写字楼租金追收管理规范办法

写字楼租金追收管理规范办法

写字楼租金追收管理办法

1.租金催收程度

下表提供了催收租金的一般程序。

函件发出日期拖欠期

(1)催租单来 当月10日1个月

(2)催租信函 第二个月10日 2个月

(3)法律室追讨信 第三个月10日3个月

(4)清盘结算通知 第四个月10日 4个月

对拖欠期的最高限度为3个月,因为此时尚能从抵押租金中扣除。但超过三个月就会出现赤字,使业主蒙受损失。

2.制定应收账制度

(1)设立专门的收账机构

人员由营销人员、账务人员、法律顾问组成。公正地收账是收账人的权利和责任,设置专门收账机构的目的就是防止和处理坏账及死账;

(2)设置应收账龄

账龄分析是记录欠账时经常使用的一种方法。账龄分析可使您一目了然哪些应收账款已达30天、60天、90天或更长的时间。通过设置应收账龄可以掌握拖欠账户的全面情况。

具体作法如下:

a.在每周特定的时间仔细查明细账和所有未付款账户记录;

b.在账龄分析表上列出这些账户,根据欠账时间进行分类并显示合计金额;

c.根据账龄分析决定采取何种收账方法。

3.催款主件范例

第一次催缴:

尊敬的**先生(女士):

我们在*月*日与您联系时知道您已收到我们于*月*日寄给您的收账单,总计****元人民币。可能您忽略了或是忘记了,但我们相信您能对此事予以关注。如果您有什么问题,请打电话与我们联系。

***大厦财务部

联系人:***先生

***女士

年月 日

第二次催缴:

尊敬的**先生(女士):

我们想提醒您,您的欠账仍未支付。我们于*月*日给您寄的信也没有得到您的回音。现再次附上收款单,总计****元人民币,请及时回复。

如上封信所言,您对账单有何疑问请立即与我们联系。

***大厦财务部

联系人:***先生

***女士

年月 日

第三次催缴:

尊敬的**先生(女士):

您拖欠我们的账款至今毫无消息,这实在出手我们的意料之处。

您已于*月*日收到了我们的收款单,如果您希望亲自讨论这件事,请直接与我们联系。

我们抱歉地通知您,如果您在*月*日前仍不给我们答复,我们将不得不采取其他收账方式。

***大厦财务部

联系人:***先生

***女士

年月 日

第四次催缴:

尊敬的**先生(女士):

有关您拖欠我大厦账款一事,我们已与您联系多次,但至今仍毫无单讯。我们抱歉地通知您,如果到*月*日前还得不到您的租金,我们将把此事提交法律部门处理。

***大厦财务部

联系人:***先生

***女士

年月 日

4.上门催收

上门催收不仅可唤起租户的注意而且有助于问题的解决。上门催收让客户按约定付清账款,也是为了客户的利益着想。对租户来说欠款越少越好,对那些信用不太可靠的客户应保持高度警觉,如果超过两个月仍收不到账款,无异于将收款的主导权让给了对方。上门催收账有如下要点:

(1)制定出催收计划;

(2)定期登门拜访;

(3)催款应反复行文;

(4)提前告之催款时间;

(5)未收到款,也要约妥下次日期;

(6)如果只收到部分账款应帮助租户制定还款计划。

企业是有生命的组织,如果不断产生坏账、死账、必将影响企业的生存和发展,因而成功的收账也是企业自身存在和发展的基础,是企业的生命线。