附属中学基本建设类档案管理办法

附属中学基本建设类档案管理办法

附属中学基本建设类档案管理办法

为了提高z师范大学附属中学基本建设类档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，依据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规、规章，结合学校的实际，制定本管理方法。

一、基建档案归档和不归档范围

凡在基本建设管理和工程项目建设过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表等文件材料，均属基建档案。

（一）归档范围

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

3.归档的主要内容和重点：项目工程可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收文件和全套图纸、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附表。

（二）不归档的范围

1.上级关于基建工作普发、不办的文件材料。

2.正式施工前的草图、未定型图纸。

3.重份文件和重份图纸。

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

二、基建档案工作岗位责任制

（一）基建管理部门领导职责

1.制定和健全基建档案工作管理制度，并将其纳入日常管理工作之中，监督有关部门执行。

2.加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。

3.负责组织基建项目形成的应归档的文件材料的整理归档工作。

4.指导基建档案的鉴定工作。

5.指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作质量的提高。

（二）基建管理部门兼职档案人员职责

1.负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。

2.接受档案室的业务指导和监督检查，按规定时间向档案室移交基建档案。

三、基建文件材料的归档流程

（一）形成与积累

1.基建部门接到基建项目后，于项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

2.所收集的工程资料必须真实有效，各种签字、盖章手续齐全，字迹工整，图象清晰符合标准。

（二）整理方法

1.装订

归档文件材料按件装订，统一在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；图纸可以一组有机联系的图纸为一件或单张为一件，蓝图大于档案盒的，以手风琴式折叠成A4纸型的规格；成册材料为自然件，使用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。

2.分类

分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

（1）分年度

综合管理的文件材料归入其形成年度；项目的全套文件材料归入其竣工年度。

（2）分二级类目（分问题）

在每个年度下按问题分类，一级类目是基建档案实体分类的最高层位，标识为“JJ”。基建档案划分至二级类目，即分为综合管理和按单项工程设置类目，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识代号

综合管理JJ11

单项工程JJ12

单项工程从JJ12开始编制二级类目，1个单项工程为1个二级类目。在归档年度内第1个单项工程设置为 “JJ12”、第2个单项工程设置为“JJ13”、 第3个单项工程设置为“JJ14”，以此类推，但10、20......等带“0”的数字不用。

（3）分保管期限

基建文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久标识为“Y”，长期标识为“C”，短期标识为“D”，具体保管期限见附表。

3.排列

归档文件材料在二级类目下同一保管期限内排列。项目中的报建图、用地通知书、建设规划许可证等管理性文件排列在项目材料的前面；图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、水工竣工图、电工竣工图、气管竣工图、更改图）。

4.编号

归档文件材料按排列顺序逐件编号。

5.编制归档文件目录

归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下：

归档文件目录

2011-JJ11-C

件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注

上述表中各项填写要求如下：

件号：填写档案室编件号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

文号：文件的发文字号；

题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号；

日期：文件材料形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；

页数：每一件归档文件材料的页数（需在对应档案实体件的最后一页的右上角标注页数），文件中有图文的页面为一页；

备注：注释文件材料需说明的情况。

6.装盒

将归档文件材料按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。

7.备考表

备考表置于盒内文件材料后，并填写表内项目内容：

（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

（2）整理人：负责整理归档文件材料的人员姓名；

（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；

（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。

四、归档时间

综合管理的文件材料于次年三月前，由文件形成和积累部门初步整理后送档案室整理归档；单项工程项目在竣工验收后两个月内归档。档案室于六月底前全部整理归档和制作全引目录。

附表：基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ[11]综合

序号 归档范围 保管期限

1 上级有关基建工作的文件 短期

2 本校基建工作的规章制度、工作计划、总结 长期

3 本校基建工作总体规划、统计报表 永久

4 全校性总体规划、设计总平面图 永久

5 基建投资的请示、报告与批复 永久

JJ[12]单项工程项目

序号 归档范围 保管期限

1 可行性研究

（1）项目建议书及上级批复 永久

（2）可行性研究报告 永久

（3）项目评估 永久

（4）环境预测、调查报告 永久

（5）设计任务书及计划任务书 永久

2 设计基础

（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永久

（2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观察记录 永久

（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久

3 设计文件

（1）初步设计 永久

（2）技术设计 永久

（3）施工图设计 短期

（4）技术秘密材料、专利文件 永久

（5）设计计算书 长期

（6）关键技术实验 永久

（7）总体规划设计 永久

（8）水、电、气管道分布图 永久

（9）设计评价、鉴定及审批 长期

4 工程管理文件

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久

（2）承包合同、协议、招标、投标、租赁文件 永久

（3）施工执照 永久

（4）环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气供应协议书 永久

（5）产权证、土地证 永久

5 施工

（1）土地施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期

[2]施工组织、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长期

[3]原材料及购件出厂证明、质量鉴定 长期

[4]建筑材料实验报告 长期

[5]设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永久

[6]土建施工定位测量地质勘察 永久

[7]土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图 永久

[8]隐蔽工程验收记录 永久

[9]工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久

[10]分项、分单位工程抽量检查、评定 长期

[11]交工验收记录证明 长期

[12]施工报告、施工验收报告 永久

（2）设备及管线安装施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期

[3]焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期

[4]隐蔽工程检查验收记录 长期

[5]强度、密闭性试验报告 长期

[6]设备调试记录 短期

[7]施工安装记录、安装质量检查评定、事故处理报告 长期

[8]系统调试、实验记录 长期

[9]管线清洗、通水、消毒记录 短期

[10]中间交工验收记录证明，工程质量评定 长期

[11]竣工报告、竣工验收报告 长期

（3）电气、仪表安装施工文件

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期

[3]调试、整定记录 长期

[4]性能测试和校核 长期

[5]施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期

[6]操作、联动试验 短期

[7]电气装置交接记录 短期

[8]中间交工验收记录、工程质量评定 长期

[9]竣工报告、竣工验收报告 长期

6 竣工验收

（1）竣工验收报告 永久

（2）全部竣工图纸 永久

（3）质量评审材料 永久

（4）工程现场声像材料 永久

（5）竣工验收会议决议文件 永久

7 基建财务、器材管理

（1）财务计划、年度计划 短期

（2）工程概算、预算、决算 永久

（3）主要材料消耗、器材管理文件短期

（4）交付使用固定资产文件 永久