职业中专档案管理规定

职业中专档案管理规定

职业学校档案管理规定

为了保证档案室的整洁和安全,制定规定如下:

一、档案室管理

(一)档案室是机要部门,无关人员不得随意进入室内闲谈、聊天或做与档案工作无关的事情。

(二)档案室内要切实做好“六防”工作。即防火、防盗、防潮、防虫害、防灰尘、防鼠。

(三)平时要搞好档案室内外卫生,并依据季节天气变化搞好室内、档案箱内的通风工作,半年对档案箱内清扫一次,定期在档案箱内加放防虫蛀药剂。

(四)档案室内要严禁吸烟,出入档案室要关锁好门窗,如发现问题,要保护好现场,及时向有关领导或部门汇报。

(五)定期和不定期地对档案进行检查,如发现问题应及时处理。

二、借阅

1.档案组卷后,不得随意借阅,如确因工作需要,必须经主管部门批准后,严格履行借阅手续,接交清楚,归回时经核对无误再注销。

2.查阅人事档案必须是党员干部,但不得查阅和借阅本人或亲属的档案。借阅会计档案要办借阅手续,做好利用登记,并对归还的会计档案进行检查。本单位工作人员,因工作需要可直接到档案室办借阅手续。外单位如需查阅会计档案时,需持单位正式介绍信,经档案部门或财务部门主要负责人批准,方可查阅,不准借出。

3.借卷人必须爱护档案,严格遵守保密制度,严禁损坏涂改、圈划、撤换、翻印或转借他人,不得向无关人员泄露和对外公布档案内容。查阅时,必须保持室内整洁,不准吸烟,保障档案的安全性。

4.查阅档案人员,要在本室内查阅,不得带出室外,确因工作需要借出,必须经主管领导批准,履行登记手续后,方可借出。

5.外单位查阅档案,必须持阅档介绍信,介绍信要符合上级的有关规定,否则不予查阅。

三、立档标准

为使档案的收集、整理、保管、鉴定、统计的利用规范化,不断地改善案卷质量,提高档案的管理水平,根据本校文书档案工作的特点,特制定本文书档案质量标准:

(一)归档文件,齐全完整

凡本单位行政、教学、后勤、生产等工作活动中形成并办理完毕的,又具有保存价值的文件材料,都应立卷归案。如收发文件、电报、各种会议记录、电话会议记录,各类计划、统计报表、名册、学校及部门的规章制度、调查研究材料、工作总结及本校编印的出版物原稿、图表、簿册、照片、校刊等均应收集齐全完整,立卷归档。

(二)分门别类,系统组卷

1.应根据本校内部机构设置,职责范围,业务分工,文件特点采用年度一问题分类法。

2.立卷分工:

(1)本单位的收文、发文和内部自产文件,业务部门主办,学校名义批发的文件,由校办公室立卷(同时主办业务部门也应留底存查)。

(2)临时机构的文件,由临时机构的执行任务中随时整理,待工作完成后负责立卷,并交档案室存查。

3.立卷的基本要求:

按照文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,注意区分文件的保管价值,便于保管和利用,其具体要求:

(1)根据文件的特点,将具体联系密切保管期限相同的文件组合一起立卷,如把一项工作、一个问题、一次会议、一个案件和同一类型的文件材料,组合在一起立卷。

(2)学校有关教学方面的自产文件、资料、数据、图表、图片以及各种课程标准,教学执行计划、授课进度计划、教学日历、课表、任课教师安排、教师工作量统计、教师听课记录、学生学籍、各班教学日志,学生出勤,各种进修计划,进修考核情况,以及全校有关教学方面的统计资料等,均由教务部门统一分门别类,按教学年度整理立卷。

(3)按文件年度组卷时,要注意区别文件制成和处理日期所属年度,一般应遵照如下规定:

年度计划、总结、报表、预算、决算及行政、教学、后勤、生产等的业务文件、资料等,放在针对的年度立卷,总结和计划写在一起的文件,应视文件内容的主次和中心来定,跨年转时间,确定年属年代立卷;跨年度的请示与批复,来文与复文按本机关的文件时间立卷;专门为某项特定工作或会议收集的有关文件材料,随特定工作会议所属时间立卷;跨年度会议文件,放在举行会议的年度立卷。

(三)保密期限,划分标准

根据国有档案局颁发的《全国文书档案保管期限的规定》和上级主管部门下发的文书档案保管期限表,制定本校文书档案保管期限表。立卷时要根据保管期限表的规定,正确地区分文件的保管价值,按照永久、长期、短期三种保管期限组卷,不同保管价值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。

(四)卷内编目,条理清楚

1.卷内文件的排列编号:卷内文件要求排列次序有条理保持文件之间的联系,给每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一个作者一个问题,按时间排列,一个作者几个问题,按问题的重要程序结合时间排列;几个作者几个问题,先按问题集中,然后按重要程度结合作者、时间排列;会议文件,按重要程度结合文件时间顺序排列,卷内文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批复在后;批复在前,请示在后;复文在前,问文在后;转发文在前,原件在后。

2.卷内文件排列好后,用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编上张号,简子页、折叠页、半页者编一个张号,图纸、照片编在背面,折叠页编在外面,空白页不编号,印刷小册应同文件一起编号,编号宜用打号机或钢笔。

3.填写卷内目录与备考表;卷内目录放在首页,用以介绍案卷内容与成分,要逐份文件逐项登记,备考表附于卷尾,用以注明卷内文件张数及卷内需要说明的情况,便于管理和利用者了解,备考表应由立卷人签字并注明填写日期,检查人由档案检查人签字,日后案卷的变化情况,可由档案管理人员随时在备考表上注明。

(五)装订整齐,结实美观

1.卷内文件装订,要拆除金属物,折叠整齐、宽长的纸页要切齐,残破文件应予修复,对批语、签署意见写在文件装订线外的,应粘贴加宽,字迹不清的或由铅笔、园珠笔及复写纸写的重要文件,必要时应抄录或复制抄本。

2.案卷要装订结实、整齐、美观,以三孔线绳装订,结头结在背面,每卷一般不得超过200页,装订时要把材料的右旁与底边对齐,不要掉页或压住字迹。妨碍阅读,对于图片及其它不便装订的文件,宜用盒式卷夹散存保管。

(六)案卷标题,简明确切

案卷组成后要拟写案卷标题,标题要准确无误,文字通顺精练,概括性强,简明确切地提示卷内文件作者、问题、名称。

(七)封面编目,整齐大方

书写案卷封面标题时,应用毛笔或钢笔(用炭素墨水)正楷书写,要求字迹端正醒目。其它各项如:机关名称、组织机构证的张数、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗号、目录号、案卷

号等要求刻制印章,以红色印油用印。

(八)排列案卷,编写目录

1.案卷的排列和编写案卷序号,案卷要系统排列,将一类性质的案卷先按保管期限分开,然后将每一种保管期限的案卷,按类别分册,再将每类内的案卷,按其联系结合重要程度排列。

案卷排列后,逐卷地编制案卷的顺序号,按年度分永久、长期、短期三种保管期限,编三个顺序号,每种保管期限都以一开始编。

2.编写案卷目录,按照案卷排列的顺序逐项登记案卷目录,填写卷目录需用钢笔工整抄写或打印,不得使用圆珠笔或复写纸,目录一式三份,文书处理部门一分,档案室二份(一份归档,一份作查找利用档案的检查工具)。

3.案卷封面应写明单位名称,案卷属年度,目录起止日期,目录的最后应有备考表,写明案卷数量,目录张数及需要说明的有关情况,编制人、编制日期。