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职业学院会议管理规定

发布时间:2024-08-29 热度:20

职业学院会议管理规定

职业学院会议管理规定

职业学院会议管理规定

为加强学院各级会议和会议室的管理,规范学院会议制度,提高学院各项工作效率,特制定本会议管理规定。

一、会议类别

(一)学院党政联席会

1.学院党政联席会是学院最高级别的议事会议,由学院院长根据实际情况确定召开;

2.参加人员为全体院领导、学院督导组督导、学院办公室主任和会议认为应该参加的相关人员;

3.学院党政联席会由学院(党委)办公室统一通知;

4.学院党政联席会会议议程制定、会议纪要撰写由学院(党委)办公室负责。

(二)学院行政例会

1.学院行政例会是学院例行办公例会,原则上确定于每周一上午8:30召开;

2.参加人员为全体院领导、学院督导组督导、全体中层干部;

3.学院行政例会由学院(党委)办公室统一通知;

4.学院行政例会会议记录由学院(党委)办公室负责。

(三)学院全院教职工大会

1.学院全院教职工大会是原则上确定于每月召开一次;

2.学院全院教职工大会参加人员为学院全体教职工;

3.学院全院教职工大会由学院(党委)办公室统一通知;

4.学院全院教职工大会会场布置、会议议程、会议记录等由学院(党委)办公室负责。

(四)部门协调会议

1.部门协调会议是由学院分管院领导发起召开的跨部门协调、协作专题会议,须征求院长的意见方可召开;

2.部门协调会议的参会人员、会议议程、会场布置、会议记录等相关工作由分管院领导或承办部门确定和负责;

3.部门协调会议,如需使用学院会议室必须提前2天向学院(党委)办公室提出申请;

4.部门协调会议会议通知由学院(党委)办公室负责。

(五)各部门例会

1.部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会,例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排,以不影响日常工作的正常进行为原则;

2.参加人员为分管院领导、各部门全体人员;

3.部门例会由各部门自行安排,如需使用学院会议室必须提前2天向学院(党委)办公室提出申请;

4.部门例会会议通知和会议记录由各部门指定专人负责。

(六)其他会议

1.学院、各部门认为有必要召开的各项会议,如:专题学习会、奖学金表彰大会、重大活动等。

2.院级会议由学院(党委)办公室负责通知参会人员、制定会议议程、做好会场布置、会议记录等相关工作;

3.部门召集或承办召开的涉及学院相关部门的会议,视同部门协调会议处理;

4.各系各部门自行组织的会议或校企合作洽谈等会议,视同部门例会处理。

二、会议室申请与管理

(一)学院会议室(行政楼502、413、五教A118、A219)由学院(党委)办公室统一管理,统筹协调安排使用。五教A118会议室原则上作为全院教职工大会、上级领导指导工作会场,一般不外借使用,各系各部门大型活动可使用五教A219。

(二)院级重要会议(党政联席会等)和办公室牵头承办召开的各类会议,由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。

(三)部门承办会议或分管院领导组织的会议,须由承办部门或分管院领导指定人员,在会议前两个工作日到学院(党委)办公室联系,办理会议室使用预约手续。申请时请在学院办公室网站下载填写“会议室申请用表”,交学院(党委)办公室登记签字备案后使用。

(四)学院(党委)办公室按照“系、部、处级会议服从院级会议,先定先使用”的原则统一安排,并做好有关准备工作,保证会议准时召开。

(五)使用会议室时,未经学院(党委)办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置,不得将会议室物品携出室外,不得擅自动用室内音响、功放、DVD、投影等设备,如需使用应在预约时一并申请,由学院实验实训中心派专人开启调试后,方可使用。

(六)会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水,内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯;如承办部门需要茶叶、纯净水和纸杯,须在预约使用会议室时一并告知;有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅,需在学院(党委)办公室专人指导下开展,并在用后由承办部门及时清除并保管,以保持墙面整洁。

(七)会议期间请自觉保持室内清洁,会议室照明、空调、设备的使用由主办部门负责,使用时要爱护各种设施,如有损坏,按学院规定赔偿。会后应及时清理会场,关好门窗、空调、饮水机等设备。

(八)会议主办部门应提前到达会场,做好会场布置及准备工作。

(九)会议所需的笔记本电脑等设备由会议主办部门准备。

(十)凡使用会议室的主办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患,学院将追究使用部门的责任。

三、本规定自下发之日起执行,由学院(党委)办公室负责解释。

《职业学院会议管理规定.doc》
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