后勤发展总公司财务管理实施细则

后勤发展总公司财务管理实施细则

师大后勤发展总公司财务管理实施细则

为了进一步加强总公司的资金管理,规范财务制度,在总公司[20**]14号文件规定的原则下,结合各行业公司的特点,特制定总公司的财务管理实施细则:

一、各类经费审批程序及权限:

1、总公司所有的人员经费(工资、岗位津贴、效益工资、各类补贴等)发放,以总公司人力资源部核定的人员为准;根据各部门内部分配办法,由部门主要负责人审核,报分管领导审批。

2、部门的各类分配管理办法,需经征求部门员工意见,报总公司审核同意后报财务备案方能执行。各部门增减人员(含非校编职工),都必须经过人力资源部同意备案,否则财务结算中心有权不予支付一切费用。

3、总公司直属的接待费、宣传费、培训费、车辆费、会务费、社会保障费,劳保用品费、离退休管理经费、各类规费等由公司总经理审批。

4、总公司的职工福利费、工会经费开支,在总公司核定的预算范围内,由总公司工会主席审批。

5、总公司内所有办公、经营设备、固定资产、低值易耗品、维修、装修物品等的申购,按总公司资产设备管理办法执行。申购时应填写部门、名称、数量、单价、所需金额及用途,报总公司办公室审核,经总经理审批后,交配送中心统一集中采购,配送中心应按审批数予以配送。

6、总公司的对外投资、对外借款(含各部门积累资金),均需总公司办公会议通过,总经理签批后予以执行;总公司投资改造的项目,各部门要提交项目报告,进行可行性分析论证说明,经办公会讨论。50000元以上工程按规定进行招投标,并报学校纪委监察处审核。

7、各部门人员经费、业务接待经费开支,在核定范围内,由各部门主要负责人审核报分管领导审批,交财务结算中心核对并发放。各部门的各类运行经费开支,则按各部门的运行特点、方式,分别制定审批程序(附件1)后执行。各项经费超计划开支,则须报总经理审批。

8、按规定创收留存用于人员奖励部分的各种费用开支及非在编人员培训费由分管领导审批。

9、各部门的会务费、差旅费等外出开支费用报销,按有关标准执行,在规定的范围内,由财务结算中心预先审核后经分管领导审批。

10、各部门自行组织工会活动或福利,在人员经费中支出,由分管领导审批。

11、总公司所有的经费开支,都应符合规定的审批程序,各类报销凭证应具备经手、审核、审批三者(购买物品还需加验收人)签字,应注明事由及开支渠道,签字用钢笔或签字笔。

12、总公司、各行业公司及部门签定的各项经济协议,应符合相应规范及审核程序,需及时报财务结算中心备案,便于财务监督执行。

13、部门各类经费,按计划执行,人员及运行经费分别核算,校编人员与非校编人员按计划开支,不予通用;运行经费一般情况下不予通用,特殊情况确需通用,请先报财务经理审核后经总经理审批。

14、各部门对仓库库存物品的盘盈、盘亏,不得自行处理,应提出情况说明及处理意见,报财务结算中心审核,分管领导审批,金额超过1000元则由总经理审批。

二、支票的收支使用

1、各部门以支票形式收到的各项收入款,应及时上交财务结算中心入帐。

2、各部门使用支票,须先到财务结算中心填写用款申请单,以“附件1”规定的程序审批,方可领取并登帐签发。

3、支票领出后,一般须在七天内办理结报手续,如支票遗失须及时与财务结算中心联系,办理挂失、查询等手续,造成经济损失的,视程度将予以赔偿,支票无故作废,按开票金额的1%提取工本手续费。

4、严格审批、领用程序,不得签发空头、空白支票。

三、现金的收支使用

1、各部门的各类现金收入,应及时足额上交财务结算中心,结算中心应及时存交银行,各行业公司部门不得私设“小金库”,严禁私自挪用公款。

2、现金结算实行“收支两条线”分别核算,各项现金收入必须及时上交,各部门不得坐支现金,不得白条抵押现金。

3、各种现金报销凭证必须完善审批手续,在规定的时间内(一般为费用发生后一周),到财务结算中心办理报销手续。

4、现金报销发票金额一般不得超过200元,超过200元的须事先申领转帐支票,遇特殊情况,应与财务结算中心联系,否则,财务结算中心视情况有权拒绝现金报销。

5、各部门需用大额现金,应事先与财务结算中心经理联系预约,各部门需财务派出人员帮助收费工作,应事先与财务协商确定时间、收费项目、标准等。

四、临时借款及备用金的使用

1、严格控制临时采购、差旅费、活动费等借款数额,各种预支借款,均须经财务结算中心经理及分管领导审批,方可办理,在工作完毕后七天内办理结报手续,逾期不报,从部门或经办人次月岗位津贴中扣回。

