恒大地产营销短信管理规范

恒大地产营销短信管理规范

恒大地产集团营销短信管理规范

一、短信合同签订与审批

为加强和规范各地区公司短信广告合同签订与审批制度,充分维护短信广告的投放效果,确保集团2023年销售目标顺利完成,经集团公司研究决定,特制定《恒大地产集团短信广告合同签订与审批管理办法》,具体有关事项通知如下:

1.合作单位

(1)各地区公司要根据在售项目的数量、当地城市人口、投放需求等相应条件签定2家以上的短信公司作为长期合作公司,同时预留3家以上短信公司作为备选单位。

(2)为确保通道的稳定性和合法性,我方所选择短信公司,必须是移动、联通、电信三大运营商正式授权委托的一级代理商。短信公司必须要与三大运营商之一直接签订一手代理协议。

(3)为保证短信投放方式的多样性,我方原则上不再签订卡发方式的短信公司。

(4)为保证满足我方能长期有效进行短信投放,短信公司必须具备充足有效的号码数据库,同时拥有长期更新号码资源的渠道能力。

(5)短信发送地点尽量设在项目所在地城市,短信投放通道尽量是本省的通道,以方便我方监控和检查。如本省无可用通道,可选用口碑较好的其他地区公司所在省份的通道代理。

2.短信合同的签订与审批

(1)短信公司的前期洽谈至最终选定全过程须由营销部、合同部、监察室三部室负责人参加,洽谈结果要及时向董事长汇报。

(2)各地营销部短信专员负责与短信公司针对合同条款进行洽谈,各地可根据当地实际情况对模版进行局部调整。所有的短信立项报告和调整后的合同模板,必须经当地合同部审核后,由地区公司董事长签字后方可执行。

(3)除短期的试发短信公司外,长期合作单位的合同签订必须将短信立项报告及合同须一同上报集团主管副总裁审批。

二、数据包管理

数据包管理是数据库营销中的重要工作。为确保短信投放的准确性、科学性、有效性,避免数据的重复使用,减少投诉与浪费,根据各地数据库总量和潜在客户数据库做好数据投放循环计划,特制定本管理办法。

1.数据库的搜集与整理

(1)各地区公司营销部必须在首次短信投放前,建立相对完善的当地城市数据库。各地区公司短信负责人可利用号码魔方4.5软件导出当地城市的全部号段,通过滤号器滤出全部实号,汇总建立项目数据库。

(2)监控人员在短信投放过程中,要有意识地搜集短信公司的数据库资源。所得数据通过号码魔方4.5滤除重号功能过滤后补充至我方数据总库。

(3)地区公司数据库应2个月更新一次,同时应敦促短信公司及时更新数据资源。

(4)营销部每天及时通过来电显示设备收集当日来电号码,每周汇总各项目销售现场的来电、来访号码,并将该数据按项目分类汇总建立项目意向客户数据库,营销品牌中心将不定期抽查该项工作落实情况。

(5)短信负责人须建立数据库红、黑名单机制,将相关政府官员、运营商高管等数据积累形成红名单,将每周现场投诉号码积累形成黑名单,每次发送之前须先将红黑名单号码过滤。

2.数据的投放与使用

(1)短信投放前,营销部须会同代理公司分析项目潜在客户,制定出相对精确合理的短信投放排期(短信内容、排期、投放项目、发送单位(发送方式)、投放数量、数据库情况),并报领导审批(营销部负责人→地区公司主管领导)。

(2)短信投放前一天,短信负责人应按照短信排期从数据总库中提取相应数量的号码资源,利用号码魔方滤除红、黑名单,消除重号,并拆分成数量为5000或10000的数据小包编号备用。

(3)如使用短信公司数据,短信投放前一天,短信负责人应知会短信公司我方投放数据,以避免双方数据重复造成的浪费。同时,短信负责人须提前到短信发送现场,监督短信公司按照我司挑选的手机号码资源进行打包、分类,并在该过程中随机抽查号码真实性。

