物业公司分级采购管理规定

物业公司分级采购管理规定

物业公司分级采购管理规定(试行)

一、目的:

对采购过程进行控制,确保产品符合规定要求,及时有效地满足服务需求。

二、范围:

1、二级采购是指对各管理中心(处)日常服务所需的零星低值、易耗物品以及突发性事件所需的物品采购。

2、一级采购指有一定需求周期可预计的公司行政与人力资源部统一采购的批量物品,含特约委外服务采购。一级采购执行公司质量手册zswy/zc-08、b/0《采购控制程序》。

三、职责:

1、管理中心(处)负责二级采购,(详见二级采购目录)。物品检验员(兼职)负责采购和物品验证及物品的发放登记。二级采购申请仍需公司职能部门及分管领导、总经理审核、批准。

2、二级采购人员职责:

(1)负责管理中心(处)办公、工程、保安、保洁用品的采购、登记和领发工作。

(2)掌握各类采购物品的性能用途。

(3)及时了解各类采购物品的市场价格行情。

(4)及时了解管理中心(处)的采购需求情况,并根据需求提出采购建议。

(5)负责建立本单位的物品采购台帐、物品供应商档案等。

(6)积极参加公司及外部开展的采购培训课程,提高采购业务水平。

(7)协助公司一级采购人员完成公司一级采购任务。

四、二级采购程序规定:

1、各部门、管理中心(处)每月25日前将采购计划报公司行政与人力资源部,经分管领导审核、总经理审批后,由管理中心(处)派专人到合格供应商处采购。各部门、管理中心(处)质检员验证、验收必须将合格证明贴在采购任务单检测结论栏进行物品登记、发放,每月25日盘存一次,详见采购流程图,建立物品进、出、存二级台帐。

2、采购方式:

(1)通知公司确定的合格供方配送。

(2)到最近的经销商或百货批发市场采购(必须符合合格供方条件)。

3、采购物品时,供应商必须提供生产厂家产品检验合格证。

4、采购人员必须对采购物品进行验证、及时登记,填写《物品登记表》、《物品发放验收表》。

5、管理中心(处)可自选供应商,但必须提前将供应商报行政与人力资源部进行合格供方评审,合格供方评审执行《采购控制程序》4.2、4.2.1、4.2.2条款。

6、公司行政与人力资源部每月1-2次,管理中心(处)经理、主任每月2-4次凭采购计划对采购工作进行监控、检查,填写《采购监控检查表》。

7、每月25日前将当月一级、二级采购物品的《采购任务单》、《物品发放验收表》原件,购货发票交至行政与人力资源部备存、审核。各管理中心(处)负责人在采购任务单签字有效,行政与人力资源部实行统一报销。

8、各管理中心(处)不得擅自超限额采购物品,若经检查发现严肃查处。

(1)限额:二级采购金额:写字楼每月不得超过500元;住宅小区每月不得超过300元。

(2)罚责:第1次罚款50元,第2次罚款100元,第3次罚款500元,3次以上责任人降薪一级。

五、本规定由公司行政与人力资源部负责解释。

六、本规定自2004年3月1日起执行。

附:1、采购流程图

2、一级采购物品目录

3、二级采购物品目录

4、二级采购物品参考价格一览表

5、《采购任务单》

6、《**采购计划表》

7、《物资发放验收表》

8、《工具领用登记表》

9、《采购监控检查表》