中国银行会计档案管理规定

中国银行会计档案管理规定

中国人民银行会计档案管理规定【1】

第一条 本规定所指会计档案是记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料,包括业务会计、基建会计、经费会计的档案资料,分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料四类。

第二条 人民银行各级机构应建立健全会计档案的归档、保管、交接、查阅和销毁制度,妥善保管会计档案,防止会计档案毁损、散失、泄密。

第三条 会计档案可采用纸、磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存,原始凭证、票据、合同等具有法律效力的纸质资料应保存原件。采用非纸介质存储会计档案的,应满足查阅、打印的要求。

第四条 会计档案应按形成时间和保管期限等不同属性分类索引。

第五条 各部门形成的会计档案应由专人及时整理立卷,并及时登记会计档案保管登记簿。

(一) 会计档案保管登记簿应注明会计档案名称、册数、起讫时间、档案编号、保管期限、经办人员以及移交时间等内容;

(二) 档案立卷应整齐美观、方便查阅,采用装盒或装袋的方式保管;

(三) 各种非纸介质档案立卷时应标注存储内容、所属时间、顺序号码等事项。

第六条 会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件,并建立健全会计档案库管理制度,保证会计档案完整无缺。

第七条 会计档案的保管期限分为永久和定期两类,定期分为三年、五年、十五年三档。

(一) 会计档案保管期限从形成会计档案的次年度算起,如有必要可以延长,但不能缩短;

(二) 会计档案保管期限应按照本规定附表所列期限执行,附表中未列示的,可以比照类似档案的保管期限办理;

(三) 同一会计档案以不同介质保存时,保管期限应该一致;

(四) 同一介质上有不同保管期限会计档案的,应按最长期限保管;

(五) 会计应用系统及其开发和修改的文档资料应视同会计档案管理,保管期限为系统停止使用或升级换版后15年。

第八条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由业务部门或事后

监督部门保管一年,期满后移交本行综合档案管理部门统一保管。本行综合档案管理部门不具备保管条件的,可由业务部门或事后监督部门建立分库房,并指定专人保管。

第九条 移交会计档案,应由移交方编制移交清册,列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起讫时间、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。移交清册一式两份,交接双方各执一份。

交接双方应严密交接手续,按照移交清册所列内容逐项交接,双方负责人监交。完毕后,双方经办人员和监交人员应在移交清册上签章确认。

第十条 会计档案在不同部门之间传递时,应注意安全、保密,严防丢失毁损。

第十一条 会计档案管理人员工作变动或因故离岗,应办理交接手续。 第十二条 保管部门应定期检查会计档案,并及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。

(一) 复制、修复纸介质会计档案原则上应保持原卷册的封装,复制后的会计档案应与原件一同保管;

(二) 磁盘保存的会计档案应半年检查并复制一次,磁带保管的会计档案应一年检查并复制一次,光盘、缩微胶片保存的的档案每两年检查并复制一次;

(三) 会计档案复制后的保管期限仍从首次形成档案的次年度算起。

第十三条 人民银行应严格会计档案查阅管理,查阅会计档案必须按规定办理查阅审批手续,认真填写《会计档案查阅登记簿》。查阅人应爱护档案,用毕及时归还,防止丢失和泄密。

(一) 内部查阅会计档案,应由查阅人提出申请,并经业务核算部门和会计档案保管部门负责人批准;

(二) 法律、法规授权的单位查阅会计档案时,应持有效证件和文件,经单位负责人或其授权人、业务核算部门、会计档案保管部门负责人批准后,在专人陪同下查阅;

(三) 查阅人可以阅览、复制和摘录会计档案,但严禁涂改、污损、拆封、抽换和将会计档案借出本行;

(四) 会计档案保管部门应对查阅情况进行记录,并由查阅人签字确认。 第十四条 将原始会计资料的信息内容以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存的会计档案,应满足以下管理要求:

(一) 与原始会计资料信息完全一致;

(二) 通过网络传输时,应采取保密、认证等安全措施;

(三) 通过网络查阅时,应有授权审批、登记制度。

第十五条 保管期限届满的会计档案,按下列程序销毁:

