油品调运分公司档案管理办法

油品调运分公司档案管理办法

工贸油品调运分公司档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、上级单位相关管理办法及有关档案工作的法律法规,制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的,包括外部合作,各类项目管理等活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条 公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第四条 公司要把档案工作列入企业发展规划和计划,把档案工作所需经费纳入财务预算计划,保证档案工作所需经费,逐步加强设施设备等必备条件,维护档案的完整与安全。

第二章 组织机构及职责

第五条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作,并根据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。

第六条 档案管理的主要职责:

(一)贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策,以及上级主管部门制定的规定办法,规范标准,结合本单位实际,制定有关制度、标准和实施细则。

(二)具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划,并组织实施。

(三)负责公司文件材料形成、积累和归档工作。

(四)集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全,负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。

(五)负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。

(六)负责向上级档案部门移交有关档案和资料。

(七)负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。

(八)负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。

(九)负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。

第七条 各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策,按照档案工作的标准规范、规章制度,做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。

第三章 归档范围

第八条 归档文件材料的来源

(一)公司内部形成的文件材料。

(二)各部门移交公司的文件材料。

(三)各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。

(四)公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。

(五)公司执行、办理的外来文件。

第九条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围(见附件二)。

第十条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。

第四章 立卷归档要求

第十一条 文件材料应在规定时间内归档。

(一)管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

(二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。

(四)职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。

(五)会计文件材料在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年后移交归档。

第十二条 电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第十三条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十四条 下列文件材料应随时归档:

(一)变更、修改、补充的文件材料。

(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。

(三)企业产权变动过程中形成的文件材料。

(四)其他临时重要活动中形成的文件材料。

第十五条 各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。

第十六条 各部门向综合办公室移交档案时,要严格履行移交手续。

第十七条 档案工作人员应协助各职能部门,对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认,经职能部门负责人签审后归档。

第十八条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动,要有档案工作人员参加,按照规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最后通过验收或鉴定;所有经费不予结算。

第十九条 立卷归档的总体要求:

归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必须按照规定向档案部门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。

(三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理。

(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷内。

(七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任

者。

(八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。

(九)归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长期不归档。

第五章 档案的移交

第二十条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册,详细填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。

第二十一条 档案管理部门要组织专门人员,对所移交档案的案卷质量情况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后,办理交接手续。

第二十二条 档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签字。

第二十三条 移交的档案在运送过程中,移交部门应由专人负责,以确保档案的安全。

第六章 档案保管期限

第二十四条 按国家有关规定,档案管理部门结合公司情况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10年以下。

第二十五条 确定公司档案保管期限的原则:

(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第七章 档案的鉴定与销毁

第二十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

第二十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

第二十八条 档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。

第二十九条 销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

第八章 档案的借阅

第三十条 公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请单。

第三十一条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当为不受限制档案时直接办理借阅手续。

第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。

(一)凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案,档案部门应按有关规定及时提供完整准确的档案。

(二)凡社会有关方面需要借阅档案,必须经有关职能部门审查,由公司负责人或主管领导批准。

(三)外单位人员调阅档案,一般要求在档案室内查阅。同时需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单。

(四)借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。

第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时,需经公司研究审批后方可借阅。

第三十四条 不得任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容,进行登记。

第三十五条 借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司综合办公室负责人批准。

第三十六条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

第三十七条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。

第三十八条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。

第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时,必须上缴应归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署意见后,方可办理有关手续。

第九章 档案库房管理

第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人员要以高度负责的精神,确保档案资料的安全完整。

第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立专门的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。

第四十二条 库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房的“八防”要求,保证库房安全。

第四十三条 库房内的档案资料定期(半年)清点,保证帐实一致。

第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。

第四十五条 认真贯彻安全消防工作方针,严格执行安全消防法规和规章制度。对档案人员进行消防教育,做到人人持证上岗。

第十章 档案信息保密与利用

第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中华人民共和国《档案法》和《保密法》,忠于职守,严守国家秘密和企业秘密。

第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限,注意重点保管。

第四十八条 整理档案应在专门地方(室内)进行。档案整理人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。

第四十九条 建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续,保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业合法权益不受损害。

第五十条 公司对所保存的重要、珍贵档案,应当用复制品代替原件提供利用,原件应妥善保存。

第五十一条 严禁私自复制及对外提供档案资料,尤其对外协作项目、研究课题等活动中利用档案,必须签订利用保护协定。

第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源,采用编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者提供方便,提高服务质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。

第五十三条 利用者应严格遵守“阅卷规则”,注意爱护档案,损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。

第十一章 奖励与惩罚

第五十四条 根据《档案法》规定,有下列事迹之一的,公司应给予表彰和奖励:

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的。

(二)对保护档案和档案现代化管理做出显着成绩的。

(三)对档案学研究做出重要贡献的。

(四)将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第五十五条 凡违反本办法,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和部门领导

做出检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报批评。

第五十六条 凡违反本办法,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未经批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人进行处罚,并予以通报批评。

