健升房地产资料文件管理办法

健升房地产资料文件管理办法

1.人员安排

指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件命令、指示,并督促经办人员执行。

2.文件收发基本要求

a、建立收发文登记簿,收发文时填写'文件日期'、'文件编号'、'文件内容'、'收发文单位'。

b、发文必须及时准确,并要求收文人签收。

c、发出文件必须留底,分类存档。

d、收到文件后,要做好登记,并及时转发有关人员。需要传阅的,采用发给甲--收回--再发给乙--……的方法,并要求阅后签名。

e、所有收到的文件均须归档保管,如属传真件要以复印件存档。

3.资料文件保管要求

做到资料齐全,便于查询。

a、文件的分类:

资料分类的目的是为了便于使用。不同时期不同的工作重点,相应文件的分类也会有所变化。基本分类原则如下:

⑴公司内部:

①公司文件;

②地产部内部文件;

③公司各部门往来文件;

⑵往来文件:

①与物业公司往来文件;

②与业主或客户往来文件;

③其他往来文件。

⑶楼宇资料:

①基础数据文件;

②有关设计文件;

③报建批文文件;

④销售有关文件;

⑤市场调查文件;

⑥其他文件。

b、根据以上分类标准将文件分门别类,随时编制目录。

c、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、目录,进行妥善保管。

4.资料查询

a、非本部门人员要查阅有关资料,必须获得本部门经理许可后方可查阅。

b、查阅人仅限查阅许可的资料。

c、借阅文件资料时,需经部门经理批准,登记后方可借阅,时间不得超过7天。

d、如需复印,应经部门经理许可,并由资料管理人员复印并进行登记。