员登记表

(i)业主物业面积查丈书(复印件)

(j)其他需要业主及住用户提供的材料

③档案的电脑化管理

a信息采集:

类型信息输入

基本信息业主登记事项(姓名、年龄、职业、同户人、身份证号、通讯号、联系地址等)

业主各种证件图形扫描

业主变更登记

产权信息产权登记事项

产权证书图形扫描

产权变更事项

合约信息合约内容摘要

产权证书图形扫描

合约执行情况记录

b信息录入