水业公司材料管理办法

水业公司材料管理办法

水业股份有限公司材料管理办法

第一章 总则

第一条 为规范材料采购、存储、领用行为,控制公司生产经营用材料费用,提高经济效益,特制定本办法。

本办法所指生产经营用材料包括:工程施工所需的管材管件、阀门、水表等用料、水泵、空压机等机械设备和电缆、配电设施等机电设备及其它投资性材料。

第二条 本办法所遵循的原则为公开与效率。

第三条 材料管理工作的职能布局:材料的使用部门会同财务部负责材料费用预算和核算控制;生产经营部负责材料的采购并办理材料质量合格证、卫生许可证等相关手续;财务部负责材料的存储及出入库管理;督查中心对材料使用情况进行监督,并会同材料使用部门对材料价格和质量进行监督。

第四条 本办法适用于公司本部及临河分公司的生产经营用材料。公司所属其他公司生产经营用材料可参照本办法执行。

第二章 材料采购

第一节一般规定

第五条 年底前,材料使用部门根据年度本部门工作安排和用料需求,编制年度用料计划和材料费用预算,提交财务部审核,并交督查中心监审备案。将经财务部审核纳入年度材料费用预算的年度用料计划提交生产经营部。

无法按年度提交用料计划的部门可按月度提交。

无法按月度提交用料计划的部门,可在工程项目开工6天前提交用料计划。

无法确定项目开工日期的,视情况适时提交用料计划。

第六条 生产经营部接到用料计划后,应即进行市场询价、比价、议价,并指派采购员核实材料存储量,编制材料采购计划,经部门经理和财务部材料会计审核,报分管总经理审批后安排采购员组织采购。大宗材料的采购,生产经营部要进行质量、价格论证,最终报总经理审批。

第七条 大型供水设施建设用料和大批量材料的采购,通过招标进行。生产经营部会同材料使用部门根据项目特点和购材需求编制招标文件,报经总经理审批后组织招标,通过招标竟价采购质优价低的材料。实行招标采购供货的,根据工程情况另行规定。

第二节特别规定

第八条 生产经营特别是现场施工中急需的零星、低值、易耗材料的采购,可由材料使用部门负责人决定,临时直接向生产经营部指定的供应商购买或提货,并在该供应商处建立提货手续;用料事项完成后当月或下一个月内,指派专人凭提货单证经公司采购员、保管员核实审签后补办材料申领、出库和结算事宜。

第九条 公司采购人员会同材料保管员定期盘点库存,建立库存数据档,并向材料使用部门、督查中心及时通报存货信息;对常用材料品种建立常备库存,库内有存货的,一般不得自行采购;材料使用部门当年或当月或单个项目的自行采购量不得超过该部门当年或当月或单个项目用料总金额的5%。

第十条 生产经营部门要及时征求材料使用部门、督查中心的意见,分析材料需求和市场供货信息,对公司生产经营常用材料引入市场竟价机制,确定一家或几家供应商,按照优质价低和定期不定量的原则,报经分管总经理审核,书面签订附加存储、送货条件的买卖合同。

第十一条 合同应明确所购材料的品种规格、质量(必要时封存样品并对样品质量予以说明)、价格、交付提货和存储、送货中材料的毁损、灭失风险责任。合同副本并交财务部、督查中心监审备案。

第十二条 合同应明确,购销双方经协商一致,可就材料价款依据国家政策调整或市场变化在适当时侯作出变更;材料购进后,生产经营部门会同材料使用部门应及时在约定期限内进行质量检验,索取或办理相关证件,以确保材料质量符合标准;试用的产品应约定试用期,不约定试用期的,由供应商确定。

第十三条为缓解公司仓储压力并应对生产急需,按照材料购销合同所购并由供应商存储、运送的材料,可由使用部门通知供应商直接供货,但须具结相应的交接单证并经公司采购人员、材料保管审核后补办材料申领、出库和结算事宜。

