商小区物业档案管理措施

商小区物业档案管理措施

住宅小区物业档案管理措施

1、建立档案管理制度

根据档案资料初建的情况,拟首先制定如下制度:

<物业档案管理制度><档案查询制度>

<库房管理制度><档案移交验收制度>

2、确定档案的内容

物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案,管理工作档案的管理具体的说明。

①建筑物档案

a、建筑物原始档案

包括竣工验收资料、房屋单体竣工图,具体清单如下:

产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

(1)产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

(2)技术资料。包括:竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

(3)竣工验收证明书。包括:基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

(4)房屋使用资料。包括:业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的,竣工验收后加办以下协议及证书。包括:供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

b、建筑物维护、改造档案

建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料:

(1)维护改造申请表及批准文件

(2)维护改造工程施工许可证

(3)维护改造方案

(4)维护改造工程合同

(5)维护改造工程预算书及批准文件

(6)维护改造工程验收说明书

(7)维护改造工程结算(核算)表

(8)各设备及工程使用维护说明书]

(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

(10)维护改造工程施工设计图及竣工图

c、用户装修、改造工程档案

用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料,一般内容如下:

(1)装修、改造申请表及审查意见

(2)装修设计图

(3)装修、改造过程中的管理、监理资料

(4)完工后的验收意见

②管理工作档案

管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料,主要为:

(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;

(2)制订的各种管理规定、公约;

(3)公司 iso体系文件

(4)财务资料

(5)工作计划、方针、目标记录

(6)各项管理工作日志

(7)纠正和预防措施方案

(8)质量/环境/安全控制记录

(9)设备设施保养规程,巡查、维修、养护记录

(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

(11)投诉及投诉处理记录

(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

3、档案的管理

(1)档案的分类、编目及着录

(2)档案的整理装订

(3)档案的电脑化管理

4、管理条件:

(1)库内温度不超过20摄氏度,湿度不超过5%,密闭防光、防鼠防虫,严禁烟火,配气体或干粉灭火设备。

(2)办公条件,适量的存储和查阅空间,符合规定的整理装订设备、工具和装具。

(3)管理人员要求:经过档案管理专业培训。