物料采购管理规定办法

物料采购管理规定办法

公司物资采购管理制度【1】

第一章总则

第一条为进一步规范公司物资采购程序,加强内部控制,明确经济责任,确保生产经营的持续稳定,依据相关法律法规特制定本制度。

第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。

第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。

第四条公司固定资产的购置适用本制度。

第二章物资采购规定

第五条物资采购实行归口管理制。

原粮由采购供应部负责采购,辅助材料、包装物由仓储部负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。

特殊情况下,经董事长或总经理批准,可以指定专人进行专项物资的采购。

第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息,及时预测市场供应变化,确保质量过关,价格低廉,供货及时。

第七条推行合同管理制度,物资采购原则上要与供货方签订合同,详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则,造成的损失由采购人员负责。

第八条实行比价采购制度,物资采购要货比三家,确保所采购物资价格低廉,质量上乘。

大宗物资采购建议实行招投标制度。

第九条实行采购质量责任制。

采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。

如因失职而采购伪劣产品,采购人员应负经济责任。

禁止采购人员收受回扣。

如有收受回扣,一经查证,除全额追缴回扣款项外,将视情节轻重进行严肃处理。

第三章发票入账及付款程序

第十条采购物资进厂后,采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续,具体要求如下:

1.原粮入厂,由磅房办理入库手续,打印电子入库单,入库信息录入电脑。

2.辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续,填制一式三联入库单,一联交客户办理发票入账手续。

3.五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。

4.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单,详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。

程序如下:

经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。

第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度,特殊情况下需预付款的单位,经董事长或总经理批准,可以办理采购预付款手续。

第十二条采购付款实行审批制度,执行两条线管理形式,即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。

具体程序如下:

1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后,方可进行申请付款审批。

否则财务有权不予批准付款。

2.申请付款,由经办人填写转账汇款申请单,经财务审核、总经理批准后,方可到出纳处办理汇款。

经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款

3.需要预付款的部门,直接填制转账汇款申请单,经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续,财务部据此挂账,待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。

第四章附则

第十三条本制度从批准下发之日起执行,由财务部负责解释。

第十四条本制度从年月日起下发执行。

材料物资采购管理办法【2】

第一条为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。

第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。

第三条采购流程及职责分工

一、采购流程:

1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。

2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。

3、采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。

4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。

5、成立物资采购监查组。

物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。

供应商评价采用现场考察和资质审查相结合,但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复;供应商评审采用比较记名投票方式,董事长一人两票制,其余人员一人一票制,全数为五票,少数服从多数。

经监查组审查通过的采购价格才能执行。

6、定期或即时签订购销合同,日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。

7、仓库收货、品管人员现场验货。

二、职责分工:

1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正;

2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正;

3、采购部门负责公司所有材料物资的采购,同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请;

4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验;

5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核,同时负责相关资金的落实安排;

6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等;

7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批,包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽;

8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。

第四条一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。

第五条供应商评定控制程序

1、主要材料的含义

主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料,主要包括玻璃、铝框、接线盒、eva等,辅助材料就是主要材料以外的材料;

2、对供应商的评价

2、1、采购部根据同类材料的无差异控制要求,结合物资的质量、价格、供货期等比较,选择合格的供应商,填写<供应商选择评定记录表>。

在无差异或差异可控的基础上,对同类材料供应,应尽量选择几家合格的供应商。

经采购部、监查组等相关机构审查通过后,录入<合格供应商名单>中。

2、2、评价供应商时一般可考虑以下因素:

a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等;

b、质量保证能力,即质量控制体系;

c、业内评价、第三方认证等;

d、满足法规的要求,采购产品涉及强制性认证的,应具有相关认证的证书和质量证明等

2、3、对第一次供应材料的供应商,除提供充分的背景证明材料外,还需经样品测试及小批量试用,经测试合格后才能供货:

a、新供应商根据相关要求提供少量材料;

b、交生产车间试用,并填写<供应商评定记录表>中相关栏目,结果反馈给采购部;

c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。

小批量试用合格的,必要时再经试用,均合格的,经总经理批准后,列入<合格供应商名录>。

3、供应商的日常管理

3、1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪,及时与品管部进行沟通。

供应商产品如出现严重质量问题,采购部应及时向供应商发出<限期整改通知单>限期整改,如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的,应取消其供货资格。

