办公大楼房屋档案建立管理规范

办公大楼房屋档案建立管理规范

办公大楼房屋档案的建立与管理

档案资料的分类:

1.办公楼档案资料包括:建筑产权产籍资料;规划批准文件;规划总平面图;道路规划图;纵向规划图;绿地规划图;详细规划说明书;环境评价书;办公楼购、租房业主和用户的资料、状况等;

2.办公楼工程、公建档案资料包括:办公楼竣工和相关资料、土建结构、平、立、剖图;供水、供热平面系统图;电气系统图;地下管网图;市政设施管网综合规划图;人防布置及结构图等;

3.办公楼设备档案资料包括:各类设备设施保修及售后服务合同、出厂说明书及附带的图纸、资料等。

档案资料的交接:

1.物业管理中心参照建设部建材(1991)第69号《房屋接管验收标准》对大厦交接验收。

2.物管中心办公室和物业管理部负责同开发商相关部门进行办公楼档案资料的交接工作。

3.物管中心工程部负责同开发商相关部门进行办公楼工程、公建档案资料和设备档案资料的交接。

4.物管中心对交接的档案资料要一一登记注册,记录在交接验收单上。交接验收单一式两份由双方负责人签字确认后各自归档保存。

5.物管中心对办公楼的各类档案资料,按照档案管理规定分类归档,妥善保管。

档案管理:

1.在物业管理中心成立后,将立即建立zz海关办公楼工程资料档案,将通过产权单位、设计单位、施工单位等处接收到的完整的zz海关办公楼档案资料建档保存。

2.zz海关办公楼入住后建立的用户档案属于物业管理中心要建立的重要资料档案,内容包括客户资料,客户资料变化情况等。

3.日常管理资料档案,包括:公用设备设施档案、财务档案、员工个人档案、客户意见调查表、服务质量回访记录、保修记录、客户投诉记录及处理情况、重大事件等,以科学、完善地记录zz海关办公楼的日常管理工作。

4.在档案资料的保管方面,物业管理中心将本着安全、完整、保密、方便查阅的原则,专人专柜保管,制定完善管理、查阅制度,确保不丢失、不泄密。

档案目录

1.物业接管资料;

2.专业化管理资料;

3.业主资料;

4.委托合同;

5.各项管理制度;

6.人员素质与培训;

7.房屋管理及维修养护;

8.设备管理;

9.环境卫生、绿化管理;

10.市政公用设施管理;

11.治安保卫管理;