(4)短信投放前,短信负责人须将意向客户数据(即每周来电来访号码)滤出,通过移动adc平台或mas通道对该批数据进行投放。

(5)短信公司发送过程中,现场检测人员要对当日发送的手机号码按万分之一比例进行抽查,对抽查号码进行电访,统计投放数据库中的死号、空号、异地号等无效号码,并将无效号码的抽查比率作为最后结款的重要考核标准。

3.关于近期数据投放

(1)根据近期短信投放的特点,为确保短信发送工作的精细化,各地须根据项目对目标客户进行细分及数据筛选,保证目标客户在一周内陆续收到内容为同一项目不同案名的短信;同时,应保证两周内目标客户数据不重复收到同一个案名的短信,以避免重复投放。

(2)具体投放方式为:以周为时间段,以数据包为投放单位。对总数据包进行编号,例如总数据包为1-64号,则第一周投放1-8号,第二周投放9-16号,以此类推。这样可以保证每周每个项目投放8个数据包,分别对项目的三个案名进行投放。

(以长沙恒大华府为例,每周提前挑选数据40万,拆分编号为8个数据包,分6天轮流投放。其中周二至周四、周日每天每个案名5万,周五、周六每个案名10万。每个数据包一周内将分别使用于项目的三个案名,即每周每项目案名投放40万,每周项目投放短信总量为120万。)

长沙恒大华府短信排期表

3、数据包有效性检测

为检验短信发送数据包的准确性及有效性,营销部负责在拆分数据包时将短信监测人员的手机号码作为监测号码一次性分别埋在不同的数据包内,同时对检测号码的短信接收情况进行登记、汇总。

例如:监测人员甲、乙号码埋入长沙恒大华府目标客户数据包1,监测人员丙、丁号码埋入数据包3中,则监测人员甲、乙将于周二、周四、周六分别收到内容为案名a、案名c、案名b的短信,监测人员丙、丁将于周二、周五、周六分别收到内容为案名c、案名a、案名b的短信,即每人每周收到三条不同短信。以此类推。

4、短信发送效果统计及分析

营销部须安排2人负责短信投放后的汇总工作,1人负责分析统计及填写《项目短信发送及效果分析表》,另1人负责统计并填写《监测号码验证报告(周统计表)》。统计分析过程中如遇异常情况,务必及时向营销部负责人汇报。

三、短信广告发送及监控管理办法(通道)

短信监控为公司各部门的工作职责之一,由各地公司行政人事部统一安排。

1.短信广告发送前期准备工作

(1)每月最后一天,各部门按要求上报下月监控人员名单,行政人事部负责统一协调安排,以周为单位进行编组。

(2)鉴于短信发送时间固定在周二到周日,各地区公司每周应成立6-12个短信监控小组,每组由3

人组成,1名组长,2名组员。

(3)每周一9:30分前,营销部短信负责人将本周所需短信监控的日期及数量等情况报行政人事部;人事部根据本周的短信排期合理安排短信监控排班表,并于每周一15:00前向各成员发布排班表。

(4)短信监控小组组长要落实组员在监控前一天的17:30前确定监测号码,并到短信监控点进行埋号。埋号号码数量至少为30个,并通知号码所有人收到短信广告后保留,方便后期统计。

(5)短信监控小组组长需提前一天与短信公司联系,确定发送时间、地点、发送量,并知会短信小组成员。

2.监控点工作

(1)短信监控组所有成员需提前15分钟到达短信监控点,全程监控至短信发送结束后方可离开。

(2)短信监控小组组长需在发送开始前向地区公司董事长短信汇报人员抵达情况、开始发送时间及当天发送量(短信版本:**董事长:*月*日的短信监控***点,小组成员已全部按时到达,当天预计发送量为*条,于*点开始发送,汇报完毕。***点组长***部***);在发送结束后再以短信形式向董事长汇报实际发送量及发送情况。

