某设备公司会议管理规定

某设备公司会议管理规定

设备公司会议管理规定

第一章总则

第一条 为规范会议的组织召开,提高会议效率,及时纠正和预防企业经营管理中出现的实际问题,特制定本规定。

第二条 会议召开原则:精简、经济、注重实效,避免开冗会。

第二章会议通知和准备

第三条 公司级会议、专题会议由总经理办公室书面下发通知,书面会议通知包括:会议的名称、议题、议程、时间、地点、参加人、需带资料和注意事项等。

第四条 各系统、部门工作会议由召集部门口头通知,也可采用书面通知。如会议有变动,负责通知部门应提前一天告知与会人员。

第五条 会议的准备内容包括议题、议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备、对会议进程的预测和对策、会场布置等。

(一)会议召集者就议题准备充分的资料、信息,拟就会议议程及时间分配,确定好主持人及会议记录人。

(二)与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言稿。

(三)会议场所提前布置,保持整洁,所需仪器设备提前到位并调试就绪。

第三章会议召开

第六条 会议主持人事先按礼仪规定安排好与会人员座次,会议开始时向与会人员宣布议程,召开过程中主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议,并及时做出结论,及时制止干扰会议的任何情况。已成结束时,适时宣布散会,保证会议富有成效。

第七条 记录员要在会议进行期间认真记录,对结论性发言做重点记录。会议结束后,记录员要在规定时间内根据会议记录整理出会议纪要,交由主持人签发。签发后由记录人送达有关人员。会议召集部门或指定部门(办公室)负责督办会议决议的执行。

第八条 记录员负责签到和考勤统计。

第四章会议纪律及保密规定

第九条 会议纪律与要求:

(一)不得迟到、早退或缺席,特殊情况提前向主持人请假。

(二)迟到、中途离席者应轻声入、出席,尽量不干扰会议进行。

(三)集中精神,认真记录,不得'开小会'。

(四)应关闭通讯工具或改为振动。

(五)注意言谈举止,发言力求简短、切题,不可无故打断他人的发言,不可对发言者恶语攻击。

(六)保持会场整洁,不准随地吐痰、扔纸屑,会议结束后将座椅整理好。

(七)违反以上规定者由会议召集人依据《员工日常奖惩细则》进行考核。

第十条 会议保密:会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。涉及到秘密事项的会议纪要,记录员应在指定场所整理,并且严格按照主持人签发的抄送人员送达。

泄密经查属实者,按《员工日常奖惩细则》相关规定执行。

第五章附则

第十一条 本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。

第十二条 本规定施行后,既有的类似规章制度或与本规定相抵触的规定自行终止。