小区外联专业服务机构的组织监控管理计划

小区外联专业服务机构的组织监控管理计划

小区外联专业服务机构的组织和监控管理计划

为了更好服务业主,有效监控外联专业服务机构,保证服务的效用,以达到满足甚至超越业主的需求。特分以下三个阶段对外联专业服务机构进行组织和监控:

一、前期组织管理:

1、对社会上的专业服务机构进行市场调研,调研的内容为:

①服务的方式和方法

②具体方案

③服务设备

④材料运用

⑤服务人员的素质

⑥性价比

此项工作在8月1日---8月31日之间完成。

2、市场调研后,整理并完成调研报告,选出一家服务方法方式先进,方案详细、具体、可行性高、合理,服务设备先进,材料运用合理,服务人员素质较高的专业服务机构进行洽谈。

3、在洽谈的过程中,一方面商谈探讨专业服务供应商的服务模式,站在业主的角度,看是否快捷方便、服务效果是否良好、是否方便业主,然后在站在专业和物业的角度上,在专业服务供应商服务模式基础上,进一步改进,以达到最佳的服务模式。

4、洽谈成功后,用小管家特色服务规范规范专业服务供应商的服务人员的服务行为,使业主感到温馨、亲切、管家式的服务,以展示我小管家的特色服务。

5、合作协议的草拟。合作协议在双方平等、自愿的基础上进行签订,合同的内容以业主的满意度为主要的考核内容,并制定解除合同的详细地细则,以求最大化的方便业主。

二、服务过程组织管理:

服务过程的跟踪监控是确保服务质量的关键环节。为了更好监控专业服务供应商的服务过程。特制定以下监控体系;

1、建立小管家巡查制度:小管家对进行提供专业服务过程进行巡查,记录巡查质量记录,并对巡查过程中发现的不良现象进行指正,并发出,整改通知书,如发现造成重大损失的,及时赔付给业主,并上报公司有关部门。

2、建立小管家抽检制度:对完成后的服务项目,小管家及时抽检,及时记录抽检内容,并且对服务质量不太精益求精的公司登记备案,并上报公司有关部门,向供应商发出整改通知书。

3、建立小管家现场跟踪制度:及时对服务现场进行跟踪,有效与业主沟通,并对专业服务供应商的服务人员进行质量监控,发现不良现象,及时纠正,满足甚至业主的需求。

4、制定应急措施:针对一些突发事件,制定一些应急措施:防治服务供应商的服务人员在服务过程中的偷盗的措施,业主的成品被破坏的措施,服务人员的发生事故的应急措施。

三、后期组织管理

1、建立回访、顾客意见调查制度:及时对被服务的业主进行回访或是顾客意见调查,对小管家及服务供应商的服务人员进行监督,并记录在案。回访或顾客意见调查可采用书面、电话、登门拜访、电子邮件等方式。

2、建立质量报告制度:质量报告包括效果评估、专业鉴定、成本核算、业主满意度四个大项。这四个大项的数据直观反映出专业服务机构的服务的好坏。根据质量报告,我们可以直观决定合作的继续或是终止。

3、同时根据专业服务机构的服务意识及服务规范进行横向比较,以提高自身的不足之处,完善自己的服务,做精益求精。

附:

市场调研表

调查时间: 调查人:

调查单位及调查服务项目调查内容备注

服务方式方法具体方案服务设备材料运用服务人员素质性价比