(3)监控人员在监控过程中,要详细记录每批次短信发送的时间,发送结束后保留原始资料备查。

(4)每隔半小时记录该时间段内短信发送量,每隔1个小时要求短信发送人对该时间段内发送数量进行统计并截图。

(5)根据短信发放记录情况,填写附表一:《****楼盘短信每日发送监控表》并签字。

(6)短信发送完毕后,随机抽取当日短信发送量的万分之一(最低50,最高100)进行电话验证,填写附表二:《随机样本号码有效性检验报告》并签字。

(7)统计预先所埋30个监测号码的短信广告接收情况,填写附表三《监测测试号码验证报告》;

(8)各地区公司营销部负责填写每周发送效果分析报告。见附表四《短信效果周报表》。

(9)整理相关表格及原始材料,监控结束后24小时内将签字版资料提交行政人事部,所有监控人员需在各类监控资料上签字确认。

(10)短信监控组组长必须高度负责,密切关注短信发送情况,出现突发及异常情况需要及时与营销部相关负责人联系。

(11)如遇特殊情况需提前离开,组员请假需得到组长同意,组长请假需得到董事长同意,两者均要立刻报备行政人事部。

四、短信广告发送管理办法(卡发)

本阶段短信卡发皆为内部操作,原则上我方不再使用卡发的短信公司。因此本管理办法针对的是我公司内部卡发流程管理。

1.sim卡管理办法要求如下

(1)营销部、行政人事部负责派出专人了解短信卡卡源、价格等市场行情并提出购买建议,经两部负责人签字确认后上报地区公司董事长,经签字确认后填报采购单,交由采购部负责组织2人以上去购卡。

(2)卡到货后,由采购部、营销部、行政人事部派出代表清点sim卡的数量并签收确认,交由短信负责人带到卡发现场备用。

(3)短信投放当日,短信负责人负责将卡分发给卡发实际操作人,督促其详细记录每张卡的详细发送数量。

(4)sim卡账上余额使用完后,卡发现场负责人应清点废卡数量,确认与购卡数量一致时交由短信负责人备案。

(5)废卡积累到1千张时,短信负责人应协同相关部门抽查卡上余额是否完全消费并签字确认,上报主管领导审核后,视为废卡处理,如应供货商要求可还于供货商。

(6)短信负责人须做好短信费用台帐统计,对于购买sim卡费用台帐,每月为一个节点,做好sim卡费用台帐统计,由营销部经理审核签字。

2.卡发操作管理及监控要求如下

(1)短信负责人应在发送前半个小时到达机房,把卡和分好包的数据分给操作人员,确认短信内容无误后,方可进行投放。

(2)卡发操作人员在发送前应根据卡的性能,设置卡发发送速度,务必低于运营商规定的限速和数量,防止sim短信功能被停,造成损失。

(3)卡发操作人员应在每个分好的数据包中随机埋入自己的手机号码作为监测号码,并详细记录每包的发送完毕后的监测号码收到时间。

(4)每台电脑发送1万条后,现场人员应对发送报告进行截屏,每次更换新卡前,对发送数量进行截屏后方可清零软件端口成功条数,重启卡发机和软件,换取新卡。

(5)现场人员须在发送完毕后在截屏报告上签字确认,交于短信负责人统一备案。

3.卡发机房人事安排要求如下

(1)每次发送,必须保证至少2个人到达发送现场实施发送,以保证短信发送前、中、后的各项操作高效率完成。

(2)人事部负责合理安排各部门的同事参与卡发工作,提前一天安排好次日卡发的人员排表,告知短信负责人。

(3)卡发前一天,短信负责人需专门召集现场操作人员开会,对卡的属性、卡发注意事项进行简单培训。

(4)卡发过程中,现场工作人员如需请假须报知各地董事长同意。

(5)发送完毕,短信负责人应告知营销部负责人。同时,至少3个人到达发送现场,做好每台机器的发送情况统计签字确认;并整理、保存好发送截屏或发送报告。