某技术学院学生档案管理条例

某技术学院学生档案管理条例

职业技术学院学生档案管理条例

第一条 高等学校是培养各种专门人才的重要基地,大学生档案的管理是高校人事档案管理的重要组成部分,由于每年都有学生入学和毕业,学生档案总是处于一个动态过程。为了适应这一特点,更好地加强对学生档案的管理,使之更有效地为高校各项工作服务,现根据我院实际情况制定本管理条例。

第二条 学生档案由学生处统一管理,学生处接收的学生档案应符合下列要求:

(一)归档的材料要齐全、完整。

(二)归档的材料要有一定保存价值,案卷标题要简明确切,便于保管、利用和移交。

第三条 新生入学二个月后,要对原档案内的材料进行清点、整理重新登记归档,并更换由我院统一印制的档案袋。新生档案应包括:中学毕业登记表,中学生学籍、评语、体检表、高考登记表、高考录取调配表、高考政审表、入团志愿书以及归侨子女、台籍青年、少数民族子女等证明材料。

第四条 我院应归入学生档案的材料包括:获院级以上“三好学生”、 “优秀学生干部”、“奖学金获得者”、 “优秀毕业生”的有关材料;受到学院警告以上处分的有关材料;在校期间发展的学生党、团员材料;参加社会实践和军训记录。

第五条 学生临毕业前,要对档案再次清点。毕业生档案包括第三条、第四条所列的内容外,还应包括毕业生登记表、毕业生鉴定表、学生成绩登记表和毕业体检表。

第六条 学生毕业后,其档案应及时移交给市人才交流中心或毕业生所在地、市的人事部门。

第七条 建立学生档案的借阅制度。

(一)院内教师和工作人员因工作需要借阅学生档案,应经学生处负责人同意,一般只能在档案室内查阅,不得外借。

(二)个别涉外单位和保密单位在接收毕业生前须预先进行政治审查的,须持有单位介绍信并经学生处负责人批准后方可阅档。一般的用人单位在毕业生未正式毕业分配前,不予阅档。

第八条 关于学生档案信息的统计数据经有关领导同意方可向外提供,并可以用于工作总结和工作研究。