物业信件收发管理程序

物业信件收发管理程序

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1.目的:

为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中,特制定本程序。

2.适用范围:

适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。

3.引用文件:

3.1 质量手册第4.9、4.13章

3.2 iso9002标准第4.9、4.13章

4.职责:

收发员负责每日信件、报刊的收发,确保不丢失。

5.工作程序

5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》,让邮递员签字证明。

5.2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。

5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中,由住户签收。

5.4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。

5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。

5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。

5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。

5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。

5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。

5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。

5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收

发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。

5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。

5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《代住户订阅登记表》 ej-qr-qp4.15-01

6.2《代住户订阅单》二联 ej-qr-qp4.15-02

6.3《住户信件、报刊发放登记表》 ej-qr-qp4.15-03

6.4《报刊信件缺损登记表》 ej-qr-qp4.15-04

6.5《物业管理服务规范用语》 ej-wi-qp8.1-02

6.6《物业管理服务规范行为》 ej-wi-qp8.1-01