业户入伙管理工作程序

业户入伙管理工作程序

1.0程序目的

通过对业主入伙时各项工作进行明确分工,确保业主入伙时各项手续能顺利办理,使业主满意。

2.0适用范围

适用于管理处所管物业内业主入伙工作的管理。

3.0主要职责和权限

3.1管理处经理全面负责业主入伙的各项组织工作。

3.2客服中心负责接待、引导业主办理入伙手续,落实各项工作。

4.0程序内容

4.1业主入伙前的准备工作

4.1.1客服中心应准备好业主入伙所需的各种资料文件,包括:《管理公约》、《住户手册》《治安、消防责任书》等及相关表格。

4.1.2维修部应查看入伙单元情况,完善未完工程。如属开发建设单位遗留问题的,应知会客服中心与相关单位落实解决。

4.1.3保洁部应做好入伙楼层及单元的清洁卫生工作。

4.2业主入伙手续的办理

4.2.1客服中心负责审核业主入伙条件和留存有关资料,主要审核以下内容:

1) 入伙通知书(留存原件);

2) 房地产买卖合同(附所购物业平面图)并留存复印件;

3) 如属个人业主,应提供业主身份证或护照,并将以上资料复印件留存;

4) 如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照。

5) 属业主或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。

4.2.2客服中心应指定人员负责接待、指导业主办理如下入伙手续:

1) 协助业主在财务室缴纳各项费用;如业主未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。

2) 填写《业主档案登记表》;

3)签署《管理公约》及《治安、消防责任书》;

4)发放《住户手册》、装修规则》;

5)带领业主验收物业,并请业主在《收楼验收表》中签字;

6)如业主同意接收,则签署《收楼书》并发放钥匙;

4.2.3如业主转租,除办理上述手续外,租户需填写《住户基本情况表》,同时要求业主提交租赁合同(留存复印件),不愿提交租赁合同的业主,需由业主签署委托租户全权租用及交纳一切相关费用的授权书。

4.3租户(公司直接租赁)入伙手续的办理

4.3.1客服中心应指定人员负责审核租户入伙资料,内容包括:

租赁入伙通知书;

房屋租赁合同(附物业平面图)并留存复印件;

如属个人租户,应提供业主身份证或护照,并留存复印件;

如属企业法人,应提供营业执照(留存复印件上加盖企业公章),如法人代表亲临办理,应提供法人代表身份证或护照(留存复印件);

如属非个人或企业法人的代理人,应验证其身份证或护照(留存复印件)及授权委托书(留存原件)。

4.3.2客服中心应指定人员负责接待、指导租户办理如下入伙手续:

协助租户在财务部缴纳各项费用;如租户未缴或未全缴纳入伙费用,则不予办理入伙手续。

填写《租户基本情况表》;

签署《管理公约》及《治安、消防责任书》;

4)发放《住户手册》、《装修规则》;

5)带领租户验收物业,并请租户在《收楼验收表》中签字;

6)如租户同意接收,则签署《收楼书》并发放钥匙;

4.4业主/租户特约代办服务

如业主/租户需要管理处提供已开设的特约、代办服务项目,则客服中心应为其填写《特约代办服务单》,并安排提供服务。客服中心收费文员负责按表中相关项目,参照《费用收取标准》收取相应费用。

4.5业主/租户档案管理

客服中心负责为每个入伙的业主/租户建立档案并妥善保管,档案内容应包括:《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》、《房地产买卖合同》(复印件)或《房屋租赁合同》、《平面图》、身份证复印件、《收楼验收表》、《收楼书》、《治安消防责任书》、《业主档案登记表》、《管理公约》。若业主为法人单位,还需提供:企业法人营业执照复印件、法定代表人证明书、法人授权委托证明书、经办人身份证复印件。

5.0支持性文件

5.1《管理公约》

5.2《治安、消防责任书》

5.3《费用收取标准》

5.4《住户手册》

5.5《装修规则》

6.0操作记录

6.1《入伙通知书》或《租赁入伙通知书》

6.2《业主基本情况表》

6.3《收楼验收表》

6.4《收楼书》

6.5《特约代办服务单》