第五十七条 凡违反本办法,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第五十八条 遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。

第五十九条 对违反《档案法》的有关规定,已构成犯罪的,要依法追究其刑事责任。

第十二章 附则

第六十条 本办法由综合办公室负责解释。

第六十一条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。

第六十二条 本办法自下发之日起施行。

附件1:

油品调运分公司档案分类规则

为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作,根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及上级单位《档案分类规则》,结合本企业档案工作实际,制定本规则。

一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围;

二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象,充分反映企业的职能划分,并结合档案形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。

三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目,即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用油品调运分公司分类表(附后)标记,代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。

四、油品调运分公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。

五、声像、事务等非纸质载体形式的档案,可按其载体形式的不同组织建立案卷目录,其保管要求应符合国家有关规定。

附件2:

油品调运分公司档案分类表

一级类目二级类目基本范围

代 码名 称代码名称

a党 群 管 理 类01党务工作党总支综合性工作、党总支会、党员代表大会及党党支其他事务性工作等。

02组织工作组织建设,党员管理,党费管理,干部管理等工作。

03宣传工作理论教育,宣传教育,思想政治工作与精神文明建设等。

04统战工作民族、宗教、侨务工作等。

05纪检工作党风党纪教育、检查,违纪案件审查,干部廉政建设等。

06武装工作民兵工作,征兵、复员、转业工作,人防工作等。

07工会工作职代会,民主管理,劳动竞赛,先进表彰,会员管理,劳保福利,女工工作,文体活动等。

08共青团工作组织建设,政治思想教育,团代会,团员、团费、青少年管理等项工作。

09其他

b行 政 管 理 类01行政事务综合性行政事务工作,机要文件,工作会议,专题会议,办公会议,文秘工作,信访、接待工作,调研工作,印信管理等。

02公安保卫治安综合治理,案件侦查,消防管理,自然灾害防范,交通管理,户籍管理等。

03法律事务法律事务,公证工作,专利商标,工商登记管理,政纪监察等。

04审计工作各项审计工作,审计规章制度等。

05人事管理人力资源管理(招聘、调配、劳动合同),劳动工资管理,考核,奖惩,职称评聘,任职、任免,离退休工作,职工教育等。

06教育工作普通教育,职业教育,高等教育、培训教育等。

07医疗卫生卫生监督、防疫、职工防病治病,计划生育工作等。

08公用事业职工生活福利,后勤服务,职工住房等

09外事工作出访考察、国际会议等企业涉外活动。

10公共事务企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等

11其他

c经 营 管 理 类01经营决策企业改革,经营战略决策,企业发展规划,方针目标管理等。

02企业管理企业整顿和企业升级,责任制管理,企业现代化管理等。

03计划统计综合计划,生产经营计划,统计报表,经营分析项目审批等。

04财务管理综合财务管理,资金管理,成本管理,税金管理,会计工作,投资融资管理等。

05物资管理物资采购、分配,物资合同协议,物资核算调拨,仓库管理等。

06合同管理经济合同管理、审核、备案等。

07知识产权管理企业标识、商标标识、商标侵权等。

08其他

d生 产 管 理 类01质量管理全面质量管理,产品质量检测和质量控制,质量认证等。

02能源管理能源消耗管理,节能消耗工作,资源管理等。

03安全环保安全生产,事故处理,安全教育,环境保护,劳动保护等。

04计量工作计量管理,计量设备、仪器,统计报表等。

05标准化工作企业标准化管理工作。

06科技管理新产品、新技术开发,科研、技措、技改管理,科技成果管理,技术引进等。

07档案与信息管理企业档案工作,各类数据管理,计算机信息,通讯管理等。

08其它

e 产 品 生 产 类01油气产品天然气等。

02化工产品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化气、液化天然气等。

03其它

02民用设施办公楼,科研设施,文教卫生,体育,商业服务,住宅,环卫,园林绿化工程等。

04其它

g设 备 仪 器 类01综合设备管理规定、办法、方案、规划、总结、台账等

02公务车辆机动车技术参数档案、产权证书、完税凭证、维修保养记录等

03其它

h会 计 业 务 类01会计凭证各种会计凭证。

02会计账簿各种财务账薄。

03会计报表各种财务报表。

04财务报告各种财务报告(决算)。

05其他会计移交清册,会计档案保管、销毁清册,银行余额调节表、对账单等。

j特

殊 管 理 类01印章公司各类作废印章,包括公章、部门印章、法人私章等。

02奖牌上级单位颁发的各类荣誉奖牌。

03奖杯上级单位颁发的各类荣誉奖杯。

04证书上级单位颁发的各类荣誉证书。

05锦旗外部单位授予的各类锦旗。

06题词上级领导对公司的题词。

07照片公司举办的各类重大会议、活动照片。

08光盘公司举办的各类重大会议、活动照片、录音、视频等刻制的光盘。

09磁带公司举办各类重大会议、活动现场录音、录像等制作的磁带。