车辆费用管理规定办法

车辆费用管理规定办法

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车辆费用管理规定

文件编号:dzhr0312004

版次:a

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实施日期:

1.目的

为加强和规范车费报销作业管理,合理地控制差旅乘车费用,特制定本规定。

2.适用范围

本公司员工

3.职责

3.1部门(项目)主管、经理负责公差人员车费的审核;

3.2财务部负责报销金额的复核;

3.3总监负责分管部门经理主管出差车费的审核;

3.4副总负责车费的核准。

4.内容

4.1凡外出公差人员到客户处进行拜访、施工/检修、业务洽谈等公务事项的。应有客户在《外出派工单》“客户确认”栏内签字,回到公司后交给部门主管;到公司各部门公干的,应有所到达部门的主管/经理在“确认”栏内签字;有些公干业务无法由客户或主管/经理签字确认的,派出部门(项目)主管/经理应予以核实该员工是否到达公干地点。

4.2内容:

部门主管应亲自或安排人员对客户进行电话联系进行抽查核实,以确认该员工是否到达客户所在地或指定地点进行公干。

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4.3外出人员在报销车费时应将《外出派工单》附于“报销单”后,且在“报销单”上注明起点、终点、车费。如:公司 → 华强北 → 观兰 → 公司。

4.4员工在公干乘车时,要有节约观念,经理、主管因公务急需处理的可以乘坐豪华车外,其他员工一律不能乘坐豪华大巴。

4.5财务部负责乘车路线费用的信息收集,确定各路段普巴、豪华巴车费标准,以作为报销车费的依据。

4.6财务复核时对员工乘车费用超过标准的予以退回,不予报销;若确属路线费用信息收集错误,应进一步调查核实,确定无误后予以报销。

4.7外出公干严禁打的。如有特殊情况(如取款、取/送卡等)需要打的的,应先报告主管、经理,由主管、经理请示主管总监批准后方可打的。否则的士费不予报销。

5.报销程序

5.1员工出差的,当天填报车费报销单后报主管、经理,部门(项目)主管、经理安排文员电话核实,主管、经理审核后报财务复核费用数额,再报主管副总核准。

5.2部门(项目)主管、经理出差的,当天填报后报主管总监,由主管总监安排人员核实,总监审核后报财务复核,再报主管副总核准。

5.3总监公干车费直接报财务复核,再报分管副总批准。

6.检查

6.1部门(项目)主管、经理应及时安排人员对员工公干情况进行检查或抽查,以确认该员工是否按计划安排出差。

6.2检查人员必须就检查情况做好记录,登记于《员工出差检查表》上。

7.责任

7.1各员工在填报车费报销单时,必须真实,不得弄虚作假,损公肥私。若经检查发现有虚报车费行为的,除当次差旅费用不予报销外,并按当次报销总额处予10倍的罚款。

7.2部门(项目)主管、经理或检查人未履行督查之责,致使部门员工有虚报车费行为的,按当次报销金额处予10倍罚款。

7.3财务未认真复核金额,致使车费报销超过标准的,按报销总额处予责任人10倍罚款。

8.实施

本规定从公布之日起实施。

拟 文

审 核

批 准