2、因工作需要而领取定额备用金作零星开支的部门,应提出书面申请,报总经理同意。

3、采用定额备用金制,应严格在标准范围内开支,及时到财务结算中心结报,并于每年年底归还。

4、严格按规定使用备用金,不得公款私用,如因工作疏忽而造成经济损失,应由当事人自行负责并赔偿损失。

五、各种报销凭证的规定

1、各项费用报销,均须提供真实、完整的原始凭证。

2、各种开支发票、凭证的报销,应为税务部门监制的统一发票凭证,各类综合性发票需随附明细清单。确系无法取得发票,应使用无据证明并完善验收、核准手续。

3、各行业公司的报销凭证,应注明用途及开支渠道,以便于财务结算中心进行单项成本核算。

六、收费管理

1、各部门需要收费项目,须提出书面报告,并提供有关政策、行业规定等依据或正当理由及费用管理办法,经总公司、学校或有关物价部门批准同意后,方可收费。

2、收费部门在收费时,必须向交费人或单位开具由总公司统一规定使用的各类发票,未经批准禁止使用收费部门自购或自制的收款收据。

3、各类收费必须纳入总公司财务的统一管理,严格遵守现金管理规定,严禁各部门自收自支,设立小金库。对未经总公司批准或不按有关规定及收费许可证上的批准项目和标准进行收费,单位和个人有权拒付。

4、凡不按规定审批程序有关规定而自行收费的一律按乱收费论处,对乱收费所得全部没收;对私自提供收费标准、增设收费项目的部门勒令纠正;对乱收费部门要追究经办人或部门负责人的责任,并视情况处以经济处罚。

七、发票及各类票证管理的规定

1、票据的领用

①总公司所有票据(包括发票、收据及各种浴票、餐券、201卡等有价定额票证),统一由财务结算中心专人专职负责管理、发放、领用、结报手续。

②各部门应确定专人负责票据的领用、结算、保管等工作,领用各类票据时,应先填写票据领用单,并登记领用时间、领用票据的类别及数量,并签字或盖章。

2、票据的使用和结报:

①各部门领用的各种发票、收据在使用时,应按规定收费标准及范围,正确填写各种发票、收据,不得开具虚假发票,不得用白条收取各种款项,及时足额上交各种收费。

②各部门票据结报时,财务结算中心应对领用的各种票据逐一进行核对、审核,再予以结报。

③财务结算中心负责按规定及时到学校计财处或财政部门办理有关票据的报、核销手续。

3、票据存根的保管:

①加强票据存根的管理和保存,便于上级有关部门的监督检查,加强公司内部财务监控管理。

②各类票据存根,应分类按顺序分别装订成册,根据规定的年限给予保存,未经核准不得销毁。

八、财务稽查制度

1、稽查范围:总公司范围内所有相关经济往来,包括收费标准、仓库保管、经济合同协议的执行等情况。

2、稽查方法:定期或不定期自查、抽查。

3、稽查结果:对稽查结果做分析说明,并填写稽查情况报告表,反馈给对应部门,各部门对稽查结论有异议或需情况说明的,应及时提出。报告经总经理审定后,通知相关部门执行。

九、固定资产、低值易耗品摊销

参照国家有关固定资产、低值易耗品的分类折旧办法,以总公司关于固定资产管理文件为依据,按月计提折旧或摊销费用。

十、加强财务管理的注意事项

1、各部门必须按照计划开支经费,以“增收节支,量入为出”为经费使用原则,严格遵守财务制度,加强对本部门各项经费的管理与使用。

2、根据财务规章制度,,发票及收据的印章,由财务结算中心统一提供和管理,各部门不得私自用公章或其它印章对外收取任何费用。

3、各部门不得自行在银行开设帐户及各类储蓄本(卡),如遇特殊情况,应事先与财务联系,经同意方可办理,否则按“小金库”查处。

4、财务结算中心应定期向各部门提供财务报表及财务分

析,对报表及财务分析有异议或不时之处,财务结算中心应予以解释说明;财务结算中心要做到实事求是、真实地反映情况。各部门核对本部门的财务情况,应经分管领导同意,不得核查其他部门。

5、明确职责,各部门对本部门所提供的任何凭据负责,明确职责,财务结算中心所提供的任何数据资料,应对总公司负责。

附件1:

后勤总公司各部门经费审批程序

一、总公司办公室、财务结算中心:

1、人员经费由总公司分管领导审批;

2、办公费在核定的范围内,由部门经理审批;

二、配送中心:

1、配送中心的日常运行管理费开支,在核定的范围内,单项开支金额在200元以下,发票金额500元以下,由部门负责人审批,超出此范围,则由分管领导审批。

2、每月采购物品结帐,在具备经手、验收、核对等各相关程序后,发票金额在20000元以下,由部门负责人审批,超出此范围,则由分管领导审批;(属于招标范围的物品、设备除外)

3、各类采购物品所收的礼金(礼品折价),折价款应及时上缴财务结算中心,设立专项基金帐户,开支使用由公司总经理审批;

三、物业管理公司:

