某小区管理处档案管理措施

某小区管理处档案管理措施

小区管理处档案管理措施

一、档案资料管理作业流程

1、档案资料的收集

(1)设立档案资料,采取系统化、电脑化的手段,设兼职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行严格管理。

(2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道:规划设计到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理:收集的所有住处资料,统一由档案管理员集中整理、分类,整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理。

3、资料的归档管理

(1)资料归档管理采用原始档案和电脑档案的双轨管理制,采用多种形式的文档储存方式,便于原始资料信息的保存,如:胶卷、照片、图景等档案组卷按不同的业务性质,编号,造册,编辑并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化成为电脑储存,便于查找和调用。

(2)档案管理环境做好三防工作,即防火、防潮、防变质。

二、档案资料的分类

1、外来文件

■规划档案

■验收竣工档案

■其他档案

2、内部档案

■房屋维修档案

■装修管理档案

■机电设备档案

■配套设施设备维修工程档案

■消防管理档案

■车辆管理记录档案

■保安服务管理档案

■日常服务管理档案

■日常维修档案

■卫生保洁管理档案

■绿化管理档案

■vip档案

■其它档案