s物业档案室管理规定

s物业档案室管理规定

档案室管理规定

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。

2、归档要求

归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。

3、归档时间:输完毕后,应立即归档。

4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

二、保管制度

1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室

具体要求:

1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;

2、要爱护档案,::不得丢失;

3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;

5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;

6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。