1、各物业公司的维持费用,在总公司核定的开支范围、定额内,单项开支金额在200元以下,发票金额500元以下,由部门负责人审批,超此范围,则由分管领导审批。

2、各物业公司的创收成本开支,及创收分配中属于部门留存费用使用的由部门经理审核,报分管领导审批。

3、各物业公司的各类专项工程结算由部门经理审核,报分管领导审批,50000元以上报产业后勤管理处及纪委监察处审批,并随附工程预决算表。

四、住宿服务公司:

1、公司各部门的办公、劳保、清卫等各项定额费用,单项开支金额在200元以上,发票金额500元以下,由部门经理审批,超此范围,则由分管领导审批。

2、经批准实施的各项房屋、设备等维修费用,按预决算单项金额500元以下,由部门负责人审批,500元以上至5000元,由分管领导审批,5000元以上则报总经理审批,并随附立项审批表和工程预决算表。

五、饮食服务公司:

1、公司的各类办公、低耗品、劳保、维修费等定额费用,单项开支金额在500元以下,发票金额在1000元以下,由公司主要负责人审批,超此范围,则由分管领导审批。

2、公司对特困生的困难补助费,由公司主要负责人审批,并附具体附件。

六、商贸服务公司(含静湖贸易公司):

1、公司的各类办公、低耗品、劳保等费用,在总公司定额内,单项开支金额在200元以下,发票金额在500元以下,由公司经理或主要负责人审批,超此范围,则由主管副总经理审批;

七、体育工程公司审批程序:

1、公司进行校内工程的各项办公经费,在总公司核定的开支范围、定额内由公司经理审批。

2、公司进行校内工程的各项材料、工程预(决)算等开支,由公司经理审批,报分管领导审批。

3、公司进行校外工程的各项人员、运行等各类经费,在符合开支标准规定范围内,由公司经理审批。

八、幼儿园审批程序:

1、幼儿园办公、会议、水电、维修、接待等各类费用在由部门负责人审批,1000元以上则由分管领导审批。

2、幼儿园伙食费、代管费专款专用,由部门负责人审批,学期末多退少不补。

3、添置幼儿玩具、园舍设备投入等,单项开支金额在3000元以下,由部门负责人审批,超出此范围,则由分管领导审批。

附件2:

后勤总公司会计电算化管理暂行办法

为了确保会计核算的正常运行及安全,加强会计信息处理和保存中的效用,根据财政部有关规定结合本单位具体情况制定本规定:

一、软件维护管理

会计核算软件是用于完成会计业务的软件及其有关资料,财务结算中心采用会计电算化软件,必须经过三个月计算机与手工双轨进行会计核算试运行和考核合格才能正式启用计算机记帐。

1、会计软件的维护是指保证会计软件所属设计功能正常完成功能实施的程序修正,会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作;

2、会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责,其他操作人员一律不得进行维护操作;

3、财务结算中心在获得会计软件后必须做好多套软盘备份,并分别放在总公司办公室(或机房)、结算中心经理室;

4、财务结算中心必须加强会计软件、会计数据的安全与保护工作,应根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限的密码,操作人员必须对自己的操作密码严格保密,不得泄露。

二、硬件维护管理

1、会计电算化硬件设备由计算机主机、显示器、打印机等组成,专门用于会计电算工作,其他部门不得使用或占用;

2、会计电算化设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理,任何人员不得将其用于游戏及个人文字处理,不得用于对外服务;

3、为了保护计算机不受病毒干扰,所有软盘必须先进行病毒检测和消除病毒操作才能进行其他操作;

4、硬件设备的启用必须遵照以下顺序:首先开总闸开关;其次开ups电源设备;第三开打印机;第四开显示机;第五开计算机主机。

5、计算机和打印机要定期进行硬件设备的检测工作,操作人员应定期清洗计算机的打印机上的脏物。

三、帐务处理制度

1、结算中心应在每年年初或上年末建立新的会计年度的完整的财务文件,根据现行财务制度运用当前在用系统的规则,正确地设置全部级次的会计科目;

2、任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证,摘要应规范填入,在机器上填制的记帐凭证编号应当连续。编号出现间断的,应在断号的第一张凭证上注明间断的编号,并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章;

3、记帐凭证必须经过复核人员签字后,才能根据其登记帐簿,复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐凭证进行复核签字,同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章;

4、总帐、明细帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订,出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证收入或付出款项,出纳人员登记订本式日记帐;

5、每月需将存储在机器内的账簿数据打印输出为书面账簿,未满页的帐簿数据必须在每年年末全部打印输出。

四、电算化档案管理

1、会计档案包括存储在磁盘上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表;

2、必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份,每月备份不得少于一次,不得直接对软盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行非法操作,妥善保管好会计数据的备份软盘,备份软盘应贴上保护标签并用印章签封,专人保管;

3、每年根据数量和硬盘空间的大小清理一次硬盘,删除硬盘上以前年度的会计数据,以利于提高机器的利用率和运行速度,没有做过备份的硬盘数据不得清理删除;

4、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂用结算中心保管一年,期满之后,编制移交清册,移交档案室统一保管;