住宅物业入伙管理控制工作程序

住宅物业入伙管理控制工作程序

物业程序文件

--住宅物业入伙管理控制程序

1.0目的

2.0适用范围

适用于物业服务中心所辖住宅类物业的入伙管理。

3.0职责

3.1

3.2

4.0工作程序

4.1

4.2入伙管理控制程序

4.2入伙办理程序

4.2.1新业主入伙手续的办理:可参照《业主收楼流程图》执行,包含的几个步骤4.2.1.1-4.2.1.4,根据实际情况需求,由物业服务中心总监/经理做出适当步骤调整,内容不变。

4.2.1.1核对业主身份、资料

a、客服部前台接待人员核收由发展商盖章、签名的《交楼通知书》或《提前交楼通知书》;

b、核对业主身份证及复印件,确定业主身份,若属委托代办收楼手续的须核实业主委托证明、委托人身份证明及受委托人身份证明并将复印件保留存档;

c、核对业主与发展商签订的《商品房买卖合同》复印件、《物业维修基金》回执原件,及发展商出具的《缴款通知书》等办理相关手续。

4.2.1.2入伙费用缴交

a、接待人员指引业主到收费处缴交收楼的一切费用,财务人员按收费项目及标准,详见相关项目《业主收楼费用一览表》,收取并开具收费票据交给业主,并在《收楼手续单》相关栏签名;

b、业主交齐一切费用后,财务部工作人员协助/引导业主签署《委托银行缴费协议书》,并将代开设的银行缴费存折发放给业主;

4.2.1.3文件签署、物品发放

a、签约人员引导业主与交楼人员签署相关文件,填写《收楼手续单》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》《业主规约》《消防安全承诺书》《业主收楼物品/资料签收单》,并发放《前期物业服务合同》《业主规约》《前期物业服务合同》《房屋质量保证书》《房屋质量说明书》《消防安全承诺书》及单元钥匙、礼品;

b、引导业主填写《证件办理申请表》办理相关证件。

4.2.1.4现场验楼

a、通知现场验楼人员带领业主到现场进行单元验收,验收项目包括:天花、地面、电气系统、智能化系统、给水系统、排水系统、门、窗、五金配件、电器、花园护栏、绿化等项目,并抄该单元的水、电读数,双方确认后签署《楼宇情况验收检查表》;

b、如需留匙,现场验楼人员指引业主到钥匙发放处办理手续,并签署《钥匙托管声明》。

4.2.1.5遗留工程跟进处理:按《遗留工程处理流程图》执行。

4.2.1.6业主档案整理、归档:按《业主档案管理控制程序》执行。

4.2.1.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。

4.2.2二手业主入伙手续的办理:可参照《二手业主收楼流程图》执行

4.2.2.1核对业主身份、资料

a、客服部前台接待人员核收二手业主入伙所需资料:二手业主与原业主签订的《商品房买卖合同》或房产证、有效身份证原件、指定银行存折;

b、客服助理对二手业主的以上文件进行查验、复印,将上述原件退还二手业主,并将复印件留底建档;

4.2.2.2费用结算

a、客户助理通知工程组工作人员确认旧业主的水、电表计数;

b、由财务人员核算原业主所欠的应缴费用,并与原业主结清之前所欠一切费用;

c、客户助理告知二手业主小区的各项收费标准、收费时间及托收方法。

4.2.2.3文件签署:指引业主签署《业主规约》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》(如有需要)《委托收款协议》《前期物业服务合同》等,并要求业主在《业主收楼物品/资料签收单》签字。

4.2.2.4文件发放:向二手业主发放《业主规约》《服务手册》《前期物业服务合同》等资料。

4.2.2.5证件办理

a、回收原业主之前在客服组前台所办理的各类证件;

b、引导二手业主填写《证件办理申请表》,并办理相关证件,做好相关解答。

4.2.2.6业主档案资料更新

a、手续办理完毕后,立即通知礼宾部做好相应工作;

b、将二手业主资料归入业主档案中,原业主资料保存;

c、业主档案整理、归档,按《业主档案管理控制程序》执行。

4.2.2.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。

4.3收楼工作总结:每次集中收楼后,由客服部提交书面《收楼工作总结/报告》,并对收楼过程中存在的问题提出纠正/预防措施。

5.0支持性文件

5.1《业主规约》

5.2《服务手册》

5.3《前期物业服务合同》

5.4《商品房买卖合同》

5.5《房屋质量保证书》

5.6《房屋质量说明书》

5.7《物业接管验收控制程序》

5.8《业主收楼流程图》

5.9《二手业主收楼流程图》

5.10《装修管理控制程序》

5.11《装修办理流程图》

5.12《遗留工程处理流程图》

5.13《业主档案管理控制程序》

5.14《业主收楼费用一览表》

5.15《业主收楼资料一览表》

6.0质量记录

6.1《委托银行缴费协议书》由银行提供

6.2《委托收款协议》由银行提供

6.3《交楼通知书》或《提前交楼通知书》营销中心提供

6.4《维修基金交付证明》由业主自行办理

6.5《收楼手续单》售后服务中心提供

6.6《缴款通知书》售后服务中心提供

6.7《业主收楼指引》

6.8《住户资料登记表》

6.9《消防安全承诺书》

6.10《业主收楼物品/资料签收单》

6.11《楼宇情况验收检查表》

6.12《钥匙托管声明》

6.13《证件办理申请表》

6.14《收楼工作总结/报告》无固定格定

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