公司逾期应收账款管理细则

公司逾期应收账款管理细则

公司逾期应收账款管理细则

1、目的

为强化管理,加强风险控制,加快资金周转,预防呆坏账的产生,根据《对外法律事务管理办法》之规定,特制订本细则。

2、定义

本细则所指逾期应收账款指超过付款期限6个月以上(含6个月)且已无业务往来的客户所欠货款。同一客户多笔货款逾期的,逾期付款期限以最后一笔货款的付款期限为起算点。客户的付款期限可以是书面合同/订单明确规定的,也可以是根据商业往来交易习惯确定的。

客户虽欠款超过6个月,但仍有业务往来的,不属于本规定所指逾期应收账款。

3、监控管理

3.1法律事务部指定专人负责逾期应收账款的监管。

3.2销售公司、考核结算部设置专人负责逾期应收账款的统计和上报工作。考核结算部做好应收账款的账龄分析,每月中旬须将上月底前逾期应收账款变化情况报法律事务部。销售公司每月中旬须将上月逾期应收账款处理过程中发出的催款函、签订的还款协议复印件报法律事务部。法律事务部每季度向法务和销售,以及销售公司总经理提供一份逾期应收账款汇总表。

3.3销售公司业务员应将与逾期应收账款相关的材料复印件提交给法律事务部,包括但不限于客户营业执照、销售发票、收货签收记录、对账单、催款记录、还款协议书、客户经营状况、催收方案等。法律事务部建立健全逾期应收账款档案,并逐步建立逾期应收账款信息库,与销售公司、考核结算部等相关部门通过计算机网络保证信息共享和互通。

3.4法律事务部应了解每笔逾期应收账款形成的原因,向业务员了解是否与客户存在货物数量、发货期、质量、金额等方面的争议,并提出处理建议,消除客户拒绝付款的借口并尽可能维护与客户的良好关系。

4、催收管理

4.1销售公司业务员根据催收工作程序,开展对逾期应收账款的日常催收工作。

4.2催款方式包括电话、传真、上门拜访等方式。

1)欠款金额1万元以下的,以电话催收为主。自货款逾期6个月后,原则上应每半个月至少催收一次,直至客户付款或做出同意付款的承诺。若客户违反承诺拒绝付款,业务员应提高电话催款的频率,原则上每星期至少催收一次。在催款过程中,可要求法律事务部予以协助,法律事务部的协助方式主要为以邮寄或传真方式向客户发出正式催款函。

2)欠款金额1万元以上的,自货款逾期6个月后,原则上应每月对客户登门拜访一次,在催款的同时了解客户的生产经营状况。欠款金额5万元以上的,如果客户一次性付款困难,可以允许客户分期付款,但必须签订还款协议。在催款过程中,业务员可要求法律事务部予以协助,法律事务部的协助方式主要除以邮寄或传真方式向客户发出催款函外,必要时陪同业务员对客户上门催收。

3)如果客户拒绝付款或拒绝签订还款协议或者生产经营出现严重困难影响本公司债权安全的,应提交法律事务部通过法律手段催收。

4.3业务员应并做好日常催收台帐记录,每月对台帐记录进行整理、归档,交部门领导审核后,呈报销售公司负责人。

4.4法律事务部可根据实际需要制作不同格式的催款函供业务员参照使用。在催款过程中需要与客户签订还款协议的,原则上使用法律事务部起草的协议格式,若需对格式内容进行修改或使用其他格式的,应先交法律事务部进行法律审核,以防范风险或漏洞。

4.5法律事务部可就逾期应收账款催收提出意见,必要时协助销售公司处理催款事宜。

5、诉讼事务管理

5.1对有以下情况之一者且欠款金额超过1万元(含1万元)的,原则上应及时提交法律事务部通过诉讼方式收款。

1)经多次催收仍拒不付款或达不成还款协议的。

2)发现债务人有破产、解散迹象,可能形成破产债权的。

3)发现债务人有大量诉讼、仲裁案件产生,可能导致本公司债权在非诉讼催收手段下得不到清偿。

4)发现债务人对外欠款情况严重,严重威胁到本公司债权的安全。

5)债务人已经或即将停产、转产,存在破产或逃废债务的可能。

5.2诉讼准备

1)销售公司各部部长对客户情况进行审查,初步拟定是否要采取法律手段。

2)初步拟定采取法律手段的,业务员收集准备起诉客户的相关诉讼材料,包括与客户签订的合同、发货单、对账单、客户的营业执照等。业务员收集完所有材料后,将材料提交法律事务部,由法律事务部对材料进行初步整理,理清法律关系,并提出初步法律意见。

3)对于可以通过法律手段催收的逾期应收账款,业务员填写《涉法纠纷处理审批单》交分管领导审批。

5.3诉讼阶段

1)诉讼案件原则上由法律事务部自行办理,重大、疑难或特殊案件可委托外部律师办理。

2)让步金额在十万元(包括十万元)以下的,需要当场决定的,由法律事务部和销售公司负责人沟通,并请示销售分管领导后决定;事后法律事务部填写《诉讼工作联系单》,由法律事务部和销售公司负责人明确意见并请销售分管领导审批。

3)让步金额在十万元以上的,法律事务部和销售公司负责人共同出具情况说明或填写《诉讼工作联系单》,报销售分管领导同意后呈送总裁审批决定。

4)法律事务部在处理逾期应收账款过程中,特殊情况下也可以通过债权出售等方式进行,但必须经销售分管领导同意后报总裁审批。

5)在取得法院的生效判决书或调解书后,法律事务部对案件处理的执行进行监督,以月为单位,每月对案件处理结果的实施情况进行汇总,并上报法务分管领导。对方拒绝按照判决书或调解书执行的,应及时申请法院强制执行。

6、坏账处理管理

6.1下列逾期应收账款,作为坏账进行处理:

1)通过诉讼、仲裁等方式仍无法收回的逾期应收账款。法律事务部提供法院出具的败诉判决书/仲裁书,或者胜诉但被法院裁定终(中)止执行的法律文书。

2)客户已经破产、注销、吊销营业执照,或者被政府部门关停,导致逾期应收账款无法收回的。业务员应提供法院的破产公告和破产清算的清偿文件,或者工商部门的注销、吊销证明,或者政府部门有关撤销、责令关闭的行政决定文件。

3)逾期三年以上及已无力清偿债务的。业务员应提供催收磋商记录,确认债务人已资不抵债、连续三年亏损或连续停止经营三年以上。

4)还款协议中已经明确放弃的债权。业务员应提供与客户签订的债务重组协议及其相关证明。

5)单笔数额较小、不足以弥补清收成本的逾期应收账款。

6.2坏账处理由考核结算部每年集中清理一次,对于确实

需要做坏账处理的,考核结算部应按规定及时进行坏账核销。

6.3坏账核销的同时,按照公司销售人员风险金管理规定对责任人员进行考核。业务员如果要移交客户,新接手的业务员应当要求原业务员移交相应资料,如果该客户的欠款已经属于6.1条可以作为坏账处理的逾期应收账款,接手的业务员应立即向销售公司负责人提出坏账处理建议,同意坏账处理的由考核结算部对原业务员风险金按照制度予以考核。如果客户账款在新接手的业务员手中形成坏账的,由接手的业务员对该账款形成坏账承担考核责任。

6.4坏账实行账销案存原则。考核结算部对已注销的坏账进行备查登记,销售公司业务员仍有义务对已注销的坏账进行催收,收回已注销的坏账应及时入账。

7、本办法由法律事务部解释。