行政中心花卉租摆管理办法

行政中心花卉租摆管理办法

行政办事中心花卉租摆管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强市行政办事中心花卉租摆过程管理,提高行政办事中心花卉绿化租摆水平,美化行政中心工作环境,特制定本规定。

第二条 市机关事务管理局赋予行政事务科负责执行本规定。

第三条 **物业管理公司协助行政事务科执行本规定。

第二章 对现场作业人员的管理

第四条 按机关事务局与专业绿化公司所签定的《绿化租摆合同书》要求,绿化公司须安排专人驻点养护,工作人员必须穿着本公司标志服装作业,并注意礼节礼貌、衣冠整洁,不得着短裤、背心、拖鞋上岗作业。

第五条 绿化公司工作人员须遵守办事中心各项管理规定,作业中须保持作业区域卫生,不得乱丢烟头、纸屑、果皮、杂物及作业产生的垃圾。

第六条 绿化公司工作人员作业及进出货时必须由指定员工通道或货物通道进出办事中心或上下楼层,不得使用非指定通道进出或上下楼层。

第七条 绿化公司应按实际工作量安排员工现场进行苗木养护,员工进场时必须向物业服务中心进行申报,同时须提供公司证明及该员工一寸照片两张以及个人身份证原件供物业服务中心验证(复印件及公司证明交物业服务中心存档备案),物业服务中心凭绿化公司证明为其办理办事中心《临时出入证:》。

第八条 绿化公州证明须包含以下内容:

l、该员工进场原因:

2、该员工姓名、性别、年龄、籍贯、身份证号码、从事lr作岗位;3、证明中还应包含对该员工政治身份的鉴别及担保内容;

第九条 物业服务中心办理'临时出入证》时每张收取工本费人民币5元,绿化公司员工离岗/职时应将出入证交还物业服务中心。

第三章 苗木租摆服务基本标准

第十条 租摆苗木品种、数量及质量要求:3米散尾葵、2米散尾葵、吊兰、马利安、白*、蝴蝶兰等16类苗木,共1604株;要求所有花木须常青常绿,不得有桔叶、残花,生长良好无病虫害,盛花容器应整洁美观,样式须经机关事务局专人确认方可使用。

第十一条 苗木须每两周更换一次(部分苗木可根据其生长特性经机关事务局指定人员同意方可延长摆放时间,但延长时间不能超过15天),保持苗木常青常绿。

第十二条 1.5m高的发财树直径须达到20cm,高1.7m的发财树直径须达到22cm以上;蝴蝶兰每盆不得少于8支,每支不得少于8朵花。

第十二条 各个重要接待室、会客厅、迎宾厅及领导办公室的绿化苗木品种选择及摆放布置须根据相关领导、机关事务局或物业公司(按领导或机关事务局要求传达)的要求进行;同时,作为专业性绿化公司,应该在场地布置及品种选择方面提供专业意见或建议协助决策。

第四章 绿化公司作业场地

第十三条 物业服务中心根据办事中心各场地使用状况指定地点用于绿化公司驻点管理人员临时办公及工具保管之用,不提供办公家俱及其它物品。(目前指定地点为地下车库西北角)

第十四条 物业服务中心根据办事中心各部位使用情况指定地点用于绿化公司苗木临时养护修剪及配件(如套盆等)存放之用,绿化公司须保证场地周边交通顺畅,不得影响周边环境卫生。(目前指定地点为西楼一楼东部的连廊处)

第十五条 办事中心内各部位摆放的苗木的养护时须注意作业形象及工具摆放,做好专业、规范,共同维护现场环境卫生,如遇重大会议或接待时,应主动回避。

第五章 租摆苗木的验收

第十六条 绿化公司应根据合同(用户需求书)要求,按要求规格及时间安排苗木进出场。

第十七条 绿化公司应向机关事务局及物业服务中心提供《各类苗木摆放分布图(表)》以便于相关监督人员掌握、跟进。

第十八条 绿化公司按合同要求组织苗木进场时应提前通知机关事务局及物业服务中心指定人员以便于组织验收工作。

第十九条 苗木进/出场时须由机关事务局指定人员会同物业服务中心指定人员负责苗木质量和数量的验收,三方确认完毕后须在《租摆苗木进/出场验收表》记录进/出场时间、苗木品种、规格、数量等内容,并须在表中签名确认。(《租摆苗木进/出场验收表》一式三份,分别由机关事务局、物业服务中心及绿化公司保存,并以此作为付款依据之一,内容详见'附件一')

第六章 临时会议、接待的绿化租摆

第二十条 临时会议、重要接待时的绿化租摆,机关事务局或物业服务中心原则上应至少提前一天通知绿化公司进行相关苗木准备。

第二十一条 为保证紧急情况下的会场绿化布置,绿化公司应长期准备一批日常的会场背景、主席台前等部位的绿化苗木,以便不时之需。

第二十二条 机关事务局或物业服务中心在接获重大会议、接待通知后应及时通知绿化公司,并根据会场现状及绿化公司建议提出初步绿化布置方案,填写《临时租摆通知单》(见'附件二')交由绿化公司进行布置,布置完毕后由机关事务局人员和物业服务中心人员签名验收,并作为l临时租摆付款依据之一。

第二十三条 绿化公司在接到临时租摆通知后应积极组织货源并按要求时间布置完毕.

如确因特殊原因致使部分货品不能及时到位的,应提前告知机关事务局及物业服务中心,并须提出补救意见。

第二十四条 临时租摆费用的计算:【月合同金额÷合同苗木数量÷月天数(30天)】×苗木盆数×租摆时间。(临时租摆只计数量,不分品种)

第二十五条 租摆时间的确定:以《花卉/苗木临时租摆通知单》的租摆时间要求为准(一般时间基准为3天,包含进场时间和出场时间)。

第二十六条 绿化公司应根据各重要会议场地环境特点,结合不同建筑装饰风格制定多套相应的专业布置方案报机关事务局批准,定期使用不同的方案以达到美观及美化的效果。

第七章附则

第二十七条本规定由东莞市机关事务管理局负责解释。

第二十八条本规定自发布之日起施行。

(附件1) 租摆苗木进场验收记录表

(附件2)租摆苗木出场验收记录表

花卉/苗木临时租摆通知单

绿化公司:

因会议场地临时会议、接待之用需进行绿化布置,现通知你公司提供专业布置方案,并根据会场装饰风格及会议类型,于月 日 时前做好苗木准备及现场布置工作,共需租摆天。

通知人: 联系电话:

通知时间:年月日时

> 临时租摆苗木、花卉确认(布置完毕后确认)

序号品种规格数量数量确认质量确认效果评价备注