建设工程项目合同管理措施

建设工程项目合同管理措施

1 合同管理原则

1.1依法办事、全面管理

在本工程项目建设管理过程中,一切活动遵守中国法律、法规和地方法规、遵循国际惯例,强调法律至高无上的地位和作用。充分发挥本投标人合同管理体制的行为规范职能和过程控管职能,合理利用计算机网络的管理手段,对建设过程的管理行为、经济行为、建设过程行为、机制运营行为等进行全面调控、管理。

1.2依合同治管理

通过法律的保障和合同管理机制、审批程序的有效运行,确保合同管理的灵魂作用,确保其主导地位。在本项目管理过程中,本投标人将通过合同的合法签订、和管理,将业主与本投标人、本投标人内部各方、本投标人与参与施工、协作、管理等各方的权利、义务、责任等一切行为,规范在合同执行前,从而实现体制、机制、程序的建立,措施、手段的运用和执行有章可循。使本项目的全过程管理,都在合同管理的调控下相互联系、相互制约,实现成本、进度、质量等各项指标的最佳效果。

1.3以管理保合同

在合同签订、执行、管理过程中充分发挥合同管理人员的专业管理和创新的团队管理优势,实现组织的系统化、管理的具体化、程序的规范化、防范的严密化。运用现代化手段,坚持诚信、公正、公平、公开的原则,实行主动的动态管理,确保合同的顺利执行,充分发挥其职能和作用,使本工程建设管理过程进入'依合同治管理,以管理保合同'的良好局面。

2 合同管理体制与职能

2.1合同管理体制

合同管理体制是依据合同管理原则,在本工程总承包管理过程中依法对合同全面管理、运行的管理体制。本体制在本投标人的统一管理下工作,形成包括合同相关各方参与的合同管理团队,充分体现全员参与管理的理念。在此基础上,我们设立专门的合同管理部门及辅助管理机构。合同管理部门主要职责是负责合同签订和合同全面执行。辅助管理机构主要职责是提供法律、风险、信息等方面法律咨询保障及其他技术支持。

2.2管理职能说明

1)核心管理职能

*负责制定适用于本工程总承包管理要求,符合本投标人与业主总承包合同原则的标准合同范本、招标文件;

*对拟参与本项目工程施工、合作方资质及合法身份等进行前期审查;

*订立并签署施工合同、劳务合同、技术合作合同、材料设备采购/加工/订货合同、材料/设备租赁合同、商务合同、管理合同等;

*负责制定监控、检查合同执行情况的量化指标,纳入信息管理网络;

*有计划的对各类合同的执行过程情况进行检查,将检查结果进行综合分析,对已经出现的或有可能出现的问题,从合同管理角度提出解决方案及意见,进行循环动态的检查与反馈,确保合同的顺利执行;

*负责合同的变更、补充、修订、索赔、保全及诉讼等事宜;

*负责项目建设合同方面的全面验收及结论处理;

*协同经济管理、质量管理、工程管理的相关部门,对合同中约定的质量、进度、经济等各方面最重要指标的执行状态进行日常管理工作。

2)辅助管理职能

a)法律保证

熟悉与建筑相关的法律法规,了解国际惯例,为各项合同的制定提供可靠的法律依据;对工程招投标开始到项目建成全过程的各种合同的订立、执行行为提供必要的法律咨询与指导;为项目的变更、补充、修订、索赔、保全及诉讼提供法律咨询或代理。

b)风险监控

充分发挥本投标人在总承包合同管理方面的经验,尽可能进行风险预测,把损失估计在其发生前,协助制定合同条款中有关风险部分的条款;对合同签订或执行过程中的出现的缺陷提出预警、并制定应急措施及保全方案;

c)网络支持

利用计算机管理网络,按合同文档、合同履约、合同变更、索赔等体系实现信息处理、网络化管理;利用计算机管理手段实现合同分级管理,防止越俎代庖和空缺管理。

3 合同管理机制及运行

3.1建立合同管理机制

本投标人在充分理解招标文件,考虑到本工程的特点,以及本投标人施工总承包特定的管理环境,在本项目管理过程中,建立以下管理机制,对项目进行全过程合同管理。

*签约管理机制

*备案管理机制

*风险预警、保全机制

*变更管理机制

*纠纷管理机制

*终止管理机制

3.2管理机制内容

1)签约机制

合同预案

控制要点:

1.分解项目建设的全部管理过程;

2.充分征求各级领导及各职能部门的意见;

3.全面掌握本投标人总体管理理念和项目进程计划;

4.按7类(施工、劳务、合作、采购、租赁、商务、管理)合同及各类合同具体内容、施工组织设计管理的需要,设立分项合同管理预案;

5.此管理预案,经本部批准后,提交计算机合同管理系统进行统一的网络按合同类别组织预编码的设定、其合同代码是本项目管理全过程的唯一标识。

符合业主要求的标准合同范本、招标文件;

洽 谈

控制要点:

1.对取得合同签约权单位进一步进行必要考察及签约资格的认定;

2.合同管理人员会同项目代表与取得签约权单位,依据本投标人制订的标准合同范本对合同条款、合同要件、责任、权利、义务、价格、付款方式、双方协商条款(但不限于),进行洽谈;

3.完成双方确认的洽谈记录。

起 草

控制要点:

1.根据双方洽谈的结论,起草合同草本;

2.以合同会签单的方式,征求相关职能部门的意见;

3.综合各职能部门意见后征求法律顾问的意见,对草案进行修改。

修 改

控制要点:

1.就合同草案再多次与取得签约权单位进行洽谈,对其中的具体条款进行多次修改,最终达到共识;

2.完成双方达到共识的合同文本,及时送达各主管领导及相关职能部门。

审 定

控制要点:

1.各主管领导、相关职能部门在规定时间内完成签认;

2.完成正式合同文本,双方核实、确认无误;

3.将确认后的待签合同文本,送达各方法人代表。

签 订控制要点:

1.双方法人代表(被授权人)签字、盖章,合同生效;

2.提交备案管理机制程序运行。

2)备案管理机制

初始备案

控制要点:

1.初始合同备案,由具备合同管理员资格的人员承担;

2.参与合同起草、审定、签订的全过程管理;

3.合同一经签订,有关合同备案管理规定管辖范围的,按政府主管部门的规定完成审查、备案手续;

4.合同备案后,连同相关缔约单位(个人)合法身份证明资料,公司内部完成以书面、网络二种形式存档;

5.以上程序执行完,提交合同履约过程执行、管理;

合同完成终止程序机制后,在市政府相关管理部门备案的合同,按有关规定,在政府主管部门完成注销备案手续;

过程文件

控制要点:

1.建设过程中具有法律效力的过程性文件,按相关合同的依附关系分类、分项实施全过程跟踪备案管理(会议纪要、洽商变更、合同修改、补充、变更依据等),在本投标人内部形成完整的存档资料。

2.以上资料在计算机网络上及时全面跟踪管理,统一编码、发布,以便进行各程序机制的管理。

终止配合

控制要点:

1.配合终止程序机制完成合同终止协议;

2.按当地档案馆的规定及标准,完成竣工资料与合同管理有关部分文件的归档资料。

后续支持控制要点:

1.完成以上合同备案、存档工作的同时,完成书面文件的备份存查、按管理网络统一编码的电子版备份文件;

2.以上文件,随时支持项目后期运行、维修、改造、移交等工作。

3)风险预警、保全机制

签约期

控制点:

1.配合各类合同在签约机制运行的同时,随时对合同执行过程中可能出现缺陷、索赔、风险等进行评估,提出预警。

2.在合同执行前并组织相关管理部门提出保全方案。

执行前

控制点:

1.在合同生效的同时,合同管理部门组织各专业相关部门,召开待执行合同交底会。其内容包括:

2.介绍合同对方的基本情况及合同条款的主要内容,对必要的合同条款加以重点说明;

3.对可能出现缺陷、索赔、风险等问题提出预警;

4.针对预警的范围,提出初步保全方案;

5.经会议讨论,提出供合同执行人实施的保全方案。

执行中控制点:

1.将预案期、签约期提出的可能出现缺陷、索赔、风险作为本阶段管理控制的重点,配合各专业相关部门做好合同执行中的监控及法律方面的支持;

2.在对执行期控制点执行的监控中,统一执行保全方案,配合各专业相关部门做好取证和记录;

3.必要时,编制相关的修改协议。

4)变更管理机制

产 生

控制点:

1.对合同执行过程中产生需要变更的全部项目进行调控、管理;

2.按变更产生的6个类别(功能变更、设计变更、不可遇见、不可抗力、条款纠纷、其他)依附相关合同进行统一分类管理;

3.将产生变更的原始资料,及时纳入备案管理机制及时备案。

处 理

控制点:

1.依据变更提出的相关事宜,对经济、工期、法律责任等进行全面分析,提出处理意见,相关职能部门会签,完成处理方案;

2.将方案提交本投标人授权的主管领导批准后执行;

3.依据批准后的处理方案,及时签订变更、补充协议。参照正式合同的管理模式,纳入备案管理机制等相关机制运行。

备 案

控制点:

1.项目建设全过程变更事宜,均以3部分(原始文件、批准执行的处理方案、处理结果)内容资料,提交给备案管理机构备案。

5)纠纷管理机制

产 生

控制点:

2.对合同执行过程中产生的各类纠纷及索赔全部进行调控、管理;

3.按纠纷产生的4个类别(条款理解不一致、合同主体发生变化、变更处理指令不接受、因合同主体某以方违约行为产生的纠纷),及发包人、承包人二方面,约十几种索赔要素统一分类监控管理;

4.将产生纠纷、索赔的原始资料,及时整理、备案。

处 理

控制点:

1.依据纠纷引发的重点事宜,召集以法律支持为主的相关职能部门进行分析,提出各提出处理意见;

2.处理意见提交本部主管领导批准处理方案,依法律程序执行

3.依据纠纷处理方案,及时补充、完善相关的修改、

补充文件。并将其纳入备案管理机制等相关程序运行

备 案

控制点:

1.对纠纷处理事宜的过程资料、处理结果资料及执行情况资料,依附于相关的原始合同分别提交给备案管理机制备案管理。

6)终止管理机制

产 生

控制点:

2.因各种原因,致使合同执行过程中必须终止的,经过纠纷管理先进行处理,处理后再进入本程序执行;

3.按纠纷管理机制的调整、处理意见,完成终止协议;

4.合同终止后,在政府主管部门备案的及时办理注销备案手续。

处 理控制点:

1.合同双方主体将合同中所约定的全部事宜执行完成,经本投标人各相关部门会签确认后,完成终止协议;

2.终止协议完成后,提交合同备案管理机制。

备 案

控制点:

1.在政府主管部门备案的合同,协助备案管理机制及时完成注销备案。

2.协助备案管理机制将此合同执行过程全部文件整理存档。

3.3管理机制运行