a物业公司文件管理规定

a物业公司文件管理规定

1、全部公文归公司所有,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必须严格保守文件的机密。

3、凡重要事宜的请示、报告、汇报、传达、答复、指示等,一律以文件形式进行,即使在紧急情况下不办理,事后也必须以文件形式记录下来。

4、文件的处置必须以准确、迅速为原则,且明确责任。

5、公司文件的收发、领取和寄送,原则上由公司综合管理部负责。

6、行文必须简明扼要,一事一议,言语措辞力求准确规范。

7、文件的起草必须征得主管同意,明确起草文件的责任人,在主管明确决定之后由起草人定稿抄写,执行总经理签字同意后方可发文。

8、文件的处理

(1)由部门主管以上人员负责对文件进行审阅和进行必要的处理,或者由其反指定下属对文件进行具体处理;

(2)如遇重要或异常事项,必须及时与上级取得联系,按上级指示办理;

(3)各种关联事项,必须与各相关部门商议后方能处置;

(4)文件的发文部门有责任督促有关部门处理文件的指定事项,以防发生延迟或停顿。如发生拖延或停顿现象,应及时向上级汇报并请示处理意见。

9、文件的阅览

文件被阅览后,阅览者必须签字表示阅览完毕,如有必要,可在文件空白处签署意见,并转给文件的主管或下一阅览人。