(一)会计档案保管部门会同业务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,核对销毁会计档案的名称、卷号、册数、起讫时间和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

(二)本行行长在会计档案销毁清册上签署意见;

(三)各地市级中心支行、县级支行销毁会计档案应经上级行批准,分行、营业管理部、省会(首府)城市中心支行、副省级城市中心支行销毁会计档案经本行行长批准;

(四)销毁会计档案,应由本行业务部门、会计档案保管部门共同派人现场监销。销毁会计档案前,监销人应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对;销毁后,应在销毁清册上签章确认并存档备查。

第十六条 保管期限届满但涉及未结清的债权债务、对处理历史遗留问题有重要参考价值等未了事项的原始会计资料不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十七条 机构分立、合并和业务移交时,会计档案的保管、查阅应遵循下列要求:

(一) 机构分立,原机构存续的,会计档案由原机构保管;原机构解散的,会计档案应由上级行指定其中一方保管。其他方可查阅复制与其相关的会计档案;

(二)机构合并,会计档案由合并后的机构保管;

(三)机构撤销,会计档案由其上级行代管;

(四)因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

银行会计档案管理办法【2】

第一条 为规范银行会计档案管理,维护银行会计档案的安全完整,根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和中国人民银行颁布的《银行会计基本规范指导意见》,制定本办法。

第二条 中国人民银行、政策性银行、国有独资商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、农村商业银行和城乡信用社(以下统称银行)实施会计档案管理适用本办法。

第三条 银行会计档案是银行各项业务活动的会计记录和重要史料,是金融档案的重要组成部分。

银行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。

第四条 银行应建立会计档案的归档、保管、查阅和销毁制度,做到会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅,防止会计档案毁损、散失、泄密。

银行应改善保管设施,采用先进技术,实现会计档案管理现代化。

第五条 银行会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料,应保存纸质档案。

第六条 银行会计档案应按内容和形成时间分类索引,以便查阅。采用非纸介质存储会计档案的,应能满足阅读及打印要求。

第七条 银行会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件,磁介质档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。

第八条 银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起,如有必要可以延长,但不能缩短。

同一介质上有不同保管期限会计档案的,应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的,至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

第九条 会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理,保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。

第十条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后可暂由会计部门保管1年,期满后由会计部门移交本单位档案管理部门统一保管。未设立档案管理部门的,由会计部门指定专人保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

第十一条 银行应定期检查会计档案,及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。

第十二条 银行应严格会计档案调阅管理,防止会计档案丢失和泄密。

内部查阅会计档案,应由调阅人提出申请,并经会计部门和档案管理部门负责人批准。采用网络形式查阅的,应严格有关控制制度。法律、法规授权的部门查阅会计档案时,应持有效证件和文件,经银行机构负责人或其授权人批准,在银行专人陪同下查阅。

查阅人可以抄录、照相、复印或复制,但不得将会计档案拆封和借出。银行会计档案保管部门应对查阅情况进行记录,并由查阅人签字确认。

第十三条 保管期限界满的会计档案,按下列程序销毁:

(一)由档案管理部门会同会计部门编制会计档案销毁清册;

(二)本行行长在会计档案销毁清册上签署意见;

(三)除银行另有规定外,分支机构销毁会计档案应经上级行批准;

(四)应由本行会计部门、稽核部门、档案管理部门共同派人现场监销,并在销毁清册上签章确认。

银行销毁会计档案,应将档案信息与其保存介质一同销毁。

第十四条 保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料,银行不得销毁,应单独保管到未了事项完结为止。

第十五条 银行机构分立,原机构存续的,会计档案由原机构保管;原机构解散的,会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管,或移交档案馆代管。

银行机构合并,会计档案应由合并后的银行机构保管。银行分支机构关闭,会计档案由其上级行代管。银行机构撤销或破产清算,会计档案应移交有关档案馆代管。

法律、法规另有规定的,从其规定。

第十六条 银行交接会计档案应编制移交清册,办理交接手续,由双方负责人监交并签章确认。

第十七条 银行有违反本规定行为的,按照《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定追究有关人员责任。

第十八条 本规定自2003年1月1日起施行。各银行可结合本行具体情况制定实施办法,报中国人民银行备案。