第十四条督查中心就临时购料和依合同购料活动,必要时派员直接参与,协同办理,并以适当方式进行监督。对购进材料的使用情况,应视情况介入施工现场进行监督。

督查中心就材料购进、使用情况应当监督而未监督或没有监督到位,材料出现质量问题,须承担相应的责任。

第十五条 采购员对其直接采购材料的质量承担责任;材料使用部门负责人及使用人就购料前提出的采购建议承担相应的责任。

依据本制度第八条由材料使用部门直接购买或提货的材料,材料使用部门经办人、负责人对材料的质量承担责任。

第三章材料验收入库

第十六条 采购员依据经批准的采购计划、已签订的购销合同采购材料,材料保管员依据经批准的采购计划、购销合同副本、供应商出具的销售单证编制材料验收单,将所采购材料验收入库。

第四章材料领用出库

第十七条 材料使用部门设材料员,由材料员根据实际需要量编制材料申领单,经主管审核、本部门分管经理或经理审批,办理领料手续。

第十八条 材料使用部门可就常用材料设置一定数量的储备,品种和储量应由财务部会同生产经营部和材料使用部门共同确定,并经督查中心监审后报总经理批准。凡有材料储备的部门,必须设内部兼职保管员负责该部分材料的实物管理,每月最后一日须会同财务部材料保管员盘点实有库存量,办理假退库手续。

第十九条 材料使用部门的材料储备只能用于应急,只有当本部门急用材料而公司保管员不在岗时才能使用,下一工作日必须办理申领手续,补足核定储量。

第二十条 材料会计应于每月25日与保管员对账,理清各种材料的存储情况,并将对账确认的当日库存明细以电子文档的形式通报采购员和各材料使用部门。

第五章废料回收处理

第二十一条 对于水厂维护、管网维护中替换下来的废料,诸如管材、管件、阀门、水表、井圈、井盖、消火栓、水泵、井管、电缆、配电设施等,应由使用部门材料人员妥善保管,列出清单,移交公司材料保管员验收入库。

第二十二条 使用部门经技术认定,对确因技术进步而被淘汰的原购材料,应开列清单,上报分管副总经理和总经理审核同意后,移交财务部。财务部经报分管副总经理审核同意后,可核减库存。

第二十三条 废料回收入库,应由公司材料保管员编制入库单,备份移交使用部门废料保管人员及督查中心。

第二十四条 对回收的废料和依本办法第二十二条规定处理的材料,财务部报分管副总经理和总经理审批后,责成公司材料保管员进行最后的变卖处理。有关财务

活动按公司财务制度执行。

第二十五条 原购材料价值过大或大宗的材料报废、更换,应逐级层报总经理或总经理办公会议审批。

第六章罚则

第二十六条 材料使用部门、财务部未按本办法第五条及所附相关工作流程规定的程序、时限遵照执行的,视为未完成当年、当月、本周工作任务。

第二十七条 生产经营部接到年度用料计划10日内、月度用料计划5日内、项目用料计划3日内未予审核报批的,并且用料计划审批后,采购员在上列相同时限内未组织采购的,视为生产经营部及其主管、采购员未完成当期工作任务。

第二十八条 材料使用部门临时直接采购材料,违反第八条、第九条规定的品种、时限和限量,视为相关工作人员、主管和部门负责人违规,视为未完成本期工作任务。部门主管因决定失误或相关人员为谋取私利采购低质、伪劣材料,致使公司利益受损的,视情节责令其承担损失并给予降职或降级处分。

第二十九条 生产经营部违反法律及本制度规定的程序与供应商签订购销合同,因合同无效或合同被撤销,由此给公司造成的损失,区别情况,责令相关责任人员承担损失;利用合同谋取私利情节恶劣或者购入低质、伪劣材料,给公司造成10万元以上重大损失的,对负有责任的各级主管给予降职、降级处分直至解聘,对直接责任人员予以除名或解聘,公司依法保留经济追偿权。

第三十条 材料使用部门、使用人在施工、维修中擅自更换材料、或对废料私自处理的,责令相关责任人员承担损失,并处该材料等值额的罚款;情节严重的,依有关法律法规和公司制度追究责任。

第三十一条 库管人员、材料人员未按本办法各相关规定遵照执行的,视为所属部门、岗位未完成当期工作;情节严重的,对责任人给予警告或者通报批评处分。

第三十二条 财务部未按规定组织材料盘点的,视为本部门及相关岗位未完成当期工作。

第三十三条 确定未完成当期工作任务的,按照公司绩效考评办法的相关规定予以评定。

第七章附则