3、2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评,填写<供应商业绩评定表>,评价时按百分制,质量评分占50%,交货期评分占10%,价格及售后服务占40%。

评定标准为:一年中平均质量合格率达到98%以上的给予满分,每降一个百分点扣5分,但质量评分不能低于35分;交货期都准时交货的给满分,经常送货不及时的,给5分以下;在同等质量的基础上价格在业内最低的,给35分以上。

总评分不能低于80分,若低于80分或质量评分低于35分,应取消其合格供应商资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其的检验或验证工作。

3、3、采购人员保持与供应商及时沟通,当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时,采购部应采取相关措施,以确保该变化符合认证规定的要求。

第六条供应商的选择所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库,同类

物品采购至少准备两家或以上数量供应商,以确保供应渠道的顺畅,供应商的选择从<合格供应商名录>中择优录用;

第七条价格确认

1、已经核定的物料,采购人员应注重分析,收集信息资料以尽可能降低采购成本,其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员,以供参考;

2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议,经审议通过后方可执行,已经核定物料采购价格通知上调时,须附价格上调原因,采购部报请物资采购监查组进行审议,审议通过后方可执行;

第八条询价、比价、竞价

1、根据物料采购的需求,采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价,询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同)等;

2、采购部在收到供应商反馈信息后,采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析,选择符合条件的供应商进行招投标,公开竞价;

3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真,审议的方法是评定计分制,审议的地点必须是公司注册地,审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。

第九条执行采购

1、采购人员接到经核准的“请购单”后,应与供应厂商进一步接触,进行正式的质量、价格和后续服务谈判。

对金额较大的或批量采购,应到供方生产工厂进行实际考察,以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等,向对方明确订货意向。

2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员应准备相应买卖合同四份,经授权签字盖章后生效,供方留存两份,需方留存两份,其中一份采购部、一份财务部,合同需要列明至少下列条款:

2、1、供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;

2、2、采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;

2、3、订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;

2、4、价格:单价,合计价、合同总额,定金或预付款

2、5、交货日期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

2、6、付款方式

2、7、所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。

2、8、质量保证条款:发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

2、9、运输方式和销售发票的要求。

3、属于分批交货的货物,采购人员根据实际需求,出具交货通知单经采购部门经理审核,加盖公章后由采购人员通知供方发货,

采购人员应跟踪控制材料物料交货,及时向供应商跟催交货进度。

4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便验收确认。

5、采购部门接到生产部门紧急采购案件,应立即进行询价、议价,按采购程序指明专人迅速办理。

6、阶段控制及沟通

6、1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段,采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。

6、2、采购人员未能按既定进度完成作业时,应将异常情况反馈给主管上级,说明异常原因及预定完成日期,以便拟订对策处理。

7、采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:

7、1、集中计划采购:凡具有共同性的材料物资,可以集中采购计划交货的,可核定材料项目,通知生产等部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。

7、2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的大宗材料物资,应事先选定厂商,议定长期供货价格,报批准后通知各部门依需要提出请购计划。

8、退货

经检验不合格的材料物资需要退货时,仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库,同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”,采购应及时同供应商沟通进行后续处理。

第十条货物验收及付款

1、供应商交货时采购部应通知仓库,对实物清点件数或称重,随货同行的有关证件进行核对,实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单,库管员签字确认,如发现不符时,即通知采购部会同处理。

2、对有质量参数要求的材料物资,品管部派员验收,经验收合格后仓库出具入库单,同时品管人员和库管员必须签字确认。

第十一条付款结算

1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。

2、付款申请由采购人员提交,提交的内容包括:送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等,申请付款应严格按照相关合同要求进行,分清轻重缓急。

申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。

按审批权限经相关负责人签字后,方可办理付款手续。

3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付:

3、1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续;

3、2、外埠采购且供应商要求立即付款时;

3、3、现场调试期间临时急需材料采购;

3、4、1000元以下的零星采购。

第十二条进度控制及异常反馈

1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求,掌握到货进度。

2、采购人员发现供货方交货日期有延误时,应主动与供货厂商联系催货,对异常原因及处理对策,通知生产部协调处理。

第十三条质量评价

就公司所耗用的材料物资质量予以关注,根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价,以利于供应商的优选。

第十四条参与采购过程的各相关部门,明确分工、明确责任、互相配合,发挥互相督促的作用,确保公司利益不受损害。

第十五条参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或佣金,虚心接受群众监督。