船员档案管理规定办法

船员档案管理规定办法

船员档案管理暂行规定

一、为建立、健全船员档案的管理工作,进一步掌握船员技术状况,实现船员档案管理的统一化、规范化、科学化,特制定本规定。

二、船员档案是船员考试发证机关在组织各类考试和核发各类别证件和其他一系列工作中形成的,具有查考利用价值的文字、表格等文件材料,是船员考试发证机关活动的原始依据。

三、船员档案是由船员考试、适任证书签发、船员服务簿发放、海员专业训练、海员证签发等方面材料构成的。

四、船员档案必须实行集中统一管理,由专人负责档案积累和管理工作,确保档案和完整、准确、系统。

五、船员有关材料归档的基本要求:

1.归档要及时;

2.归档的文件材料必须完整;

3.归档的文件材料必须准确地反映各项工作的真实内容和历史过程。

六、船员档案分三个层次管理:

1.船员档案卡片是记载一个船员的基本情况及其所持各类别证件的主要技术资历资料。用于检索和统计。卡片内容、规格全国统一。卡片排放顺序要考虑检索方便,各单位可自行选择。

2.注册登记簿是记载所签发证件的有关技术细节。用于查阅、核工业实和统计。注册登记簿内容全国统一。

3.档案,即船员档案的有关表格内容实行全国统一。

七、船员有关材料的归档范围主要有以下几方面:

1.海员证方面。有出国任务批件、出国政审批件、海员证缴销登记表等有关材料。

2.专业训练方面。有主管机关的关于培训单位开展培训工作的批准文件、验收报告、专业训练申请表、成绩单、签发合格证情况记载等有关材料。

3.船员服务簿方面。有船员服务簿申请表等有关材料。

4.适任证书方面。有关考试发证申请、鉴定、登记表、体格检查表和有关证明材料。

5.考试方面。有考卷记录、考场记录、考试成绩登记表等有关材料。

八、船员档案必须有专门的储存场所,存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。

九、要认真做好档案统计工作,数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。将有关内容按要求填写'船员培训考试发证年报表',一式两份,一份留底,一份于次年1月31日前报船员考试发证主管机关。

十、档案管理现代化是加强管理工作、提高办事质量和效率的重要手段,有条件的单位要逐步应用电子计算机管理档案。

十一、各考试发证机关要配备专职档案管理人员并保持相对稳定。档案人员应由具有高中或相当于高中学历的并具有一定工作能力的人员担任。